c# pdf to image : How to fill in a pdf form in reader application software cloud windows winforms .net class filingArchiving_email0-part318

Filing and archiving e-mail
Filip Boudrez
Expertisecentrum DAVID vzw
Antwerp, 2006
0. TABLE OF CONTENTS
1. Introduction.........................................................................................................1
2. Quality requirements for an e-mail archiving procedure.....................................3
2.1 Judicial framework.....................................................................................................4
2.2 Archival and organisational requirements.................................................................5
2.3 Implementation criteria..............................................................................................6
2.4 The DAVID model solution........................................................................................7
2.5 Market investigation and evaluation........................................................................13
3. Filing e-mails and electronic documents...........................................................14
3.1 Building a classification system and creating electronic files..................................14
3.2 Registering metadata..............................................................................................16
3.3 Filing e-mails and attachments................................................................................19
3.4 Customisations........................................................................................................21
3.5 Implementation........................................................................................................32
4. Archiving electronic records..............................................................................35
4.1 Selection of the files with archival value..................................................................35
4.2 Archiving metadata..................................................................................................35
4.3  Migration to preservation formats...........................................................................37
4.4 Encapsulation in AIP’s.............................................................................................39
4.5 Retrieval and dissemination....................................................................................40
5. Conclusion........................................................................................................41
6. Appendices.......................................................................................................42
6.1 Tools........................................................................................................................42
6.2 Alternative implementations....................................................................................42
6.3 Roles and responsibilities........................................................................................44
7. Abbreviations....................................................................................................46
8. Literature.......................................................................................................... . 46
1. INTRODUCTION
E-mail systems have become so firmly established for the communication of 
information that they have gained the status of business-critical applications. E-
mail not only brings a faster and more efficient exchange of information, but also 
new challenges in the areas of records management and record-keeping. 
Oversized mailboxes, unreadable e-mails, and losing time while searching e-mails 
and related documents are problems that everyone recognises. E-mails are a 
good example of a new technology which results in records creation, records 
management challenges and record-keeping issues. E-mails, and electronic 
documents exchanged by e-mail, can have record-status or regulations regarding 
freedom to information might be applicable, and are then eligible for medium-long 
or long-term archiving. Therefore, administrations and archivists must certainly 
Preserving and 
archiving e-mail
How to fill in a pdf form in reader - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
exporting data from pdf to excel; export pdf data to excel
How to fill in a pdf form in reader - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
java read pdf form fields; extract data from pdf forms
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /2
deal with the management and preservation of e-mail. The DAVID project
examined the judicial and archival requirements for e-mail preservation and pointed 
out some possible archiving strategies (Report 5
2
). On this basis, a model solution 
was developed. In addition to the theoretical concept, this report also contained an 
initial incentive for the practical implementation of a records management and 
record-keeping procedure for e-mails and related electronic documents. 
This present report builds further on the DAVID study of e-mail archiving. It first 
indicates how e-mails can best be managed and archived, and secondly how the 
Antwerp city archives developed a custom-made records management and record-
keeping procedure for e-mails and attachments for the city administration of 
Antwerp and how it is putting all this into practice. The city administration has more 
than 6500 users of e-mail. A practical, scalable and user-friendly translation of the 
DAVID model solution was sought for the agencies of the city administration. These 
implementation criteria are important in order to have maximum compliance with 
the outlined procedure. This led to the development of an archiving procedure that 
runs from the creation or receipt of e-mails to the retrieval of archived e-mails.
Implementation started in 2002. The procedure and some prototype instruments 
were tested by pilot projects in the municipal agency for human resources. The 
experience gained led to several adjustments in the area of user friendliness. For 
the practical implementation, the necessary software tools were programmed. All of 
these instruments have been developed by the DAVID project and the Antwerp city 
archives. 
The second central theme of this report is the opportunity that e-mail archiving 
offers an organisation for putting electronic records management and record-
keeping on the agenda and into practice. The records manager of archivist can use 
e-mail archiving as trigger to do something about the management and archiving of 
electronic documents in general. In addition to e-mails and their attachments, 
organisations also have many other electronic office documents that are kept at 
various locations. An archiving strategy is needed for these electronic documents 
as well. An efficient strategy for filing and archiving e-mail should be correlated with 
the general  electronic-records  management and  record-keeping of the 
organisation. If one does not exist, e-mail archiving can be a good occasion for 
developing one. The Antwerp city archive incorporated their archiving strategy for e-
mails and attachments into the overall archiving procedure for electronic office 
documents. This report goes farther in this regard than the DAVID report and also 
describes the following steps in the archiving process: migration to suitable 
preservation formats, transfer to the archives, ingest in the repository, archival 
description, retrieval and dissemination.
The archiving procedure is elaborated within the existing IT configuration. This is a 
conscious choice. In this way the administrative employees and the archivist 
continue working in a software environment with which they are already familiar. 
This option also shows that without large additional investments, a number of 
important steps can be taken with regard to electronic records management. The 
1
DAVID means ‘Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten’ [Digital Archiving in 
Flemish Institutions and Departments] and was a 4 year funded research program with the 
the Antwerp city archives and the Interdisciplinary Centre for Law and IT (University of 
Louvain) as project partners. 
2
F. B
OUDREZ
, H. D
EKEYSER
and S. V
AN
DEN
E
YNDE
, Archiving e-mail, Antwerp-Leuven, 2003 
(Version 2.0). 
(http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Rapporten/Rapport5_V_2.pdf)
A practical 
solution
Electronic 
records 
management 
and record-
keeping
Incorporation 
into the existing 
IT environment
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data
to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Image Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Extract Field Data. Data: Auto Fill-in Field
extract data from pdf; extract data from pdf into excel
C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#
A professional PDF form filler control able to be integrated in Visual Studio .NET WinForm and fill in PDF form use C# language.
how to save fillable pdf form in reader; how to extract data from pdf to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /3
city administration of Antwerp uses Microsoft Exchange and Outlook as e-mail 
system. Institutions or organisations working with different e-mail-server or e-mail-
client software (such as Domino - Lotus Notes, Eudora, GroupWise, Thunderbird) 
can draw inspiration from this report and work out an analogous solution. The 
commonly used e-mail systems all have similar basic functionalities. For the 
management of electronic documents in general, use is made of Windows 
Explorer. Several city agencies are working with Documentum and Docushare as 
records management application, but they are rather the exception than the rule. 
Furthermore, the same basic principles apply for the organisation of records in 
digital series and files, whether they are stored in an ordinary file-based file system 
of operating systems or a more advanced records management application.
This report consists of three main parts. First, the general quality requirements for 
an archiving strategy for e-mails and attachments are described. This includes the 
legal framework, the archival requirements and the implementation criteria. Within 
these guidelines, an archiving strategy is developed. How these quality 
requirements were translated into a records management and record-keeping 
procedure for the city of Antwerp is discussed next. Electronic records 
management has the main focus in the second part of this report. Emphasis is 
placed on the filing of electronic documents in general and e-mails in particular. 
Attention is given to practical implementation and the instruments used. In this 
section, several technical aspects of e-mail archiving are discussed in greater 
detail. And finally, in the last part, the long-term preservation of electronic 
documents is discussed. Electronic records with archival value are prepared for 
transfer and are ingested in the digital repository. 
2. QUALITY  REQUIREMENTS  FOR  AN  E-MAIL 
ARCHIVING PROCEDURE
In the fifth DAVID report, the general judicial and archival framework for archiving 
e-mail was outlined. This study defined the borders within which an archiving 
procedure for e-mails and their attachments can be developed.
Illustration 1: After testing the possible archiving solutions against 
the judicial framework, the archival requirements and the 
implementation criteria, an archiving procedure is defined.
Structure of the 
report
From possible 
solutions to an 
archiving 
procedure
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page. Line color and fill can be set in properties. Copyright © <2000-2016> by <RasterEdge.com>.
how to save a filled out pdf form in reader; extract pdf data into excel
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
passwordSetting.IsAnnot = True ' Allow to fill form. passwordSetting document. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
online form pdf output; how to fill out a pdf form with reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /4
2.1 Judicial framework
The legislator obligates public institutions to archive e-mails and also defines the 
limits within this might occur
3
.
The government has an obligation to retain and archive e-mails with record status 
and/or e-mails to which the freedom of information act is applicable, in a good, 
orderly and accessible state. This obligation emanates from archival legislation and 
the freedom of information act. Both laws provide the public sector with a basis for 
e-mail archiving as a legitimate objective, but one must be careful that private e-
mail is kept out of the archive and that the rights of the e-mail users are not 
violated.
The limits within which an organisation can act, are determined in particular by the 
protection of privacy, by freedom of communication and by telecommunication 
secrecy, all of which are based on art. 8 of the European Convention on Human 
Rights (ECHR)
4
. The principles established in art. 8 of the ECHR are further 
defined in Belgian legislation by the law on the protection of privacy and the 
provisions regarding telecommunication secrecy. In Belgium, the concept of privacy 
is interpreted very broadly as professional communication is also protected by this 
legislation. According to art. 8 of the ECHR, an employee has the right to make use 
of the communication resources of the employer, also for private purposes. This 
right is not unlimited, but the employer may not absolutely forbid the use of e-mail 
for private purposes. Telecommunication secrecy forbids all interference in the 
correspondence or exchange of information between other persons. Gaining 
knowledge of the existence and of the content of telecommunication is in principle 
punishable by law. Even making a copy without opening the message, is covered 
by this. The exact scope of this prohibition has been contested for years, but recent 
jurisprudence limits the protection strictly to the transfer phase. According to this 
interpretation, the impact of telecommunication secrecy on the archiving of e-mail is 
rather small, but not non-existent. Because the legislator is aware that this rule can 
come in conflict with other interests, several exceptions are provided. First, 
archiving is not punishable if the archivist has the permission of all participants in 
the communication. This basis for an exception cannot be used for the archiving of 
all e-mails with record status, however, because then the approval of the sender 
and all addressees would be required each time. Second, archiving that is required 
or allowed by law is not punishable. The legal obligation to archive records and 
administrative documents falls within this exception.
The law on privacy also applies to e-mail. This law regulates the processing of 
personal data. Almost every e-mail contains personal data and must be treated in 
accordance with the principles of this law. Completely automated, systematic 
archiving of all e-mails by the employer is considered to be an encroachment on the 
privacy of the employees. The law on privacy allows this encroachment only if three 
principles are respected: transparency, finality and proportionality. Transparency 
means that all involved parties must be informed about the archiving policy. E-mail 
may only be archived in the framework of a legitimate objective, for example, the 
legal archiving obligation or the obligation to make records accessible and public. 
3
With thanks to Hannelore Dekeyser for bringing this chapter up to date. For more 
information about the legal framework, see: F. B
OUDREZ
, H. D
EKEYSER
and S. V
AN
DEN
E
YNDE
Archiving e-mail, Antwerp-Leuven, 2003 (Version 2.0).
4
The legal basis for this is: the Belgian Constitution, art. 22 and 19; Law of 21 March 1991 
concerning the reformation of certain economic enterprises (Belgacom or Telecom law), art. 
109terD and 109terE; Law of 8 December 1992 on the protection of privacy.
Preservation and 
archiving is a 
legal obligation
Legal barriers
The law on 
privacy
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
passwordSetting.IsAnnot = true; // Allow to fill form. passwordSetting document. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
pdf form save in reader; extract data from pdf table
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page. Line color and fill can be set in properties. Copyright © <2000-2016> by <RasterEdge.com>.
extract data from pdf to excel online; extract data from pdf to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /5
The processing of personal data must be in proportion to this legitimate goal, which 
is why only professional e-mail may be included in the archive.
The organisation may archive e-mail to the extent that it relates to e-mails with 
record status or to which the freedom of information act is applicable. Private e-mail 
may not be archived by the employer. To make a distinction between private e-mail 
and professional e-mail, the co-operation of the end user is the only workable 
solution. Automatic and direct archiving by the e-mail server without the intervention 
of the end user is not allowed legally. The organisation must formulate clear rules 
for the processing of e-mail by the end user, namely, in order to separate work-
related and personal e-mail. This can be put into practice by having the employee 
add the e-mail to a file or forward it to a records manager who then takes care of 
files management. In this way private mails are separated from e-mails that relate 
to business or subjects of the organisation, and these e-mails are no longer opened 
or registered during their transfer.
2.2 Archival and organisational requirements
An archiving strategy for e-mails and attachments must be drawn up within this 
legal framework. The archivist must also take archival needs into consideration and 
several criteria for successful implementation and application. 
First, just like all other electronic records, e-mails and attachments must be 
archived within their archival context. E-mails, along with their attachments, must 
be interpretable in future. They must therefore remain related to their creator and 
situated in the work process in which they were created or received. In future, the 
series, the file or subject to which an e-mail relates must be clear. The mutual 
relationships among records that belong together must also be preserved. This 
applies, not only to the association between an e-mail and any attachments, but 
also to the relationship with other paper and electronic documents in the 
organisation that relate to the same file or the same subject. This has two direct 
consequences for the archiving strategy. First, only e-mails and attachments with 
record status must be archived. Second, documents with this status must situated 
within their context and this relationship must be preserved. For that reason it is 
best to link the records to their context in an explicit way. For the archiving strategy 
this means that intervention is required by people who are very familiar with the 
function and the meaning of the e-mails and attachments. The person in the 
organisation who is best placed for this is the sender or the recipient of the e-mail 
message. 
The authenticity of archived e-mails also requires that all essential components of 
an e-mail be archived. In addition to the archival context, the content and the 
structure of the e-mail message are also essential. The content of an e-mail 
includes not only the subject description and the message field, but also any 
attachments
5
. The internal structure reflects the relationship among the 
components of an e-mail: header data, message field, attachments. An e-mail is 
only complete when all of these components and their mutual relationship are 
preserved. In general, behaviour and layout are not included among the essential 
5
Moreq: 6.1.2
Only 
professional 
messages may 
be archived
Archival context
Essential 
components of e-
mail
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties. Drawing Tab. Item. Name. Description. 7. Draw free
sign pdf form reader; extract pdf form data to excel
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties. Drawing Tab. Item. Name. Description. 7. Draw free
pdf data extraction open source; extract pdf data to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /6
components. E-mails are, after all, static and do not have a unique layout. The 
layout of an e-mail message is dependent on the client software used
6
In addition to the context and the components mentioned, several items of the e-
mail transmission data must also be archived. These transmission data can be 
viewed as metadata. There is a general consensus about which intrinsic elements 
are needed for the identification of an electronic record as an e-mail
7
: the unique ID, 
the name and the e-mail address of the sender, the date and the time of sending, 
the name and the e-mail address of each addressee (To, CC, BCC), the date and 
the time of receipt, the subject, and the number of attachments. These data 
characterise an e-mail and distinguish it from other documents. Most of these 
transmission data are found in the e-mail header.
Third, e-mails and their attachments must be archived in a permanent way. To 
anticipate the digital readability problem, an attempt is made to be independent 
from any specific hardware and software as much as possible. The electronic 
records are therefore archived in a platform-independent manner. Not only the e-
mails and the attachments, but also their context and archival bond have to be 
permanently preserved.
The archiving strategy must, in the forth place, be embedded into the organisational 
context of the institution. Which e-mails have record status for the organisation? In 
which work processes are e-mails sent and received? How is the archiving of paper 
and/or electronic documents organised in general? What is the technological 
infrastructure of the organisation? How are the authorisations and responsibilities 
distributed regarding to records and IT management?
2.3 Implementation criteria
Finally, practical and scalable solutions are sought. It is preferable to deploy 
archiving solutions within the existing IT infrastructure. Then large investments are 
avoided (additional software licenses, training courses, etc.) and the user can 
continue working with computer programmes they are already familiar with. 
Together with a practical and simple procedure, this should contribute to a very 
good applied archiving procedure. Automation should be used whenever it’s 
6
The formatting of e-mail messages must be viewed as an extension of the e-mail standard. 
Many e-mail clients, for example, do not support HTML and RTF formatting of the message 
field. Thunderbird, for example, automatically converts RTF formatting to HTML. Certain 
versions of Netscape Messenger convert HTML layout to plain text. For this reason, some 
programmes, such as Thunderbird, allow you to set which addressees do or do not have 
HTML capabilities.
7
RFC 822, Standard for the format of arpa Internet text messages, 1982; RFC 2822, Internet 
Message Format, 2001 (http://www.ietf.org/rfc/rfc2822.txt); D
OD
, Design criteria standard for 
electronic records management software applications. DOD 5015-2, 2002, p. 32-33 
(C2.2.4.2); T
ESTBED
D
IGITALE
B
EWARING
, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast, The 
Hague, 2003. p. 26ff, I
NTERPARES
1, Template for analysis, 2000. Moreq and ReMaNo do not 
consider which transmission data are essential for an e-mail and therefore must be 
recorded in an RMA. Moreq and ReMaNo only state that it is preferable to retain the name 
of a correspondent written in full rather than an e-mail address (Moreq: 6.4.3; Remano: 
162). In the Dutch translation this is translated as the ‘interpretable version of an e-mail 
address’ whereas the name of an account identity is actually intended. In Moreq and 
ReMaNo an e-mail address in SMTP style is assumed, although e-mail addresses can also 
have an X.400 style. Moreq does state that the transmission metadata of an e-mail should 
be protected against modifications (Moreq: 12.1.23).
Essential 
transmission 
data
Long-term 
readability
Embedding 
within the 
organisational 
context
User-friendliness 
and easy 
deployment
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /7
possible. This limits human intervention, avoids human mistakes, contributes to 
user friendliness and assures a good application of the archiving procedure. In 
addition to the judicial and archival requirements, this pragmatic approach will 
influence the selection of a certain archiving strategy. Scalability is a factor that 
must be given special consideration in large organisations.
2.4 The DAVID model solution
Archiving e-mails was a specific research area within the DAVID project. Within the 
designated judicial and archival framework, an archiving solution for e-mails was 
sought. Organisations which want to develop a custom-made archiving policy for e-
mails (and electronic documents) can use this model solution as a basis. The 
general DAVID approach for e-mail archiving can be implemented in various ways 
and in different technological environments. The DAVID strategy is designed to 
preserve usable e-mails, attachments and other electronic documents. This means 
that the documents are retrievable, readable and understandable
8
.
The following steps are part of the DAVID model solution:
1)registration of the transmission and contextual metadata
2)electronic filing: exporting e-mails and attachments and keeping them together 
with related documents
3)migration of e-mails and attachments to preservation formats
2.4.1R
EGISTRATION
OF
THE
TRANSMISSION
AND
CONTEXTUAL
DATA
The essential transmission data of e-mails are: a unique ID, the name and the e-
mail address of the sender (and his authorised delegate), the date and the time of 
sending, the name and the e-mail address of the recipient(s), the date and the time 
of receipt and the number of attachments. These data are present in the e-mail 
system for each e-mail but they are not always shown together and they sometimes 
change (for example, through dynamic retrieval of e-mail addresses from the 
address book). For the sake of the completeness and the authenticity of the e-mail 
as a record it is important that all of these data are registered in a structured and 
static manner and are inextricably archived together with the message. The best 
method for this is the embedding of these data so they become an internal part of 
the e-mail. This is also an important point for consideration when e-mails are 
preserved on paper
9
.
To ensure the future interpretation and understanding of an archived e-mail, one 
must know the context within which the e-mail was used. The relationship between 
the e-mail, on the one hand, and the creator and the work process on the other 
hand, must be indicated in one way or another so the meaning and function of the 
record can be discovered. This can be accomplished by using the filing code or by 
adding another registration reference to the e-mail. These descriptive metadata 
8
ISO-15489 defines a usable record as “one that can be located, retrieved, presented and 
interpreted” (ISO-15489: 7.2.5). 
9
Preserving e-mails on paper (= the hard copy option) is not dealt with extensively in this 
technical report. For this see: F. B
OUDREZ
, H. D
EKEYSER
and S. V
AN
DEN
E
YNDE
, Archiving e-
mail. Antwerp-Leuven, 2003 (Version 2.0).
Registering 
transmission 
data
Indication of the 
context
DAVID research
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /8
should indicate the context and also the finding place of the document. Since such 
a reference establishes the archival bond, this is an important identifying 
component of the e-mail as a record. The status of ‘record’ depends, among other 
things, on that reference to the context.
As the essential transmission data are present in the e-mail system, they can be 
retrieved and recorded completely automatically for each e-mail with archival value 
without any action being required on the part of the end user. The assignment of a 
filing code or registration reference, however, cannot be done completely 
automatically. The sender or the addressee is in the best position to know the 
context in which a message was received or sent, and is therefore the best person 
to contextualise a message by assigning it to a certain dossier or folder. It is 
important for this operation to be as user friendly and efficient as possible. 
Automation can be a big help in this.
Preferably, both the transmission and the contextual metadata should be recorded 
when the e-mails are still in the e-mail system. Ideally, the ‘capture’ moment should 
be as close to the time of sending or of receipt as possible. 
2.4.2E
LECTRONIC
FILING
EXPORTING
E
-
MAILS
AND
ATTACHMENTS
AND
KEEPING
THEM
TOGETHER
WITH
RELATED
DOCUMENTS
The e-mails and attachments are arranged and organised in folders. For this, a 
folder structure is constructed in which e-mails and attachments are stored and can 
be retrieved when needed. The folder structure of the electronic filing system 
makes the structure of the archive visible and integrates the documents with their 
work process. The e-mails and attachments are grouped within the folder structure 
per file or subject. Thus dossiers and folders are created and arranged according to 
a certain logic. Ideally, the construction and hierarchy of the folder structure should 
be based on the tasks and activities of the creator. Not only is this commonly 
considered to be the most stable classification criterion for records, but in a 
classification system based on tasks or operational processes, electronic 
documents will retain their full meaning and will be (re)useable. Information about 
the context of the filed and/or archived e-mail and attachments is then 
communicated by the folder structure and the place of the electronic records and 
files within that folder structure. The electronic documents are then directly linked to 
the operational process in which they had a function
10
.
Commonly-used e-mail systems provide the possibility of creating an on-line or an 
off-line folder structure, and of moving e-mails and attachments to those folders. A 
folder structure in the e-mail system is, however, only suitable as a temporary 
storage place, and certainly not as the final destination of e-mails and attachments 
with record status. Export of e-mails and attachments to a folder structure outside 
the e-mail system is required for several reasons.
10
A classification schema based on the business processes and the tasks or operational 
processes is central in DIRKS and in ISO-15489 (the standard DIRKS inspired). The 
essential characteristics of a ‘record’ are determined on the basis of the operational 
processes. (DIRKS stands for ‘Designing and Implementing Record Keeping Systems’: 
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html)
Who registers 
the metadata?
When should 
registration 
occur?
Filing and 
classification
Why exporting e-
mails and 
attachments?
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /9
First, there is the digital durability problem. Most e-mail systems use their own file 
or database format for storing e-mails. On-line and off-line folders are usually 
compressed computer files or small proprietary database applications, which can 
cause readability problems as time and (versions of) applications goes by
11
Therefore it is best not to use the ‘archiving’ functionalities that certain mail 
software packages provide. These functionalities are mainly designed to reduce the 
load on the e-mail server and to temporarily put e-mails and attachments aside in 
closed and compressed files.
Second, e-mails in the e-mail system are not always easy to access: mailboxes and 
off-line folders are protected by accounts and passwords, off-line folders are 
difficult to share with colleagues, etc.
Third, e-mail systems and their storage facilities are not suitable for the 
management of large quantities of e-mails and attachments. Large on-line folders 
impair the performance of the servers, while off-line folders, because of their large 
size, easily become corrupt and are therefore unreliable and unstable.
Forth, when e-mails are exported, the link with the mail server is broken. This has 
the advantage that certain items of information, such as e-mail addresses, are no 
longer automatically modified (for example, after updating the address book) and 
are therefore static.
The fifth reason for the export of e-mails and attachments is the integration with 
related electronic records that are not sent through the e-mail system. It is not easy 
to include such records in the folder structure of an e-mail system. Yet, they can 
relate to the same file or subject and they should therefore be preserved together 
with related e-mails and attachments. The reverse, however, is easier to 
accomplish: e-mails and attachments can be moved outside the e-mail system and 
preserved together with the other electronic documents of the organisation. By 
preserving all relevant documents together, an overview of a file or a subject can be 
reconstructed faster and more accurately afterwards. Thus, the folder structure 
designed for e-mail archiving also provides the possibility of preserving other 
electronic documents in a structured way and in their context. Material at the 
various storage locations for electronic documents within the organisation (e.g. e-
mail system, fileservers, local hard disks) can then be moved to one shared folder 
structure, which increases the opportunities of finding, sharing and reusing existing 
information. By integrating e-mails and attachments with the other electronic office 
documents, electronic files are created that are kept at a central place. Centralised 
administration offers advantages in the area of management (security, back-up, 
accessibility, etc.). This is an important step on the way to controlled and structured 
records management.
And finally, exporting e-mails and attachments also has the practical advantage that 
the filed e-mails and attachments remain available when the e-mail server is not 
accessible.
11
The MS Exchange and Outlook environment is a good example of this. In MS Exchange 
and Outlook, the storage places of mails are in on/off-line folders and post boxes, in the 
Exchange Information Store databanks, and in Outlook *.pst files. The databases of the 
Exchange Information Store are saved on one or more servers. Outlook *.pst files are 
usually preserved on local hard disks or server disks. In the case of an open-source e-mail 
client such as Thunderbird, the format of the local folders is documented, but it is not a 
suitable archiving format.
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /10
Some e-mail archiving solutions are based on the opposite method, however, with 
an electronic filing system being developed within the e-mail infrastructure. 
Especially in the private sector this approach is often applied. The user-friendly and 
more sophisticated search possibilities of an e-mail client programme such as MS 
Outlook or Lotus Notes are put forward as an argument for this. For the above-
mentioned reasons, however, this approach is not recommended. E-mail systems 
are, after all, not records management applications. Furthermore, such an 
approach involves other electronic documents being imported into the e-mail 
system, even though they were not received or sent by e-mail. 
Only e-mails and attachments with record status for the organisation belong in the 
electronic filing system. Personal e-mails, e-mails of a purely informative nature, 
etc. should not be preserved in the electronic filing system of the organisation.
Selection is also urgently needed in a digital environment. Although commercial 
players on the archiving market have promoted the opposite for years, the most 
recent generation of archiving solutions starts with the need for selection. Archiving 
everything is not only very expensive but also increases the search time 
significantly, even if one has access to automated search technologies
12
.
The sender or the addressee is the most obvious person to file e-mails. There are 
both judicial and archival reasons for this. Allowing the sender or the addressee 
himself to decide whether to file his e-mails is the safest way to avoid 
encroachment on the privacy of the employees. From an archival point of view, the 
end user is in the best position to judge whether the e-mail message and/or the 
attachments are records, and if so, to indicate the series or file to which they 
belong. 
The intervention of the end user is an important success factor. This of course 
involves several risks, such as insufficient compliance with the archiving procedure, 
the development of a personal filing system outside that of the organisation, or the 
wrongful deletion of records. One must take this into consideration when 
developing a concrete deployment and implementation procedure. In the practical 
application it is also advisable to make clear agreements within the organisation as 
to who files an e-mail message that was sent to several addressees.
12
In the commercial world this is called the ‘big-dump’ approach: ‘archive everything and hope 
for the best’. Practical experience indicates however that this results in large volumes of 
poorly indexed e-mails and labour-intensive searches (D. R
EIER
, I Have to Show Them 
What?! E-Mail and the process of electronic discovery, in: Information storage and security 
journal, June 2005).
Business cases: 
the opposite 
approach
Which e-mails 
and attachments 
should be filed
Who files e-mails 
and attachments
Documents you may be interested
Documents you may be interested