c# pdf processing : Extract pdf form data to xml Library software class asp.net winforms html ajax MERA-PilotStudy0-part1453

Managing Electronic Records  
and Assets: A Pilot Study  
on Identifying Best Practices 
SAA Technology Best Practices Task Force 
Naomi Nelson, Chair 
August 2009 
Extract pdf form data to xml - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
export pdf form data to excel; extracting data from pdf forms
Extract pdf form data to xml - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
extract pdf data to excel; pdf form save in reader
Managing Electronic Records and Assets 
ii 
Table of Contents 
Preface................................................................................................................................iv 
Introduction..........................................................................................................................v 
Final Task Force Report.......................................................................................................1 
Appendix: Preliminary Bibliography Compiled by Task Force 
1.  Digital Collections.........................................................................................................7 
Open Archival Information System (OAIS) Framework 
Format Recommendations 
Metadata Standards (General) 
Networks and Communities 
Selected Organizations 
Selected Best Practices, Guidelines, and Handbooks 
Selected Model Programs and Projects 
Selected Articles, Books and Reports 
Selected Journals 
2.  Digital Audio and Video..............................................................................................14 
Format Standards 
Metadata Standards for Audio and Video Recordings 
Selected Best Practices, Guidelines, and Handbooks 
Selected Articles, Books and Reports 
3.  Digital Images..............................................................................................................16 
Glossaries 
Format Standards 
Metadata Standards for Images 
Networks and Communities 
Organizations 
Selected Best Practices, Guidelines, and Handbooks 
4.  Digital Texts.................................................................................................................19 
Encoding Standards for Texts 
Selected Best Practices, Guidelines, and Handbooks 
Selected Articles, Books and Reports 
C# PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in C#.net, ASP
to convert PDF document into SVG image format. Here is a brief introduction to SVG image. SVG, short for scalable vector graphics, is a XML-based file format
how to save fillable pdf form in reader; can reader edit pdf forms
C# Word - MailMerge Processing in C#.NET
DOCXDocument document = DOCXDocument.Open(); //Create data from xml file DataSet ds = new DataSet(); ds.ReadXml(xmlFilePath); DataTable dt = ds.Tables[0]; int
saving pdf forms in acrobat reader; pdf form field recognition
Managing Electronic Records and Assets 
iii 
5.  Electronic Records.......................................................................................................21 
Networks and Communities 
Selected Model Programs and Projects 
Selected Articles, Books and Reports 
6.  Electronic “Manuscript Collections”...........................................................................25 
Selected Best Practices, Guidelines, and Handbooks 
Selected Articles, Books and Reports 
7.  Institutional Repositories.............................................................................................28 
Networks and Communities 
Selected Model Programs and Projects 
Selected Articles, Books and Reports 
8.  Copyright.....................................................................................................................32 
9.  Information Literacy....................................................................................................34 
10. Databases and Programming........................................................................................35 
Databases 
ASP 
PHP 
SQL 
VB.NET Image: VB Tutorial to View Document Online with Imaging Web
files, including png, jpeg, gif, tiff, bmp, PDF, Microsoft Word from your MS Visual Studio and drop to your form; will demonstrate how to use a data-bound drop
sign pdf form reader; pdf form save with reader
C# Image: Tutorial for Document Viewing & Displaying in ASP.NET
list's designer and change the Data Source to HTML buttons, btnFitToWidth and btnViewFullSize to your form; & profession imaging controls, PDF document, tiff
exporting data from pdf to excel; extracting data from pdf to excel
Managing Electronic Records and Assets 
iv 
Preface 
As a result of the Society of American Archivists Council’s strategic planning in 
technology, a Technology Best Practices Task Force was formed in September 2006. The 
Council charged the task force to work with appropriate groups in SAA and ARMA 
International to identify competencies and standards and to collect, review, and clarify 
best practices relating to all areas of archival practice that are affected by electronic 
records and digital asset issues. The Council also directed the task force to compile a 
bibliography that SAA could make available on its website. 
The purpose of the bibliography included in this report is to document the initial work of 
the task force. Through surveys of appropriate sources, the task force produced this 
preliminary bibliography and presented it to SAA leaders for feedback. Task force 
members were not unanimous about including all of the bibliography’s citations. Further, 
the bibliography is not exhaustive and the task force is no longer building or editing it.   
Archivists surveying current best practices on this and other topics might want to begin 
by consulting Conducting Best and Current Practices Research: A Starter Kit,
1
written 
by Ophelia Green for the Center for Technology in Government (University at Albany, 
SUNY, 2000).  
Naomi Nelson (Chair) 
Phil Bantin 
Mark Conrad 
Pam Duane 
Mark Greene 
Chris Paton 
Richard Pearce-Moses 
Robert Spindler 
Carla Summers 
Nancy Zimmelman 
Brian Doyle (SAA Staff Liaison) 
1
http://www.ctg.albany.edu/publications/guides/conducting_best/conducting_best.pdf
C# Image: Tutorial for Collaborating, Marking & Annotating
To save drawn annotations separately from image data as XML a server button) onto your form and name powerful & profession imaging controls, PDF document, image
extract data from pdf form; filling out pdf forms with reader
XDoc.HTML5 Viewer for .NET, All Mature Features Introductions
to search text-based documents, like PDF, Microsoft Office separately from original document as xml files. freehand signature, text signature and data signature
export excel to pdf form; how to extract data from pdf to excel
Managing Electronic Records and Assets 
Introduction 
In February 2005, the SAA Council embarked on a strategic planning initiative that 
began with identifying a “radar screen” of 10 to 12 challenges to the archives 
profession—disruptive forces that will likely have a significant impact on the Society’s 
mission and that could be harmful if not addressed. Council members narrowed that list 
to the three highest priorities, defined desired outcomes for each, and developed lists of 
concrete activities to achieve those desired outcomes. With the assistance of member 
feedback, successive Councils have repeatedly reexamined and reaffirmed the 
significance of these three highest priorities: Technology, Diversity, and Public 
Awareness/Advocacy. 
As expressed by the Council’s issue statement, “rapidly changing information 
technologies challenge archival principles, practices, and communication protocols, 
demanding effective leadership from the archives community to access, capture, and 
preserve records in all formats.” When SAA and the archival profession successfully 
come to terms with this challenge, the following desired outcomes will be achieved: 
1.  All archivists will possess recognized core competencies on how to manage, 
appraise, acquire, and provide access to electronic records and other digital assets.  
2.  Archivists will be able to communicate and collaborate with information 
technologists and members of allied professions at a basic level.  
3.  Some archivists will have advanced knowledge of electronic records and digital 
asset management techniques so that they can serve as a source of expert 
knowledge, conduct research, and anticipate changes in technology so that the 
profession is better prepared to respond.  
4.  Archivists, records managers, and IT professionals will develop, accept, and 
implement widely accepted standards for archival functions (e.g., accessioning, 
appraisal, arrangement and description, preservation, access) for born-digital 
records and digitized archival assets utilizing readily available tools.  
5.  Archivists will have a variety of educational opportunities to acquire and improve 
electronic records-related competencies at the introductory, advanced, and 
continuing education levels.  
6.  Archivists will formulate appropriate advocacy strategies based upon a 
sophisticated understanding of the role of information policy in the creation and 
accessibility of records.  
In 2006, when the technology issue statement and its desired outcomes outlined above 
were first articulated, the highest-ranking activity recommended by the Council was to 
“identify competencies and standards and collect, review, and clarify best practices 
relating to all areas of archival practice that are affected by electronic records and digital 
asset issues.” Subsequently, the Council appointed the Technology Best Practices Task 
Force, which was initially charged to work with appropriate SAA groups and “compile an 
VB.NET Excel: Use VB.NET Code to Convert Excel Doc to SVG Vector
short for Scalable Vector Graphics) is an XML-based vector of stream which contains the image data of the For instance, you can convert Excel to PDF and render
extracting data from pdf files; pdf data extraction tool
DocImage SDK for .NET: Document Imaging Features
types, including EXIF tags, IIM(IPTC), XMP data, and TIFF users to add metadata in the form of EXIF TIFF Type 6 (OJPEG) encoding Image only PDF encoding support.
extract data from pdf form fields; pdf data extraction to excel
Managing Electronic Records and Assets 
vi 
annotated bibliography and/or summary report (to) post on the SAA website.” The Task 
Force compiled a working document, Managing Electronic Records and Assets: A 
Bibliography, as a first pass at such a compilation.    
As reported in the task force’s August 2007 and February 2008 progress reports, the 
working document was put out for comment. Feedback on the bibliography was critical 
of its scope and the lack of satisfactory criteria by which to define and identify “best 
practices.” Consequently, the task force revisited and refined its methodology. As the 
task force May 2008 progress report stated: 
Applied research in the professions often takes place without the academic 
rigor of method, especially when it comes to measuring and testing 
outcomes. Most information is published because of its usefulness to 
professional practice and not to offer prescriptive solutions. Also, 
archivists believe that repository context is everything, making the 
generalization of solutions difficult. Determining best practices for 
electronic archival records may be considered suspect by some. 
On this basis, the task force identified four criteria for best practices research. As outlined 
in the May 2008 progress report, best practices: 
1.  Present innovative and creative solutions to common problems; 
2.  Are sustainable; 
3.  Have the potential for replication; and 
4.  Provide at least some empirical evidence for the above. 
To test the new methodology, the task force sought to apply these criteria to a more 
focused “pilot study” on the management of email records.  The pilot study was very 
time-consuming and revealed few practices that met the definition above.   
The task force then reviewed the draft working bibliography for entries that would meet 
the four criteria for best practices. As the task force’s final report (February 2009; see 
Appendix) concluded: 
We have adopted a definition of best practices and criteria for recognizing 
them, and we do not believe that there is yet a body of best practices out 
there that would meet those criteria. As potential best practices emerge, 
specialists will be needed to evaluate whether there is empirical evidence 
that the practices provide innovative solutions to common problems. 
These findings underscore the veracity of the SAA Council’s issue statement on 
technology and the urgency for “effective leadership from the archives community to 
access, capture, and preserve records in all formats.” The Task Force's final report is 
presented here with the bibliography as an appendix, not as prescriptive solutions but 
rather as a resource that will help with the identification of best practices as they emerge.
Managing Electronic Records and Assets 
Society of American Archivists 
Council Meeting 
February 26 – 28, 2009 
Washington, DC 
Final Report: Technology Best Practices Task Force 
(Prepared by Task Force Chair Naomi Nelson) 
Current Task Force Membership 
Naomi Nelson, Emory University (chair) 
Mark Conrad, Electronic Records Archives Program, NARA  
Pam Duane, Madison Gas and Electric (ARMA) 
Nancy Lenoil, California State Archives 
Rob Spindler, Arizona State University 
Carla Summers, Archives and Special Collections Consulting  
Brian Doyle, SAA Staff Liaison 
BACKGROUND 
Task Force Charge (September 2006): To develop an inventory of best practices and 
standards for implementation that are based on practical knowledge rather than theory. 
For all materials with which practicing archivists in smaller shops are dealing (both born-
digital and digitized).
2
DISCUSSION 
Summary 
The task force feels that it has gone as far as it can, given 1) the breadth of the charge and 
2) the current state of best practices for technologies related to archives.  We have 
adopted a definition of best practices and criteria for recognizing them, and we do not 
believe that there is yet a body of best practices out there that would meet those criteria.  
As potential best practices emerge, specialists will be needed to evaluate whether there is 
empirical evidence that the practices provide innovative solutions to common problems.   
We propose that the work of identifying best practices related to technology become a 
part of the charge of the Standards Committee, which can then use working groups of 
specialists to evaluate potential best practices as they emerge. 
2
Staff Note:  The Task Force charge, per Elizabeth Adkins’s charge in September 2006, was as follows:  
“Work with appropriate SAA  groups to identify competencies and standards and to collect, review, and 
clarify best practices relating to all areas of archival practice that are affected by electronic records and 
digital asset issues.  Compile an annotated bibliography and/or summary report and post on the SAA 
website.”  Staff is not aware of any Council-directed change in that charge.   
Managing Electronic Records and Assets 
The Breadth of the Charge 
The task force has struggled with the breadth of the charge.  It covers all forms of 
electronic records and digital assets (both born-digital and digitized) and all forms of 
electronic records and digital asset management.  It also initially included standards.  
This is simply too much territory for a task force to cover well.  
The charge also did not define “best practices,” and we discovered that this term means 
very different things to different constituencies within SAA (including, initially, within 
the task force).  We have adopted some definitions that clarify what we mean by best 
practices and some criteria with which to evaluate whether a given practice meets that 
definition.  We assert that any practices promulgated by SAA as “best practices” must 
meet this kind of more rigorous definition because 1) they will appear under SAA’s brand 
(and therefore be understood to be authoritative) and 2) the archivists most likely to use a 
compilation of best practices are also most likely least able to evaluate whether the 
practice has a proven track record.  Feedback from the Electronic Records Section 
strongly reinforced these points.   
Current State of Best Practices 
We surveyed the websites of institutions and organizations, SAA instructional materials, 
reports to granting agencies, some laws and policies, and bibliographic databases looking 
for practices that would give us a place to start.  We found some standards, many reports 
on projects, some policies, and a few practices.  In most cases, organizations have not 
made their practices publicly available.  We feel that best practices simply have not 
emerged yet in most areas of electronic records and digital asset management.   
Need for Specialists 
We piloted the criteria and process we had adopted to see how labor-intensive it would 
be.  We were most interested in testing the methodology, so we decided to use low-
hanging fruit—the easily available e-mail policies for states, nations, and organizations.  
(We recognize that these policies are not practices, but there isn’t a similar body of 
practices available for electronic records and digital assets.)   We were able to identify 
parts of the policies listed by four or more organizations (indicating replication), but the 
work was very time-consuming and would be hard to sustain for a single task force.  We 
then consulted experts identified by task force members to determine whether the results 
were useful.  The feedback indicated that information about common policies would be 
useful to policymakers and that further input from experts would be needed to weed out 
policies that may be common but are not in fact “best policies.” In other words, the 
results would be useful to experts but might mislead those new to the subject.   
We had initially hoped that graduate students might help with the work of identification 
of best practices (using the criteria).   Our experience with the pilot indicated that the 
expertise needed both to identify individual practices and to determine that they are 
“optimal and efficient” would make it difficult for graduate students to do this work.  In 
Managing Electronic Records and Assets 
addition, the Standards Committee shared their experience that using graduate students to 
help compile lists of relevant standards was too labor-intensive to be sustainable, and we 
feel that best practices will be more difficult to compile than standards. 
RECOMMENDATION: 
THAT the SAA Council ask the Chair of the Standards Committee to create 
working groups to identify common practices and best practices in focused areas of 
electronic records and digital asset management;  
THAT the membership of a particular working group would consist of practitioners 
working within the areas of electronic records and digital assets assigned to that 
working group; 
THAT sections, roundtables, and individual members be solicited by the working 
groups for emerging common practices; and  
THAT the results of the working groups’ investigations be made public through the 
Standards Committee’s website or portal. 
Support Statement:  Very few archivists are engaging in any kind of practice when it 
comes to electronic records.
3
Because few archivists are working with electronic records, 
best practices are not being developed.  This recommendation seeks to “institutionalize” a 
process for best practices development.  
At the SAA Annual Meeting, the task force chair briefed the Standards Committee on the 
conclusions outlined above and met with Nancy Kunde and Aprille McKay from the 
Standards Committee in a separate meeting to brainstorm.   The Standards Committee is 
struggling with some of the same issues relating to the labor of identifying and evaluating 
standards.  We discussed whether the work of identifying best practices might logically 
belong within the Standards Committee, and there was some initial agreement that it did.   
Fiscal Impact:  None. 
3
See Susan E. Davis, “Electronic Records Planning in ‘Collecting’ Repositories,” American Archivist, 
Volume 71, Number 1 / Spring - Summer 2008, pp. 167-189, and Marcia Frank Peri and Lisl Zach, 
“Determining Current Practices for College and University Electronic Records Management Programs,” 
available at http://www.ils.unc.edu/nhprcfellows/conf2006/zachperi.ppt
.  Accessed 14 January 2009. 
Managing Electronic Records and Assets 
Appendix 1 
The Task Force recommends the following working paper on best practices research: 
Stephanie Myers, Hayden P. Smith, and Lawrence L. Martin, “Conducting Best Practices 
Research in Public Affairs, Working Paper No. 3” (November 2004), Center for 
Community Partnerships College of Health & Public Affairs, University of Central 
Florida, pg. 14, <http://www.cohpa.ucf.edu/ccp/library/workingpaper3.pdf
> (03/07/08). 
Defining Best Practices 
Practice, n. 
2. a.    The actual application or use of an idea, belief, or method, as opposed to the 
theory or principles of it; 
From the Oxford English Dictionary, Draft Revision Dec. 2007 (accessed at 
http://dictionary.oed.com/entrance.dtl
on February 13, 2008) 
Classification of Best Practices  
Evidenced Based Practices (EBPs) – practices supported by a substantial body of 
outcomes based research  
Best Practices (BPs) – practices supported by a substantial body of research findings 
generally acknowledged as superior or state of the art  
Emerging Practices (EPs) – practices believed by at least some knowledgeable 
professionals or professional groups to represent superior approaches  
From Stephanie Myers, Hayden P. Smith, and Lawrence L. Martin, “Conducting Best Practices 
Research in Public Affairs, Working Paper No. 3” (November 2004), Center for Community 
Partnerships College of Health & Public Affairs, University of Central Florida, pg. 14, 
<http://www.cohpa.ucf.edu/ccp/library/workingpaper3.pdf
> (03/07/08). 
Criteria for Identifying Best Practices 
Criteria:   
The task force has combined Bendixsen & de Guchteneire’s (2003) and Bretschneider, 
Marc-Aurele, & Wu’s (2001) criteria for best practices research.  We are looking for 
practices that  
present innovative and creative solutions to common problems 
are sustainable  
have the potential for replication  
provide at least some empirical evidence for the above 
Bendixsen, S. & de Guchteneire, P. (2003), “Best Practices in Immigration Services,” Journal of 
Policy Analysis and Management, 22(4), 677-682. Bretschneider, S. Marc-Aurele, F. & J. Wu (2001), 
Best Practices Research: A Methodological Guide for the Perplexed
<http://www.maxwell.syr.edu/ctip/Working%20Papers/0101/A%20Guide%20 . . .> (08/16/04).  Both 
cited in Stephanie Myers, Hayden P. Smith, and Lawrence L. Martin, “Conducting Best Practices 
Research in Public Affairs, Working Paper No. 3” (November 2004), Center for Community 
Partnerships  
College of Health & Public Affairs, University of Central Florida, pg. 14, 
<http://www.cohpa.ucf.edu/ccp/library/workingpaper3.pdf
> (03/07/08). 
Documents you may be interested
Documents you may be interested