Saving files
The HTML writer can save in these formats
HTML Document (*.html; *.htm)
OpenOffice.org 1.0 HTML Template (*.stw)
StarWriter/Web5.0 and 4.0 (*.vor)
Text (OpenOffice.org Writer/Web) (*.txt)
Text Encoded (OpenOffice.org Writer/Web) (*.txt)
AportisDoc and PocketWord files for transport to
your PDA
When installing OpenOffice.org, you can optionally choose to install DocBook and XLST
filters. They are then added to the Save As menu automatically. For more information, see the
chapter on installing OpenOffice.org.
Object Linking and Embedding (OLE)
To change the settings for Microsoft Office OLE objects:
Tools > Options > Load/Save > Microsoft Office
Having all of these options checked will allow embedded objects to be converted and thus be
editable in both office suites.
For other OLE objects, it will depend on the machine where the file is being edited just as it
does with Microsoft Office alone. Thus Windows application based OLE objects will not be
editable in OpenOffice.org on a Linux machine, although the object will still be displayed
correctly and is able to be resized.
Linked files
Cells copied from Excel and pasted special, linked and with RTF format, into Word are
imported into Writer as a normal table. This means that when the document is imported, the
link to the Excel file is lost.
Similarly when a chart is copied from Excel and pasted special, linked into Word, and then
the file imported into Writer, the chart is imported as an embedded OLE object but is not
converted into a Calc chart. On saving the file in Word format and then opening the file in
Word and trying to edit the chart by double-clicking, it displays an error message.
Warning: The links are lost!
Sharing Files with Microsoft Office Users
5
Pdf metadata reader - add, remove, update PDF metadata in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Allow C# Developers to Read, Add, Edit, Update and Delete PDF Metadata
c# read pdf metadata; bulk edit pdf metadata
Pdf metadata reader - VB.NET PDF metadata library: add, remove, update PDF metadata in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Enable VB.NET Users to Read, Write, Edit, Delete and Update PDF Document Metadata
view pdf metadata in explorer; pdf xmp metadata viewer
WordArt / FontWork
WordArt / FontWork
The equivalent to Microsoft Office’s WordArt in OpenOffice.org is FontWork. WordArt
objects are imported as graphics so the ability to edit them is lost. Similarly, FontWork
objects are exported into Microsoft Office files as graphics only. See the chapter on
FontWork.
Vector graphics
The basic shapes (lines, arrows, rectangles, ovals) all import and export without any problem.
OpenOffice.org provides a greater degree of control over some properties than Microsoft
Office does, so sometimes there will be changes when going from OpenOffice.org to
Microsoft Office. Examples include the size of arrow heads, and line styles.
The Microsoft Office autoshapes, like the smiley face, lose their special characteristics.  For
instance the ability to adjust the degree of the smile / frown on the smiley face is lost.
Microsoft Office provides more shadow options than OpenOffice.org, so sometimes there
will be a change in shadow appearance. Microsoft Office shadow styles 1, 2, 4, 6,14, 17 and
18 are supported in OpenOffice.org. Horizontal and tapered shadows do not get imported.
On exporting documents containing graphics, such as callouts, the locations frequently
change.
Frames / text boxes
When frames or text boxes from Microsoft Office are imported into OpenOffice.org with
linked text, the links do not remain.
Active content controls
These are the controls in Microsoft Office available on the Controls toolbar.
Checkboxes, radio buttons, text fields, labels, list boxes, combo boxes, and toggle buttons all
import without a problem. But as these controls typically require macros to be of use, they
will be functionally useless in the absence of macros custom built for use in OpenOffice.org.
Scrollbars and images import as OLE objects.
Macros
OpenOffice.org cannot run Microsoft Office macros. Although the macro language is very
similar, the underlying objects are quite different. To set whether OpenOffice.org keeps
attached macros for Word, Excel and PowerPoint files, use:
Sharing Files with Microsoft Office Users
6
How to C#: Modify Image Metadata (tag)
XImage.Barcode Reader. XImage.Barcode Generator. C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF, C#.NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET
pdf metadata editor; edit pdf metadata acrobat
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
PDF Metadata Edit. Offer professional PDF document metadata editing APIs, using which VB.NET developers can redact, delete, view and save PDF metadata.
modify pdf metadata; pdf metadata online
Macros
Tools > Options... > Load/Save > VBA properties
Note: Opening a Microsoft Office file infected with a virus is quite safe in OpenOffice.org.
OpenOffice.org has the ability to record macros. The recorder uses something called a
dispatcher. It is better practice to use the application program interface (API).
Import / export / sharing issues in text
documents
Good practice in text documents
Some issues can be avoided simply by using good word-processing practice:
•
Use character and paragraph styles rather than direct formatting.
•
Use paragraph formatting for space before and after rather than hard returns, particularly
in numbered or bulleted lists.
•
Use paragraph text flow properties (e.g. keep with next) rather than using manual page
breaks.
•
Do not use multiple tabs or spaces to align text – either set specific tab stops or better yet
use a table.
•
Use only commonly available fonts.
Compatibility settings in OpenOffice.org for the
current document
The following settings change the way OpenOffice.org works with the current document so
that it works more like Microsoft Office.
Use Tools > Options... > Text Document > General
Tops of pages
In Writer, if this setting isn’t checked, if a paragraph at the top of the page (or column) is
formatted with space above then the space above is ignored, whereas in Word the space
above is included it. Checking this option causes Writer to behave in the same way as Word.
Aligning tabs
This setting specifies whether centered and right-aligned paragraphs containing tabs are
formatted as a whole in the center or aligned to the right. If this checkbox is not marked, only
the text to the right of the last tab is aligned to the right, while the text to the left remains as
is. (From help.)
Spacing between paragraphs
Writer uses the greater of the two spacings for above and below paragraphs; Word sums the
two together. Check this box to have Writer behave in the same way as Word.
Sharing Files with Microsoft Office Users
7
C# TIFF: TIFF Metadata Editor, How to Write & Read TIFF Metadata
C# TIFF - Edit TIFF Metadata in C#.NET. Allow Users to Read and Edit Metadata Stored in Tiff Image in C#.NET Application. How to Get TIFF XMP Metadata in C#.NET.
metadata in pdf documents; edit pdf metadata
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
accordingly. Multiple metadata types of PDF file can be easily added and processed in C#.NET Class. Capable C#.NET: Edit PDF Metadata. PDF SDK
add metadata to pdf; edit pdf metadata online
Import / export / sharing issues in text documents
Font and font spacing
Text effect animations are not imported by Writer from Word files.
Hidden text in writer is a field, whereas in Word it is a font attribute.
Typically Word’s character spacing is tighter than Writer’s, so often Word will fit more
characters to a line. It is also possible that the spacing between lines could be slightly
different. The end result is that the page breaks may be in different places.
Tables
Writer doesn’t allow a row within a table to be split across pages. Word (by default) allows a
row to be split across pages.
Writer doesn’t support vertical text within a cell.
Warning: There is a vertical option for formatting text (Format > Character... > Rotation /
Scaling) for some reason that the authors haven’t figured out this is not recommended for using
in a table; see: http://www.openoffice.org/issues/show_bug.cgi?id=16944
. If it is used in a table
in a document and that document gets exported to Word then Word goes into a loop perpetually
trying to re-paginate the document.
Text in a table with vertical alignment imported from Word: the vertical text simply becomes
horizontal.
Fields for calculations within tables are imported as the text of the saved result. In other
words, the field for performing the calculation is lost.
Summary: Documents containing tables can be imported and exported between
OpenOffice.org and Microsoft Office, but they cannot contain vertical text, nor should a row
span more than a page.
Mail merge documents
As OpenOffice.org and Writer have different approaches to data sources, on importing a
Word document that is the main document for a mail merge there is no connection with the
data source. It is not just a matter of making that connection, each field needs to be
reinserted. See the Mail Merge section in the Text Document differences chapter.
Also in Word you can have another Word document as a data source for a mail merge. There
is no way of specifying a Word (or Writer) document as a data source in OpenOffice.org.
Writer doesn’t have the option of suppressing blank lines when data fields are empty, so you
need to use conditional fields. See.
Writer merge fields export as text with the name of the field between angle brackets, e.g.
<Name>.
Summary: To work in a shared environment would require a separate file for each “main
document”: one in Word format, the other in OpenOffice.org format.
Sharing Files with Microsoft Office Users
8
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Document and metadata. All object data. File attachment. Flatten visible layers. VB.NET Demo Code to Optimize An Exist PDF File in Visual C#.NET Project.
delete metadata from pdf; remove metadata from pdf acrobat
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Get image information, such as its location, zonal information, metadata, and so on. Extract image from PDF free in .NET framework application with trial SDK
preview edit pdf metadata; change pdf metadata
Import / export / sharing issues in text documents
Forms
Issues with forms created in Microsoft Office:
A locked file in Microsoft Office imports unlocked into OpenOffice.org; that is, in design
mode.
Text form fields import into OpenOffice.org as Input fields and so lose their type. For
example, a text form field of type “number” or “date” will accept any text for input. In use a
text form field in OpenOffice.org displays a dialog for entering the text. Exporting back to
Microsoft Office, text form fields are changed into “Fillin” fields. The current date and time
and calculation fields import as simple text.
Check-boxes import/export ok.
Drop-down form fields import as Input List fields. Like text form fields in operation these
display a dialog from which the user can select an option. On export back to Microsoft Office
they return to drop-down form fields again.
Issues with forms created in OpenOffice.org:
The controls are exported as active controls when there is a Microsoft Office equivalent. As
Word doesn’t have the same database functionality of OpenOffice.org and as the macros
aren’t compatible, it would be very difficult to have one form that works in both
environments using standard form controls.
Summary: To work in a shared environment with forms is not easy but one workaround
would be to use other fields like Input field and Input List. To insert these fields use: Insert >
Fields > Other... > Functions.
Footnotes, end notes, tables of contents and
indexes
Footnotes, endnotes and indexes all import / export ok. Some issues found:
•
The location of the endnotes may change (in Word the endnotes were placed before
the index. In Writer they are always at the end of the document).
•
Writer bibliographic entries become text in Word.
•
A three column index exported from Writer to Word as three columns but on re-
import it was one column.
•
On importing a Word file containing index entry fields, the index entry fields are
imported but as fields to the left of the text rather than the field containing the text.
Summary: Working in a shared environment is possible with some minor issues.
Sharing Files with Microsoft Office Users
9
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET supports editing PDF document metadata, like Title, Subject, Author, Creator, Producer, Keywords, Created Date, and Last Modified Date.
batch update pdf metadata; pdf xmp metadata editor
C# PDF - Read Barcode on PDF in C#.NET
C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF, C#.NET edit PDF bookmark, C#.NET edit PDF metadata, C#.NET edit C#.NET PDF Barcode Reader & Scanner
remove metadata from pdf; edit multiple pdf metadata
Import / export / sharing issues in text documents
Numbered paragraphs, outline numbering, cross-
references
Import / Export without a problem, except for references to numbered paragraphs:
•
Cross-references to the numbers of numbered paragraphs that aren’t numbered using
outline numbering don’t work as Writer doesn’t have this ability
•
Writer also doesn’t have the ability to use relative numbering in its cross-references to
numbers.
•
Cross-references to chapter numbers don’t have the same format as that displayed.
Page numbering
A quick and dirty approach in Word for having a different first page (like a cover page) and
then to have the numbering start on the second page but numbered as page 1 is to have a
layout of different first page and setting the starting page to be zero. Unfortunately, on
importing such a file into OpenOffice.org the page number on the second page is 2 instead of
1. To fix this problem in Writer, use:
1) Create a page style for how the pages after the first page should look. Name it (for
example) Convert1.
2) Have the cursor in the first paragraph of the second page.
3) Format > Paragraph > Text Flow.
4) In the Breaks portion of the dialog, select the checkbox Enable.
5) Check With Page Style.
6) Choose the page style created in step 1.
7) Leave the position as Before and set the page number to 1.
On exporting this document back to Word it will work, the only difference being that the
document will have a section break at the end of the first page. Documents created with
section breaks like this in Word will work fine importing and exporting with Writer. There is
one difference with Word: there will now be a blank page between the cover page and the
next page when printed (or print previewed).
Summary: For some documents a little work maybe required to fix up the page numbering on
importing to Writer. Once “fixed” the page numbering of the documents will import/export
without a problem.
Date and time fields
Word’s CreateDate and SaveDate fields don’t get imported with the same formats. For
example, if the fields in the Word document have a format that includes time, then this
information is not displayed by default. To include time in the format:
Sharing Files with Microsoft Office Users
10
Import / export / sharing issues in text documents
Right click on the field > Fields... > scroll to the bottom of the Formats listbox > Additional
formats... > in format code add HH:MM:SS
On export the SaveDate / DocInformation:Modified is exported as text.
Writer’s Time Fixed and Date Fixed fields get exported as text.
Importing Word fields
Table 2: Imported Word fields conversion
Word Field:
Writer converts to:
ASK
Input field
AUTHOR
DocInformation:Created
AUTONUM
Number Range AutoNr
AUTONUMLGL
Number range AutoNr
AUTONUMOUT
Number range AutoNr
COMMENTS
DocInfomation:Comments
CREATEDATE
DocInformation:Created
DATE
Date
EDITTIME
DocInformation:Modified
FILENAME
File name
FILLIN
Input field
HYPERLINK
(as a hyperlink)
INFO xxx
DocInformation:xxx
KEYWORDS
DocInformation:Keywords
LASTSAVEDBY
DocInformation:Modified
MACROBUTTON
(the name of the macro?)
MERGEFIELD
Mail merge fields (displayed as the name of the field)
MERGEREC
Record number
NEXT
Next record
NOTEREF
Show variable
NUMCHARS
Statistics (with select = Characters)
NUMPAGES
Statistics (with select = Pages)
PAGE
Page numbers
PAGEREF
Bookmarks (displayed as name of bookmark)
REVNUM
DocInformation:Document number
SAVEDATE
DocInformation:Modified
SEQ
Number range
SET
Set variable
Sharing Files with Microsoft Office Users
11
Import / export / sharing issues in text documents
Word Field:
Writer converts to:
SUBJECT
DocInformation:Subject
TEMPLATE
Templates
TIME
Date
TITLE
DocInformation:Title
TOC
(Displays the table of contents)
The following fields are not imported into OpenOffice.org (only the text that they displayed
when last saved):  =, IF, DOCPROPERTY, FILESIZE, LINK, LISTNUM, QUOTE,
SECTION, SECTIONPAGES, STYLEREF, TOA, USERADDRESS, USERINITIALS,
USERNAME.
The following fields are ignored on import: AUTOTEXT, AUTOTEXTLIST, BARCODE,
BIDIOUTLINE, DOCVARIABLE, EQ, GOTOBUTTON, INCLUDETEXT, LISTNUM,
MERGESEQ, PRINT, RD, SKIPIF, SYMBOL, TA, TC.
The Word field EDITTIME is mapped to Writer field DocInformation:Modified on import
but the meaning has changed to the date and time last saved rather than how long the file has
been open for editing.
Import / export / sharing issues in
Spreadsheets
Password protected workbooks
Workbooks that have been password protected in Excel cannot be opened by Calc. The file
needs to be saved in Excel without password protection so that Calc can open it. If you don’t
have access to Excel, then to open the files you need another program. In Windows you can
use an Excel viewer (free to download from Microsoft) and in Linux you can use Gnumeric
1.2.6 and above. (As Gnumeric is open source it is probable that this limitation will soon be
removed from Calc.)
Number of rows
Calc only supports 32,000 rows (compared to Excel’s 65,536). When importing an Excel
workbook that contains a sheet with more than 32,000 rows, Calc creates a new sheet so the
data isn’t lost, but any formulas that refer to that data need to be manually changed.
Number of sheets
The maximum number of sheets in Calc is 256. When importing an Excel spreadsheet with
more than 256 sheets, a warning about data loss is displayed.
Sharing Files with Microsoft Office Users
12
Import / export / sharing issues in Spreadsheets
Form fields
Combo boxes, list boxes and checkboxes with links to spreadsheet cells all import and export
properly, although due to font handling the number of rows displayed in list boxes may be
slightly different. List boxes in Calc can either have multi-selection or not, whereas Excel has
two multi-selection modes: multi and extend. In Excel a multi-selection listbox’s link to a
cell is ignored (at least in Excel2000; the author hasn’t checked Excel XP). In Calc the link
works, but if more than one item is selected, the cell’s value is set to #N/A.
Option buttons import into Calc, but the link with cells works differently. In Calc each option
button has its own link to a cell, setting its value to true or false depending on whether the
option is selected. In Excel the cell link returns the number of the selected option button. On
exporting option buttons to Excel, the option buttons lose their radio operation – in other
words, they are not grouped so that selecting one “unselects” the others.
Scroll bars and spinners are not implemented in Calc.
Array formulas
Calc supports array formulas (formulas entered using Control+Shift+Enter) but there are two
things which Excel can do that Calc can’t do.
In Excel it is possible to have an array formula with two ranges in the formula and Excel
matches each cell in the ranges to get a result. For example, {=SUM(IF(A2:A5=1,B2:B5))}
would work like SUMIF and sum those cells in column B where in the same row column A
contained a 1. Calc returns “Err504”. Often this can be worked around by using SUMIF,
COUNTIF, or the database functions.
Array constants are not available in OpenOffice.org. The workaround is to have the constant
values in cells on a sheet and refer to them.
Optional parameters in formulas
Some formulas have more than one optional parameter at the end of the parameter list.  In
Excel it is possible to leave an optional parameter blank and specify a later parameter, but
this is not possible in Calc. Formulas with optional parameters are not correctly imported into
Calc.
Functions
Statistical, engineering and financial functions
The statistical functions return slightly different results. They are the same up to at least 5
decimal places, but after that there is a discrepancy. Gnumeric (another open source
spreadsheet package) returns  exactly the same results as Excel (based on the author’s simple
tests). The author hasn’t compared the results returned by a statistical package such as R or
SAS for the statistical functions.
Sharing Files with Microsoft Office Users
13
Import / export / sharing issues in Spreadsheets
In Excel some of the financial functions accept string parameters for dates; in OpenOffice.org
they require a serial number, and thus they are not correctly imported into Calc.
Analysis ToolPak Functions
The function EFFECT provided by the Analysis ToolPak for Excel is converted to
EFFECT_ADD in Calc and returns the same results.
Other functions not implemented / imported
Only three other functions are not imported: INFO, GETPIVOTDATA, and HYPERLINK.
Hyperlinks are supported but not as a function – use the Hyperlink button on the Function
bar.
DataPilot / Pivot Table
DataPilots are Calc’s equivalent to Excel’s Pivot Tables. However there are a number of
limitations. Pivot tables import from Excel into Calc but as soon as they are worked on these
limitations become apparent. The limitations are:
•
There is no PivotChart facility, but a DataPilot can be used as the data source for a
chart.
•
Page fields have not been implemented, but there is a filter option which gives similar
functionality.
•
Can have no more than 8 fields in the data, row or column areas.
•
There is no ability to group data (for example, a date field grouping by month can’t be
done). The workaround is to create a new column with a formula for calculating the
grouping, e.g. =Month().
•
You can’t define different formats for different fields.
•
There are no calculated fields.
•
There is no ability to show data fields as things like “Difference From” or “% of”
•
The Application Program Interface specification is incomplete for writing macros that
work with DataPilots—for example, the ability to control through another program,
such as OpenOffice.org’s own macro language, BASIC, whether the tables have grand
totals, or having access to DataPilots created from external data.
AutoFilter
AutoFilter imports and exports ok with the required rows being hidden. However, there are a
number of differences between Excel and Calc:
•
There is only one AutoFilter active for a spreadsheet document at a time. The rows
remain hidden but the drop downs in the first row disappear on applying AutoFilter
elsewhere.
Sharing Files with Microsoft Office Users
14
Documents you may be interested
Documents you may be interested