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Online Candidate Nomination System  
Terms & Conditions 
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Electoral Commission 
TABLE OF CONTENT 
 INTRODUCTION......................................................................................................................... 3 
 PURPOSE OF THIS DOCUMENT ............................................................................................. 3 
 DEFINITIONS, ACRONYMS AND EXTERNAL DOCUMENTS ................................................. 3 
 TERMS & CONDITIONS FOR OCNS ........................................................................................ 3 
 SOFTWARE AND EQUIPMENT ................................................................................................. 7 
 SECURITY .................................................................................................................................. 7 
 RESTRICTIONS ......................................................................................................................... 8 
 INFRASTRUCTURE ................................................................................................................... 9 
 HELP/FAQ PAGE ..................................................................................................................... 10 
9.1 
F
REQUENTLY 
A
SKED 
Q
UESTIONS
............................................................................................. 10 
9.2 
N
EED MORE HELP
? .................................................................................................................. 10 
10 PROCESS DEFINITIONS & QUESTIONS ............................................................................... 10 
10.1
SCANNING
OF
CANDIDATE
DOCUMENTS ........................................................................ 10 
10.2      CANDIDATE
LIST
WITHDRAWAL ........................................................................................ 13 
10.3
CANDIDATE
LIST
VOID ....................................................................................................... 11 
10.4      CANDIDATE
DISQUALIFICATION ....................................................................................... 12 
10.5      CANDIDATE
SUBMITTED
AS 
FINAL .................................................................................... 12 
10.6
CUT-OFF
DATE
AND 
TIME .................................................................................................... 13 
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Electoral Commission 
1  Introduction 
1.1 The Electoral Commission is responsible for the co-ordination and capturing of candidate 
lists for all parties intending to contest the Local Government Elections (LGE). The online 
Candidate  Nomination  System  (OCNS)  is  the  designated  system  that  supports  the 
processes mentioned above. 
1.2 The platform will allow political parties and independent candidates (The user) to capture 
their own candidates and electronically submit supporting  documents  for  the  captured 
candidates. The user will also be able to monitor capturing progress and manage candidate 
exceptions such as (Voters Roll exceptions). The facility will also provide reports which will 
assist with facilitating the process of candidate nomination.  
1.4 The platform will offer the user assurance of secure and safe information by means of a 
secure comprehensive access control module. This module will only allow a user who has 
been registered as an administrator (OPA independent candidate or authorised online party 
administrator) to give access to supporters/nominators and party sub users respectively for 
accessing the party or independent candidate profile. 
2  Purpose  
The purpose of this  document  is to  provide the Terms and Conditions, Infrastructure and 
Help/FAQ Page for the proposed Online Candidate Nomination System OCNS, in view of the 
upcoming Local Government Elections in 2016.    
3  Definitions, Acronyms and External Documents 
Listed below is the glossary for this document, containing the definitions of the acronyms and 
terms used in the document. 
Term 
Description 
CNS 
Candidate Nomination System 
ID 
Identity Document 
LGE 
Local Government Election  
OCNS 
Online Candidate Nomination System 
4  Terms & Conditions for the Online Candidate Nomination System 
4.1 These terms and conditions apply to the user of the OCNS and the terms and conditions 
shall constitute the entire agreement (“Agreement”)  between the user and the Electoral 
Commission (Parties). 
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Electoral Commission 
The parties agree that: 
The use of the information on the website is at the user’s sole risk. Neither the Electoral 
Commission nor any of its information providers, licensors, suppliers, employees, agents or 
Internet Service Providers: 
•  guarantee that  the  information on the website  will  be  uninterrupted, error-free, 
accurate or correct; 
•  shall be liable for any direct, indirect, incidental, special or consequential damages 
arising out of the use of the information or inability to use the information or out of 
any breach of this agreement 
4.2 The user shall not add, upload, post, publish any software files or any material that violates 
the intellectual property rights of any person or any other content which: 
•  violates or infringes upon the rights of any other; 
•  under the circumstances and in the Electoral Commission sole discretion, is, or 
is likely to  be  perceived  by an intended recipient  or target as defamatory, 
deceptive,  misleading,  abusive,  profane,  pornographic,  offensive  or 
inappropriate or contrary to any laws of the countries in which the information 
may be accessed; 
•  is unsuitable for children and minors; 
•  constitutes a threat to, harassment of, or invasion of privacy of any person or 
legal persons; 
•  could detrimentally affect the information of the Electoral Commission in any 
way whatsoever; 
•  contains any virus or any other attribute that may cause a corruption of data; 
•  contains any  advertising; promotion  or solicitation of goods  or services for 
commercial purposes without the approval of the Electoral Commission. 
4.3 The  Electoral  Commission  website  may  produce  automated  search  results  or  may 
otherwise link the user to other websites on the internet that may contain information or 
material that some viewers might find inappropriate or offensive. These websites are not 
under the control of the Electoral Commission and the user acknowledges that the Electoral 
Commission is not responsible for the accuracy, copyright compliance, legality or decency 
of any other aspect or the content of such sites. The inclusion of the link does not imply 
endorsement  of  the  website  by  the  Electoral  Commission  or  any  association  with  its 
operator contents thereof. 
5  DISCLAIMER AND INDEMNITY 
5.1 The information on the Electoral Commission website is distributed in good faith without any 
warranties,  either  express  or  implied,  including  any  implied  warranties  of  the 
merchantability,  non-infringement  of  third  party  rights,  freedom  from  viruses  or  other 
harmful code or fitness for a particular purpose.  
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Batch merge PDF documents in Visual Basic .NET class program. Merge two or several separate PDF files together and into one PDF document in VB.NET.
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Electoral Commission 
5.2 Although the Electoral Commission seeks to ensure that the information of the website is up 
to date and accurate the user acknowledges that the Electoral Commission will not be 
required to edit or review for accuracy or appropriateness of the content on the website. 
5.3 The user waives any claim which they may have against the Electoral Commission in 
respect of any selection of, or retention of, or the acts or omissions of third parties in 
connection with the information on the website. 
5.4 The user acknowledges that  the Electoral Commission relies solely on the  information 
provided by the user, when receiving any Instructions from the user to process, and that the 
user is accountable and responsible for the correctness of every Instruction.  
5.5 The Electoral Commission shall not incur any liability as a result of any mistake made by 
the user when submitting its Instructions to the Electoral Commission.  
5.6 The user hereby indemnifies the Electoral Commission, its officers and its employees and 
holds them harmless against all or any claims or action whatsoever in nature which may be 
instituted against the Electoral Commission in respect of loss and/or damages which may 
be incurred by the user arising out of the user’s u tilisation of the website or any breach of 
these terms and conditions by the user. 
6  PRIVACY POLICY AND CONFIDENTIALITY 
6.1 The Electoral Commission recognises the obligation to preserve the confidentiality of any 
information  regarding  users  of  the  OCNS,  staff,  and  the  practice  business  and  this 
obligation shall be in line with the applicable legislation.  
6.2 While the Electoral Commission’s website strives to protect its user’s personal information 
and privacy, The Electoral Commission cannot guarantee the security of any information 
disclosed by the user online and such disclosure is done at the users own risk. By using 
this  website,  the  user  signifies  an  assent  to  the  Electoral  Commission’s  online 
Confidentiality.  
6.3 The Electoral Commission reserves the right to amend the terms and conditions at anytime. 
The user’s continued use of the Electoral Commission’s website following an amendment to 
the terms and conditions will be deemed to mean that the user accepts and is bound by the 
terms and conditions as amended. 
6.4 The Electoral Commission may  only disclose information in special  cases in  terms  of 
applicable  law where there is  a  reason  to  believe  that disclosing such information  is 
necessary to identify, contact or bring legal action against a user who has violated the 
Electoral Commission’s online privacy policy, the terms and conditions or a user who may 
be intentionally or unintentionally interfering with the mandate of the Electoral Commission 
and consequently posing danger to other users. 
6.6 Electoral  Commission  may  electronically  collect,  collate,  store  and  use  the  following 
personal information of users: 
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Powerful components for batch converting PDF documents in C#.NET program. Convert PDF to multiple MS Word formats such as .doc and .docx.
pdf metadata extract; remove metadata from pdf
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
NET components for batch combining PDF documents in C#.NET class. Powerful library dlls for mering PDF in both C#.NET WinForms and ASP.NET WebForms.
add metadata to pdf; remove metadata from pdf file
Electoral Commission 
•  Name and surname; 
•  contact numbers and physical and postal addresses; 
•  e-mail address; 
•  banking details; 
•  IP address; 
•  User name and selected password. 
7  PAYMENTS  
All deposits will be handled in terms of the applicable legislation.  
8  PAYMENT METHODS 
The Electoral Commission accepts the following types of payments on its website: 
8.1 Visa or Master Card payments  
Only South African issued (Visa and Master) cards will be accepted for online payments. On 
completing the payment transaction the details are sent to the bank, if payment is unsuccessful 
or authorization is not issued by the bank the user’s payment transaction will not be completed. 
8.2 Bank Deposits and Electronic Funds Transfer (EFT) 
Should a user select to pay via a direct bank deposit or EFT the user will be subject to the 
following terms and conditions: 
8.2.1  The full amount must be paid as per the generated payment reference before 
candidate nomination cut-off date and time; 
8.2.2  Candidates  will  be  disqualified  should  a  payment  fail  to  be  deposited  / 
transferred into the Electoral Commission’s account before cut-off date and 
time.; 
8.2.3  For a direct deposit at the bank, the deposit must be in cash and in South 
African Rand only, (no other currency will be accepted); 
8.2.4  Cheque deposits at the bank are accepted, the payment will need to clear 
before candidate nomination cut-off date and time; 
8.2.5  The generated payment reference number should be used in the reference 
section of the deposit slip or the electronic transfer, the Electoral Commission 
will not be held liable for any delays should the user fail to include the reference 
number on the deposit slip; 
8.2.6   A  copy  of  the  user’s  deposit  slip/transfer  must  be  submitted  to  Electoral 
Commission local office or upload it on the online candidate nomination system 
before candidate nomination cut-off date and time;  
Electoral Commission 
8.2.7  The user’s outstanding payment exception will be updated based on the time 
and date of the funds reflecting in Electoral Commission‘s account and on 
condition  that  the  users  deposit slips has been  submitted  to  the  Electoral 
Commission local office or uploaded to online candidate nomination system;  
8.2.8  Depending on the bank, some payments may take up to three business days to 
reflect in the Electoral Commission’s account. Ther efore payment will have to 
be made on time to avoid disqualification due to late payment. 
9  LOGIN DETAILS  
9.1  
The online candidate nomination user shall ensure that their Login Details are kept 
confidential at all times, which means that only the user must be privy to it. Storing the 
Password  on  a  computer  or  network  will  be  regarded  as  prima  facie  negligent 
behaviour on the part of the user and can lead to the user’s logins being permanently 
terminated.  
9.2 
The user shall be obliged to lock or log-off from their computer when the system is not 
in use. Failure to lock or log-off could result in unauthorised transactions for which the 
Electoral Commission will not be held liable for, however, the user will be held liable in 
his/her personal capacity. 
9.3  
The Electoral Commission may, in its sole discretion and for whatever reason, require 
the user to change their login details from time to time and the user undertakes to 
comply with such requirement unconditionally.  
9.4  
The user acknowledges that the login details may enable the user to access some or all 
online services of the Electoral Commission, therefore an unauthorised use of login 
details could expose the user to fraudulent transactions on all other systems held with 
the Electoral Commission. Should this be the case the user can be held liable in his/her 
personal capacity. 
10  SOFTWARE AND EQUIPMENT 
It is the responsibility of the user to acquire and maintain, at his/her own expense, the computer 
hardware, system and information security, software,  telecommunications lines and access 
accounts to access the Internet and the Electoral Commission website and/or download content 
from the Electoral Commission website. 
11  SECURITY 
11.1  The Electoral Commission shall use all reasonable endeavours to secure the content of 
the Electoral Commission website and the information provided by and collected from 
users. 
11.2  Users may not deliver or attempt to deliver, whether intentionally or negligently, any 
damaging code, such as computer viruses, to the Electoral Commission website or the 
server and computer network that support the Electoral Commission website. 
Electoral Commission 
11.3  Users may not interfere with data or services in a manner which causes such data or 
services to be modified, destroyed or otherwise rendered ineffective. 
12  RESTRICTIONS 
12.1  The user may not: 
12.1.1 
Provide any untrue or incorrect information to the website or Electoral 
Commission; 
12.1.2 
Modify, copy, decompile or reverse engineer the website or use the 
website to make derivative copies; 
12.1.3 
Lease,  sell,  assign  or  in  any  other  way  distribute  the  information 
obtained from the OCNS for personal gain or profit;. 
12.1.4  
Use malicious search technology, including but not limited to spiders 
and crawlers; 
12.1.5 
Frame any pages of the website; 
12.1.6 
Deep link to any pages of the website in a way to suggest that the user 
is the owner or license of any intellectual property in the website; 
12.1.7 
Use the interactive sections of the  website, for instance forums, clubs, 
surveys and e-mailing, to post  any  material  which  in the  Electoral 
Commission’s sole discretion is false, defamatory, inaccurate, abusive, 
vulgar,  hateful,  harassing,  obscene,  profane,  sexually  oriented, 
threatening, invasive of a person’s privacy, or oth erwise violates any 
laws.  
12.2  The Electoral Commission does not have editorial control over the submission of any 
content  to  interactive  sections  of  the  website.  The  user  submits  all  information, 
including the publication of pictures and or articles, at your sole risk and responsibility. 
The Electoral Commission is not responsible or liable for damages or other adverse 
consequences caused by the use of the submissions. 
12.2.  In line with the Film and Publications Board Act 3 of 2009 (FPB) as amended; to 
intensify the efforts to protect children from harmful images within the media, including 
films, exhibitions, games, the internet and other publications, the website is not targeted 
at children under the age of thirteen (13), and Electoral Commission will not knowingly 
collect information from users in this age group. 
12.3.  Electoral Commission is to be exempted for any liability due to a user failing to provide 
accurate information on registration, or a user failing to view special warnings. 
Electoral Commission 
13  Infrastructure 
13.1  The user can upload PDFs, Word documents, and any other documents in other file 
format on the Electoral Commission website. A user will need the following to be able to 
use the Electoral Commission website:  
13.1.1 To gain Access to the Electoral Commission website 
13.1.1.1 
Dial-up with a computer modem via telephone 
circuits, broadband over coaxial cable, fibre optic or copper 
wires, Wi-Fi, satellite and cellular telephone technology 
(3G, 4G).  
13.1.1.2 
The Electoral Commission website may be accessed from 
computers in libraries and Internet cafes.  
13.1.1.3   
Internet access points exist in many public places such as 
airport halls and coffee shops where users can access the 
Electoral Commission website. 
13.1.1.4 
Hotspots providing internet access include Wi-Fi cafes, where 
users need to bring their own wireless devices such as a 
laptop or PDA.  
13.1.2  Browser Compatibility 
13.1.2.1 
The Electoral Commission website is optimally viewed in 
Internet Explorer. 
13.1.2.2  
All Reports renders in PDF and Excel, therefore: 
Chrome users please note that the version of 
Chrome has come out with a built-in PDF viewer.  
13.1.2.3 
The latest version of Adobe Reader should be used. The latest 
version can be accessed on: 
 Adobe Reader - http://get.adobe.com/reader/ 
13.1.2.4 
Compatibility Guideline -
http://www.adobe.com/devnet/reader/articles/reader_compatib
ility.html 
13.1.3 Hardware 
Electoral Commission 
10 
13.1.3.1 
Users will need a computer, either a desktop with a screen or a 
laptop. 
13.1.3.2            OCNS is not compatible for mobile device e.g. Smart Phone. 
13.1.3.3 
If the user is going to scan and upload a document, the user 
will need a scanner connected to the computer that is being 
used.  
14  HELP/FAQ Page 
14.1  Frequently Asked Questions 
If you need help on a topic, you may use the FAQ  About the Electoral Commission,  FAQ : 
For Voters,  FAQ : About the Voters’ Roll,  FAQ : About the Elections,  FAQ : About the 
Parties & Candidates,  function on the www.elections.org.za homepage under the different 
menu items.  
Here’s a list of frequently asked questions: 
• Question: How do I create and activate my account? 
Answer: Online Party Administrator (OPA) user: for an OPA user account, you 
are required to complete and submit an OPA User Access Form. The form is 
available  from  the  commission  on  request.  Requests  to  be  sent  to 
heuvelb@elections.org.za. Complete the form and return to the commission 
with necessary documentation. 
After an internal process, you will receive an email from the commission with 
directions on completing the creation of your online account. 
Notes: In preparation for the 2016 Municipal election processes, the form has 
been forwarded to registered parties, however, the form is still available on 
request. 
• Question: What happens if I do not access and complete my email verification to 
complete my account set up? 
Answer: The verification email has an expiry of 24 hours. Should you miss the 
expiry cut-off, you are required to create an account again. Action by following 
the instructions on the email you receive thereafter. 
Notes: Online Party Administrator (OPA) user: After receiving the email, be 
sure that you access and complete the sign-up process before expiry. Should 
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