Signing Microsoft Office Documents 
57 
Microsoft Office compatible signature
– Relevant only to Word documents. If this option is 
set, the ARX Word add-in generates an XP compatible digital signature that can be validated in 
Word XP or Word 2003 without installing a plug-in. 
This option has differing functionality depending on the type of digital signature. If the digital 
signature is content-based then the ARX Word add-in generates an additional XP compatible 
signature. 
If it is a file-based digital signature, the generated digital signature is an XP compatible 
signature. Refer to Validating Signatures in Word Documents Without Using the ARX Legacy 
Word Add-in Plug-in
When using Office 2007/2010/2013, keep in mind that there is a difference between signatures 
that are applied to .doc documents and signatures that are applied to .docx documents. This 
section is relevant only for .doc documents. In this case, the whole document is locked and 
therefore after performing such a signature, you cannot perform any modification to the 
document, including clearing the digital signatures. 
Show
– Specify which elements will appear as part of the graphical signature of the digital signature: 
Date and time
– Whether to display the date and time of the signature. 
Reason
– Whether to ask the user to enter a reason for the signature and then display the 
reason as part of the signature. 
Signed by
– Whether to display the signer’s name as listed in the signer’s certificate. 
Title 
– Whether to ask the user to enter his/her title and then display it as part of the signature. 
Logo 
– Whether to display a logo image. 
Graphical image 
– Whether to display a graphical signature. If the user selects 
Initials
, a set of 
initial is displayed. 
Field Style
– Specify the signature field style. 
Transparent – Whether the visible signature is transparent. When a signature is 
transparent, the document’s text underneath the signature text is not fully overwritten by 
the visible signature elements. 
Keep in mind that in order for this parameter to take effect, you should specify the In 
Front Of Text layout for the signature field (refer to Figure 45 in Using Design Mode). 
In addition, this setting will apply only to signatures generated after you set this setting. 
Captions
– Specify whether to display the title of the element, for the elements selected in the 
Show
section. 
Restore Defaults
– Click to restore all the default values. 
This field is available only when clicking 
to configure defaults for all signatures in the document. 
Pdf metadata viewer online - add, remove, update PDF metadata in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Allow C# Developers to Read, Add, Edit, Update and Delete PDF Metadata
read pdf metadata java; view pdf metadata
Pdf metadata viewer online - VB.NET PDF metadata library: add, remove, update PDF metadata in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Enable VB.NET Users to Read, Write, Edit, Delete and Update PDF Document Metadata
search pdf metadata; pdf metadata editor
5
CoSign User Guide
58 
Default Signature Settings – Date and Time Format 
Figure 40  Default Signature Settings – Time Format Tab 
In the 
Time Format
tab you can set the following signature default settings: 
Format
– Use the drop-down lists to specify the desired Date Format and Time Format. The date and 
time format notation are explained in the dialog box. 
Display GMT Offset
– Specify whether to display the time zone of the signature operation in relation 
to GMT. 
Note: The signature time is taken from CoSign, while the time zone is taken from the local 
machine. 
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET NET read barcodes from PDF, C#.NET OCR scan PDF. Viewer & Editors, C# ASP.NET Document Viewer, C# Online
pdf xmp metadata; clean pdf metadata
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
PDF Online. Convert PDF Online. WPF PDF Viewer. View PDF in Image to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete
c# read pdf metadata; bulk edit pdf metadata
Signing Microsoft Office Documents 
59 
Default Signature Settings – Scope of Signature (Word) 
Figure 41  Default Signature Settings – Scope of Signature Tab (Word) 
In the 
Scope of Signature 
tab that appears in Word, you can set the following signature default settings: 
Scope
– Specify the content to be signed:  
Entire File
– The Word file itself is signed.  
You can specify whether the created signature will be compatible with 
SharePoint 2007/2010/2013 by selecting the SharePoint Compatible checkbox. 
Document Content
– All the text and visible content of the document is signed. 
Containing Section
– The content of the current section is signed. Select this option if you 
intend to use section-based signing. 
Section Number
– The content of the specified section is signed. Select this option if you 
intend to use section-based signing. This option is used in cases where the document has a 
special page that contains digital signatures for sections that appear in other locations in the 
document.  
In addition to text, signature applies to
– Enables specifying that additional information be signed 
in the case of a content-based signature. 
Location & Size of Tables and Objects
– The location and size of tables and objects within 
the scope of signature are also included in the digital signature. This may cause a signature 
validation failure if content changes. 
ActiveX Properties
– Information related to ActiveX objects embedded into the Word 
document. If this option is not selected, all ActiveX information (such as ActiveX identification) 
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET NET read barcodes from PDF, C#.NET OCR scan PDF. Viewer & Editors, C# ASP.NET Document Viewer, C# Online
edit pdf metadata; adding metadata to pdf files
VB.NET PDF - Create PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET NET read barcodes from PDF, C#.NET OCR scan PDF. Viewer & Editors, C# ASP.NET Document Viewer, C# Online
acrobat pdf additional metadata; edit pdf metadata acrobat
5
CoSign User Guide
60 
will not be included in the digital signature. 
If this option is selected, limited information about the ActiveX object will be included in the 
digital signature. 
Font Strikethrough
–Information as to whether a strikethrough font is used will be included as 
part of the digital signature scope. This means that any attempt to mark the strikethrough text 
as regular text after information was signed will invalidate the digital signature.
Field codes
– 
Field codes are text fields that are updated automatically, such as Date and 
Header/Footer information.
If this option is not selected, the signing process includes the 
dynamically changing values of the field codes. This may cause a signature validation failure if 
the values change. 
If this option is selected, the signing process includes the field codes, but not their dynamically 
changing values. It is therefore recommended to leave this option selected. 
Form Fields & Content Controls
– The signing process includes form fields and content 
controls. This may cause a signature validation failure if content changes. 
Default Signature Settings – Scope of Signature (Excel) 
Figure 42  Default Signature Settings – Scope of Signature Tab (Excel) 
In the 
Scope of Signature 
tab that appears in Excel, you can set the following signature default settings: 
Scope
– Specify the cells to be signed:  
Active sheet
– All the relevant content in the active sheet will be signed. 
Workbook
– All the cells in the workbook will be signed. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to create PDF document from other file
NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET NET read barcodes from PDF, C#.NET OCR scan PDF. Viewer & Editors, C# ASP.NET Document Viewer, C# Online
pdf metadata extract; change pdf metadata creation date
C# WPF PDF Viewer SDK to view, annotate, convert and print PDF in
PDF Online. Convert PDF Online. WPF PDF Viewer. View PDF in Image to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete
metadata in pdf documents; pdf metadata online
Signing Microsoft Office Documents 
61 
Selection
– Only the cells of a specific selected area will be signed. There are two ways for 
specifying the selected area to be signed: 
Specify the top left and the bottom right cells of the desired area, separated by a colon, 
in the 
selection
field. Refer to Figure 43 for an example.  
In this case the signer merely right-clicks and signs the signature field. 
Figure 43  Default Signature Settings – Scope of Signature Tab (Excel) – Selection Field Values Example 
If no selection is specified in the 
selection
field, the signer selects the cells to be signed 
and then right-clicks and signs the signature field. 
Signature content
– Specify the cells-related content to be signed:  
Cell value
– The cell values will be signed. 
Cell formula
– The cell formula will be signed. 
Cell properties
– The following cell properties will be signed: font name, font style (indication 
whether the text is bold or italic), font size, hide row, and hide column. 
Cell Font Strikethrough 
– Information as to whether a strikethrough font is used will be 
included as part of the digital signature scope. This means that any attempt to mark the 
strikethrough text as regular text after information was signed will invalidate the digital 
signature.
Note: You must set either 
Cell Values
or 
Cell Formula
or both. 
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view, annotate, create and convert PDF
This online HTML5 PDF document viewer library component offers reliable and excellent functionalities. C#.NET users and developers
read pdf metadata online; adding metadata to pdf
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
zonal information, metadata, and so on. Extract image from PDF free in .NET framework application with trial SDK components for .NET. Online source codes for
read pdf metadata; pdf xmp metadata viewer
5
CoSign User Guide
62 
Default Signature Settings – Signature Policy 
Figure 44  Default Signature Settings – Signature Policy Tab 
In the 
Signature Policy 
tab you can set the following signature default settings: 
Clear Policy
– Specify the policy for clearing an existing signature field: 
Anyone
– Anyone can clear the signature field. 
No One
– No one can clear the signature field. 
Signer only
– Only the signer can clear the signature field. 
Imposing Dependency 
You can use the Dependent Signatures option to impose a chronological hierarchy of signatures. For 
example, when you wish to ensure that a document will be signed first by the document’s author, then by 
the author’s superior, and then by the regional manager. 
To impose dependency in the digital signature process:  
1. 
From the Digital Signatures toolbar, click 
.
The Default Signature Settings dialog box appears.  
2. 
In the 
Settings
tab, select 
Dependent
signature type (refer to Default Signature Settings – General 
Parameters). 
Signing Microsoft Office Documents 
63 
All signature fields you place in this document are fields for dependent signatures, and the order of 
the signing dictates the hierarchy of the signatures. For example, in a document with four signatures, 
an attempt to re-sign the first signature will invalidate the second, third, and fourth signatures; an 
attempt to re-sign the second signature will invalidate the third and fourth signatures; while an 
attempt to re-sign the last signature will not invalidate any signature. 
3. 
Position the cursor where you wish the first signer to sign, and click 
to insert a signature field. 
4. 
Continue inserting as many signature fields as desired, taking care to place the second field where you 
wish the second signer to sign, the third field where you wish the third signer to sign, etc. 
A document with dependent signatures should typically contain text within the document that details the 
correct order of signing, and directs the signers to their respective signature fields.  
Dependency in Excel 
Dependency in Excel is based on the type of signature, as follows: 
Signatures based on an active sheet are dependent only on signatures inside the active sheet and not 
in other sheets. 
Signatures based on a workspace can be dependent on signatures in other sheets in the same 
workspace. 
Dependency cannot be enforced on signatures that are based on a selected area. 
Using Design Mode 
Design mode enables you to change the size, location, and layout of the signature field, as well as delete a 
signature field. 
To use Design mode: 
1. 
Click 
in the toolbar to switch to Design mode. 
2. 
Perform any of the following, as desired: 
Modify the field’s location – Select the signature field and move or resize the field. 
Modify the field’s object’s format: 
In Word, you can change the field’s size and layout. Right-click the signature field and 
select 
Format Control
from the right-click menu. The Format Control dialog box 
appears. 
5
CoSign User Guide
64 
Figure 45  Word’s Signature Field Format Control Dialog Box 
Use the 
Layout
tab to specify the layout settings of the signature field. 
Use the 
Size
tab to specify the size settings of the signature field. 
In Excel, you can change the field’s colors and lines, size, and properties. Right-click the 
signature field and select 
Format Object 
from the right-click menu. The Format Object 
dialog box appears.  
Signing Microsoft Office Documents 
65 
Figure 46 Excel’s Signature Field Format Object Dialog Box 
Use the 
Colors and Lines
tab to specify the color and line settings of the signature field. 
Use the 
Size
tab to specify the size settings of the signature field. 
Use the 
Properties 
tab to specify the positioning and printing options of the signature field. 
Delete the signature field – Select the field and press Delete on your keyboard. 
3. 
When you finish modifying the signature field, click 
again to toggle out of Design mode. 
Viewing the Signatures List 
In the Digital Signatures dialog box you can view the list of all actual signatures in a document. If the 
signatures are dependent, you can view the dependent signatures of a given signature. 
5
CoSign User Guide
66 
Figure 47  Digital Signatures Dialog Box 
To view the list of all signatures: 
From the Digital Signatures toolbar, click 
The Digital Signatures dialog box appears, showing all actual signatures (not signature fields) in the 
document. 
To view dependent signatures:  
Right-click a dependent signature and select 
Dependencies
from the right-click menu. 
The Digital Signatures dialog box appears, showing all the signatures on which the specified signature 
depends. 
Note: In Excel, signatures that apply to a selected area never depend on other signatures. Therefore 
selecting the 
Dependencies
option for such signature fields will show no signatures in the Digital 
Signatures dialog box. 
The icon to the left of the signer’s name indicates the signature’s status, as follows: 
Icon 
Task 
Both the signature and certificate are valid. 
A minor problem is detected (for example, the root certificate is not installed on this 
machine and therefore the certificate cannot be validated). 
A major problem is detected (for example, the document was tampered with after signing). 
To view additional information about the signatures and certificates, refer to Signature Details
Documents you may be interested
Documents you may be interested