Getting Comfy with the 
Acrobat 6 Interface
Adobe has given quite a makeover to the Acrobat 6 UI (User Interface) and fea-
ture set. For the most part, the improvements entail adding depth to features
that were already present in Acrobat 5 and reorganizing menus and toolbars in
a more intuitive fashion. While the initial effect may be disconcerting to “old
school” users of Acrobat, the enhanced usability quickly becomes apparent.
Because Adobe Reader 6 is essentially a watered-down version of Acrobat 6,
you’re already good friends with the basic interface enhancements if you’ve
read the sections pertaining to viewing files with the Adobe Reader 6 in
Chapter 2. If you skipped over that material, you may want to give it a quick
look before reading the Acrobat 6-specific stuff in the following sections of
thischapter.
Acrobat 6, despite its obvious similarity with Adobe Reader 6 in terms of
viewing and navigating PDF documents, offers you a much richer interface
with which to work, given its ability to both generate and edit PDF files. In the
remaining sections of this chapter, you find important information about the
features in the Acrobat 6 interface that make the program the powerful PDF
generating and editing tool that it is.
What’s good on the Acrobat 6 
menus today?
The Acrobat 6 menus (File, Edit, View, Document, Tools, Advanced, Window,
and Help) contain all the commands found on the Adobe Reader 6 menus;
however, the items in the Acrobat 6 menus vary greatly from those found on
Adobe Reader. The variance is due to the fact that Acrobat 6 has many
morecommands than Adobe Reader 6; in addition, Acrobat 6 sports a new
Advanced menu (Adobe Reader does not have this menu) that contains many
of the commands currently sprinkled throughout the Adobe Reader 6 menu
set. You find, even in cases where the menu items seem to match exactly
between the programs, that the options offered on the Acrobat 6 menus are
either more numerous or their functions are tailored specifically to suit the
program’s editing abilities. The follow sections give you a menu-by-menu
description of the most salient Acrobat 6 menu items.
Fun stuff on the File menu
The File menu in Acrobat 6 (shown in Figure 3-2) is home to the common
command items for opening, closing, and saving PDF files. Because you can
57
Chapter 3: Getting Acquainted with Acrobat 6
Pdf xmp metadata editor - add, remove, update PDF metadata in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Allow C# Developers to Read, Add, Edit, Update and Delete PDF Metadata
search pdf metadata; change pdf metadata creation date
Pdf xmp metadata editor - VB.NET PDF metadata library: add, remove, update PDF metadata in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Enable VB.NET Users to Read, Write, Edit, Delete and Update PDF Document Metadata
batch pdf metadata; embed metadata in pdf
edit PDF files in Acrobat 6, this menu contains a Save option for saving edit-
ing changes, as well as a Save As command for renaming, saving copies, and
changing file formats (Adobe Reader 6 has only a Save as Copy command
that enables users to save to disk a copy of the PDF document that they’re
viewing, and a Save as Text command that converts the current PDF file to
Rich Text Format). Acrobat 6 also lets you use the Save as Certified
Document command to vouch for the contents of a document by digitally
signing it. (See Chapter 11 for more on Certified documents.)
Among the items for opening, closing, and saving files and the standard print
(Page Setup and Print) and exiting commands (Exit on Windows and Quit on
the Mac), are various new File menu commands categorized in the following
areas:
PDF Creation/Viewing:Use the Create PDF command to easily create a
new PDF file from either another file, multiple files, your scanner, a Web
Page, or an item in the Clipboard. Choosing any of the commands on the
Create PDF submenu opens a dialog box that enables you to select your
source items for PDF creation. The My Bookshelf command lets you
access your Adobe eBook library and read eBooks within Acrobat 6. The
new support for EBX encryption that Adobe uses to secure its eBooks,
previously available only in the Acrobat eBook Reader, is also supported
in the Adobe Reader 6 Full version.
Figure 3-2:
Examining
the File
menu in
Acrobat 6.
58
Part I:Presenting Acrobat and PDFFiles 
C# TIFF: TIFF Metadata Editor, How to Write & Read TIFF Metadata
How to Get TIFF XMP Metadata in C#.NET. Use this C# sample code to get Tiff image Xmp metadata for string. // Load your target Tiff docuemnt.
batch edit pdf metadata; pdf metadata online
XDoc.Tiff for .NET, Comprehensive .NET Tiff Imaging Features
types, including EXIF tags, IIM (IPTC), XMP data, and to read, write, delete, and update Tiff file metadata. Render and output text to text, PDF, or Word file.
pdf metadata reader; edit pdf metadata
E-mail:Use the E-mail command to open your default e-mail program
and attach the current PDF document to a new message. You can also
use the Send by E-mail for Review command to initiate an e-mail review
of the current PDF document. Choosing the command opens a dialog
box where you enter a return e-mail address that reviewers will use to
send Comments from a review of an attached PDF back to you. The
e-mail address you enter is saved for future reviews. When reviewers
receive and open the PDF file in Acrobat 6, they use the Send Comments
to Review Initiator command to send their comments back to you.
Comment/Review: In addition to sending PDF files for review and receiv-
ing comments via e-mail as described in the preceding bullet, you can also
use the Upload for Browser-Based Review command (Windows only) to
send a PDF file to a specified server on a local network, company intranet,
or the Web. Others can then review the online document in their Web
browsers and provide comments that are uploaded and stored in an
Online Comments Repository that you, as the initiator, can review. You
use the Export Comments to Word command to create a Microsoft Word
document containing comments attached to the current PDF file. Note
that the PDF file must be tagged using the Accessibility options in order
touse this command. See Chapter 2 for more on creating tagged PDF files
and Chapter 9 for more on annotating and reviewing PDF files.
Printing:Use the Print with Comments command to select print format-
ting options for a PDF file and its annotations in the Summarize Options
dialog box. Here you choose the page layout, the specific comments and
how they are sorted in the printout, and font size of printed comments.
The PrintMe Internet Printing command enables you to send the current
PDF file to the PrintMe online printing service — a new company offer-
ing Mobile and Internet printing that lets any user with Internet access
print their documents to any fax machine or PrintMe-enabled printer,
regardless of location.
The Reduce File Size command is a much-needed improvement on previous
methods of optimizing a PDF document so that it is the smallest possible size.
To optimize a PDF file in previous versions of Acrobat, you either used the
Save As command (optimizing was accomplished by replacing the current
document by saving under the same name), or you used the multi-stepped
Optimize command in Acrobat 5. The Reduce File Size command is a simple
one-click operation with the added feature of allowing you to set backwards
compatibility with earlier versions of Acrobat. Note that if you really like to
tinker with all the optimizing options available for reducing the size of a PDF
document, you can choose Advanced➪PDF Optimizer for a look at some truly
advanced optimizing options.
59
Chapter 3: Getting Acquainted with Acrobat 6
C# Raster - Raster Conversion & Rendering in C#.NET
RasterEdge XImage.Raster conversion toolkit for C#.NET supports image conversion between various images, like Jpeg, Png, Bmp, Xmp and Gif, .NET Graphics
add metadata to pdf file; batch pdf metadata editor
C# Raster - Image Process in C#.NET
Image Access and Modify. Image Information. Metadata(tag) Edit. Color VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word process various images, like Jpeg, Png, Bmp, Xmp
edit pdf metadata online; change pdf metadata
Don’t forget the very valuable Revert item on the File menu. You can use the
File➪Revert command to dump all the edits that you’ve made since you last
saved your PDF document. Click the Revert button in the alert dialog box
that appears, asking you if you want to revert to the previously saved version
of the file, and Acrobat opens this last-saved version without bothering to
save your edits.
Edification on the Edit menu
The Acrobat 6 Edit menu (shown in Figure 3-3) is pretty standard stuff, with
the usual items for undoing and redoing, copying, cutting and pasting, and
searching. A new addition to the Edit menu in both Acrobat 6 and Adobe
Reader 6 is the Check Spelling command that lets you perform a spell check
in the comments and form fields of the current PDF file. The Check Spelling
command also enables you to add or delete words in the spell checker
custom dictionary by choosing the appropriate command on the Check
Spelling submenu. Another new addition to the Edit menu is the Look Up
Definition command, which is activated when you open an eBook and gives
you the definition of a selected word in the eBook. You’ll find that the
Acrobat 6 Edit menu mainly differs from the Adobe Reader 6 menu in its
inclusion of additional Preferences menu items, and additional general prefer-
ence settings that you can set for the PDF document you’re editing in the
Preferences dialog box. You also get the new Add Bookmark command that
lets you, oddly enough, add a bookmark to the current PDF document.
Variations on the View menu
The View menu (shown in Figure 3-4) is one of the areas that Adobe has com-
pletely reworked in Acrobat 6 by altering the UI (User Interface) to improve
usability and give a more intuitive feel to the program. For example, the
Figure 3-3:
Exploring
the Edit
menu in
Acrobat 6.
60
Part I:Presenting Acrobat and PDFFiles 
options for the way the document pages are displayed (single-page, continu-
ous, or continuous with facing pages) in the Acrobat Document window, as
well as options for rotating the pages, are now consolidated on submenus
under the commands Page Layout and Rotate View. The options for changing
the page magnification, page fit, and reflow are all grouped together in the
second section of the View menu. In the second-to-last section of this menu,
you find items for using, displaying, and hiding a layout grid for aligning
graphics and form fields, making those items Snap to Grid, and displaying or
hiding Rulers and Guides for graphic and form field layout. (See Chapter 14 to
find out more about interactive forms in Acrobat 6.) These menu consolida-
tions create space on the View menu for the following new feature categories:
eBooks: The Automatically Scroll and Read Out Loud options are
Acrobat eBook Reader features that Adobe integrated in Acrobat 6 and
Adobe Reader 6. These features allow you to automatically scroll down
the current document or have your speech-enabled computer read PDF
document text out loud. As with the Acrobat eBook Reader, the features
work for both eBooks and regular PDF files.
Figure 3-4:
Visiting the
View menu
in Acrobat 6.
61
Chapter 3: Getting Acquainted with Acrobat 6
Comment/Review: At the bottom of the View menu are three options that
aid the initiator of a PDF review cycle or the reviewers themselves. The
Comments options displays a submenu with over a dozen different criteria
that you can use to display reviewer comments, which are pop-up win-
dows that are attached to the current PDF document. Also available are
commands to Open and Close these pop-up windows and specify their 
display in relation to the source document. Use the Show Comments List
command to open the Comments tab in a floating window that displays all
comments in a list that you can sort, search, change status, and filter.
Choose the Review Tracker command to open the Review and Comment
pane in the How To window on the right side of the document window.
Here you can display and manage comments that different reviewers have
attached to the current PDF document. You can also e-mail, remind, and
invite more reviewers to the current PDF document review cycle. See
Chapter 9 for more info on annotating PDF documents for review purposes.
As if all of these features weren’t enough for a single menu, Adobe created five
new options for changing the appearance of the Acrobat 6 window and placed
them all in the first section of the View menu. On the submenu of the Navigation
Tabs command, choose any of the 11 navigation tabs (many of which are nor-
mally displayed on the left side of the Acrobat window for viewing in the
Navigation Pane) as floating windows. Choose How To Window to display the
How To window in the right side of the Acrobat 6 window. On the Task Buttons
submenu, you can choose any or all of the six Task Buttons for display in the
toolbar area. Choose any of the 13 Acrobat 6 toolbars listed on the Toolbars
submenu for display as floating boxes. You can also hide, dock, reset, and lock
currently displayed toolbars. Finally, choose Menu Bar to hide the Acrobat
Menu bar and give yourself a tiny bit of more space for all of those toolbars.
When using the Menu Bar command to hide the Acrobat 6 Menu bar, you
must remember its keystroke shortcut F9 and press it when you want to
redisplay the Menu bar. Otherwise, you have to exit the program to get a new
Acrobat window with a Menu bar.
Delights on the Document menu
The Document menu in Acrobat 6 (shown in Figure 3-5) is another example of
Adobe’s efforts to improve the User Interface (UI). The editing command items
that affect all the pages in the PDF file that you’re editing (such as inserting,
replacing, extracting, and deleting pages, as well as commands for cropping
and rotating pages) are consolidated on the submenu of the Pages option.
Consolidating all the Page option commands on the Document menu makes
room for the following sets of options that are either new features or reshuffled/
renamed commands formerly displayed on other menus in Acrobat 5:
Pages: Contains commands on a submenu that enable you to Insert,
Extract, Replace, Delete, Crop, or Rotate pages in the current PDF docu-
ment. Choose Set Page Transitions to specify transitions between pages
when creating a PDF Presentation. See Chapter 16 for more information.
62
Part I:Presenting Acrobat and PDFFiles 
Add Headers & Footers:Create, position, and format the text of headers
and footers in a PDF file. See Chapter 10 for more information.
Add Watermark and Background:Select a source image, specify page
range, position, appearance, and preview a watermark or background
for a PDF file. For more information, see Chapter 10.
Add a Comment: Annotate a PDF document by inserting a comment.
Compare Documents:Compare the visual or textual differences in an
older and newer version of the same document.
Summarize Documents:Specify the page layout of a PDF file and its
attached comments.
Import/Export Comments:Import or export comments to and from
other PDF files, or export comments in the current PDF document to
Microsoft Word.
File Attachments: Import files that are attached to the current PDF 
document.
Security:Restrict the ability to open or edit a PDF file. You can also
encrypt a document by using certificates, display restriction, and security
levels in the current document. See Chapter 11 for more about security.
Digital Signatures:Use this command to digitally sign, validate, and
create signature fields in a PDF document. See Chapter 11.
Paper Capture:Apply OCR (Optical Character Recognition) to scanned
text files so that you can search the text.
Preflight:Choose from an extensive list of preflighting profiles so that
you can validate the content of a PDF file prior to sending it to press.
Formore information, see the section on PDF in the press workflow in
Chapter 1.
Treats on the Tools menu
The Tools menu is yet another example of Adobe’s great effort to consolidate
the Acrobat 6 menu items. The veritable smorgasbord of useful tools from
Acrobat 5 (not to worry — they’ve all been reshuffled to various other
menus, most notably the View menu) has been removed to make room for
the addition of six new tool sets. While the Tools menu is in a dead heat with
the Window menu for shortest menu on the bar, as shown in Figure 3-6, its
options and submenus (some of these options have five submenus!) give you
access to the Basic toolbar set and all the tools that aren’t accessible through
the default toolbar display in Acrobat 6. For those of you who can’t possibly
bear the idea of clicking a toolbar button (or would rather not clutter up your
Acrobat window with scads of seldom-used tool buttons), this menu is a god-
send. Because all the tools on the Tools menu have corresponding toolbar
buttons, you can find out about the Basic tools in Chapter 2 and the rest later
in this chapter.
63
Chapter 3: Getting Acquainted with Acrobat 6
Angst (just kidding) artifice on the Advanced menu
The Advanced menu (shown in Figure 3-7) seems to contain all the more 
esoteric options formerly sprinkled throughout the Adobe 5 menus, as well
as a bevy of new and improved options. Here is your veritable smorgasbord
of features. There are so many options that it may be the first time in history
a menu (the first section anyway) has been alphabetized. Starting at the top
of the Advanced menu, you find the following menu items:
Accessibility:Enables you to do a Quick Check or Full Check of the 
current document to see if its structure contains tags for reflowing the
document text. If it doesn’t, you can choose Add Tags to Document to do
so. See Chapter 2 for information on viewing reflowed text in Acrobat.
Acrobat Distiller:Opens, you guessed it, the Acrobat Distiller. For more
on this very important Acrobat component, see Chapter 4.
Batch Processing: Select or edit one of the many batch processes that
enables you to perform particular tasks, such as printing or setting basic
security options for a whole bunch of PDF files at one time.
Figure 3-6:
Touring the
Tools menu
in Acrobat 6.
Figure 3-5:
Discovering
the
Document
menu in
Acrobat 6.
64
Part I:Presenting Acrobat and PDFFiles 
Catalog: Enables you to create a full-text index of a single PDF document
or a collection of PDF documents that can then be searched by using the
Search command.
Document Metadata: Use the Document Metadata command to view and
edit the metadata information (such as Title, Author, Description, and so
on) that is embedded in the current PDF document.
eBook Web Services:Use the Adobe eBook Central command to go
online to Adobe’s eBook Web site. Choosing Adobe DRM Activator logs
you on to Adobe’s secure servers to create an eBook purchaser account
that enables you to download commercial eBooks.
Export All Images:Lets you extract all the images in the current PDF
document as single images in either JPEG, PNG, TIFF, or JPEG2000 file
format.
Forms: Use these commands to perform advanced form use or creation
functions. Choose Import Forms Data to bring form data into the current
PDF document from another PDF form; choose Export Forms Data to
send form data to another PDF form; choose Fields➪Create Multiple
Copies or Fields➪Duplicate to speed up the process of field creation
when building a PDF form; and choose Templates to attach, edit, or
delete a Page Template when creating a PDF form. See Chapter 14 for
more on creating interactive PDF forms.
JavaScript:Lets you access Acrobat’s JavaScript editor, where you can
view, create, edit, and debug JavaScript actions for your PDF forms. See
Chapter 14 for more on using JavaScript actions in interactive PDF forms.
Links:Use the Create from URLs in Document command to convert all
the decipherable URLs (Uniform Resource Locators) to active hyper-
links. Use the Remove All Links from Document command to do just
that. See Chapter 7 for more on creating links in a PDF document.
Manage Digital IDs:Use the commands on this menu to view and edit
your personal Digital ID, as well as those of others who are referred to in
Acrobat as Trusted Identities. See Chapter 11 to discover the ins and
outs of securing PDF documents.
PDF Optimizer:Choose PDF Optimizer to open the PDF Optimizer dialog
box, where you can choose from a comprehensive array of options to
compress images, embed or remove fonts, and compress, discard, or
remove various PDF document features that bulk up its size in order to
reduce the size of a PDF document to optimum levels. You can find out
all about the PDF Optimizer by clicking Complete Acrobat 6.0 Help in the
How To window or by choosing Help➪Complete Acrobat 6.0 Help to
open the Acrobat 6.0 online help guide. In the Contents tab window,
choose Publishing in Electronic Formats and then select Optimizing
Adobe PDF Files.
Web Capture:Use this command to convert Web pages from the
Internet into PDF documents. See Chapter 7 for more on this excellent
Acrobat feature.
65
Chapter 3: Getting Acquainted with Acrobat 6
Well, that’s all the alphabetizing fun I have for you courtesy of Adobe.
Thebottom sections of the Advanced menu contains these unalphabetized
commands:
Use Local Fonts:This command is turned on by default. When fonts
aren’t embedded in a PDF file, Acrobat uses font substitutions based on
your computer’s system fonts. To see how your PDF document will look
on a computer that doesn’t have your fonts, turn off this feature by click-
ing the command to remove the check mark. You can then preview how
substituted fonts will appear and decide which fonts to embed.
Proof Setup:This command and its associated commands (Proof Colors,
Overprint Preview, Separation Preview, and Transparency Flattener
Preview) in the last section of the Advanced menu allow you to setup,
proof, and preview color separations and overprints on your computer
screen for high-end commercial print output as opposed to printing out
hard copy proofs. Keep in mind that the reliability of these features
depends on the quality of your monitor, use of ICC profiles for color
management, and the ambient lighting of your work environment. If
you’re a printing business professional, this will all make sense. If not,
leave it up to the professionals to develop proofs of your printed PDF
document. The Transparency Flattener Preview command lets you pre-
view how transparent graphic object layers will appear when flattened.
Note that you must have a Postscript printer to use this option.
Figure 3-7:
Aiming 
at the
Advanced
menu in
Acrobat 6.
66
Part I:Presenting Acrobat and PDFFiles 
Documents you may be interested
Documents you may be interested