c# pdf to image : Fill in pdf form reader software control project winforms web page windows UWP filingArchiving_email1-part319

F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /11
Illustration 2: Creating electronic files by exporting e-mails and attachments, and grouping 
them with related documents. E-mails and attachments can be preserved temporarily within 
the e-mail system or can be moved immediately to the appropriate electronic folder in the 
classification system.
2.4.3 M
IGRATION
OF
E
-
MAILS
AND
ATTACHMENTS
TO
PRESERVATION
FORMATS
Before e-mails and attachments with  archival value  are ingested  in the digital 
repository, it is best for them to be migrated to a suitable preservation format. Since 
e-mails are well-structured and are textual documents, XML is the obvious choice 
for the long-term preservation of e-mails.
XML
13
:
is   an   open   standard   of   the  World   Wide   Web   Consortium.   The   XML 
specification is stable, open and public. The specification can only be changed 
after going through a whole procedure and after consultation with various 
parties including the public.
is free of patent and licensing rights
is platform independent. An XML document is in essence nothing more than a 
flat text file (Unicode) that can be consulted with various software applications. 
For long-term archiving, textual encoding is also safer than binary encoding
14
separates layout from content and structure. An XML file contains the content 
and the structure of a document. The layout of a document is defined with a 
stylesheet (CSS, XSL)
15
.
13
For a more complete overview of the advantages of XML for archiving purposes, see: F. 
B
OUDREZ
, <XML/> and electronic record-keeping, Antwerp, 2002 
(http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/XML_erecordkeeping.pdf).
14
One error in a binary file can lead to the permanent loss of a complete record, whereas with 
textual encoding the rest of the record can still be reconstructed.
15
The stylesheet can be stored within the XML-document (e.g. for dissemination) or in a 
seperate file.
Archiving e-mails 
as XML 
documents
Fill in pdf form reader - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
extract pdf form data to xml; how to flatten a pdf form in reader
Fill in pdf form reader - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
how to save pdf form data in reader; pdf data extraction tool
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /12
is extremely suitable for transferring a document model through time in an 
explicit way because of the combination of nesting and semantic tags. Since 
XML is extensible, the user can employ his own document models.
can preserve the structure of an e-mail in an explicit way within the document 
itself. This makes it possible to do structured searches on the header fields, 
for example. The structure is also documented externally in a DTD or an XML 
Schema.
offers several validation possibilities so the quality of the XML documents can 
be checked automatically
has great market penetration
is an exchange format that is suitable for becoming the basic format for e-mail 
transmission
16
.
Since, at present, e-mails are  still communicated  as regular flat text files, a 
migration must be provided for the XML preservation of e-mails. This migration 
consists mainly of the addition of XML tags to the various data fields and the 
structuring of the intrinsic e-mail elements. Since commonly-used e-mail systems 
are not yet equipped with such a functionality, an ad hoc solution is needed for this. 
One can use a separate computer programme for the migration, or incorporate 
such a functionality into the e-mail programme (see further). 
An alternative for XML as the archiving format is the PDF/A format that has been 
established as an international standard (ISO 19005-1:2005). PDF/A is intended as 
a limited  but stable subset of the  PDF format of manufacturer Adobe. PDF/A 
provides several advantages compared to PDF. PDF/A is a standard for textual 
documents, of which the management is no longer in the hands of one company, 
but of a standardisation agency in which the government, the manufacturers and 
the academic world are represented. This guarantees greater stability and certainty. 
Adobe controls PDF completely on their own and are not at all obligated to publish 
the PDF specifications. PDF/A has been  specifically constructed  for archiving 
purposes.   PDF/A   documents   must   be   self-reliant   and   must   avoid   external 
dependencies (such as the retrieval of external fonts, or encryption) and proprietary 
applications as much as possible
17
.
To  determine  which  file  formats  is  a  suitable  preservation  format  for  e-mail 
attachments and other electronic documents, consideration is given to such things 
as the type of document, its characteristics and the wat it’s used within the creating 
agency. Each type can have specific archiving requirements both in the area of 
suitable preservation formats and of metadata. This is one of the reasons that e-
mails and attachments are separated when they are moved outside the e-mail 
system. Digital ArchiVing: guIdeline  & aDvice no. 4
18
provides an  overview of 
suitable preservation formats for various types of electronic documents.
16
See among others G. K
LYNE
, An XML format for mail and other messages, 2003. This is a 
proposal for e-mails to be encoded in XML in conformity with RFC822.
17
For more information about the PDF and the PDF/A formats: F. B
OUDREZ
, Standaarden voor 
digitale archiefdocumenten, Antwerp, 2005. 
(http://www.expertisecentrumdavid.be/docs/eDAVID_standaarden.pdf)
18
http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/guideline4.pdf
PDF/A as an 
alternative
Preservation 
formats for the 
attachments
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data
to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Image Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Extract Field Data. Data: Auto Fill-in Field
how to fill pdf form in reader; how to fill in a pdf form in reader
C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#
A professional PDF form filler control able to be integrated in Visual Studio .NET WinForm and fill in PDF form use C# language.
how to make pdf editable form reader; extracting data from pdf forms
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /13
2.5 Market investigation and evaluation
Existing   solutions  were   evaluated   before   our   own   archiving   procedure   was 
developed and the associated tools were programmed. Several archiving solutions 
from  the private  sector  were  tested  on  the  basis of the judicial and  archival 
requirements, but didn’t comply. The lack of contextual information and of a vision 
for long-term archiving are the main reasons for this (see also 2.2: Business cases: 
the opposite approach).
In addition to business cases, the commercial market was also investigated. The 
main players on the e-mail archiving market were invited to present their products. 
Digipolis, the information-technology partner of the city of Antwerp, and the city 
archives   tested   the   proposed   commercial   archiving   solutions   against   the 
designated technical, judicial and archival quality requirements. The products KVS 
and Enterprise Vault, Email Archive Manager and Exchange Archive Solution were 
evaluated. These products all provide the same basic functionality: during archiving, 
the e-mails and attachments are moved from the e-mailserver to a separate server. 
In the mailboxes, the archived e-mails are replaced by shortcuts so the load on the 
mail server is reduced. From a database, the archived e-mails and attachments 
can still be retrieved.
Not a single one of the proposed commercial products met the preconceived 
requirements. General shortcomings of these commercial packages are
19
direct archiving  on  the e-mail  server  during  the  transmission  phase and 
without the intervention of the end user, which is difficult to accomplish within 
the Belgian legal context.
limited  filing  functionalities: only electronic documents sent by the e-mail 
system   can   be   filed   in   the   electronic   classification   system.   Electronic 
documents that are not sent by e-mail, cannot be added to the filing system.
loss of archival context and related retrieval / browse functionalities. The folder 
structure cannot always be taken over. The retrieval added-value of certain 
storage systems in the form of full-text searches does not compensate for the 
loss of archival context and browse possibilities based on the folder structure 
and on contextual header data.
no central or co-ordinated records management: the logical organisation of the 
e-mail archive is left to the user  who manages his mailbox himself with 
shortcuts to mails and attachments in the database.
the archived e-mails and attachments are only accessible to the employees 
who sent or received them.
a focus on storage and reducing the load on the e-mail server: the accent lies 
on the  preservation of the  bits of e-mails  and  attachments,  not on the 
preservation of the conceptual record.
insufficient long-term readability guarantees: large dependency on a closed or 
non-transparent database systems, storage in proprietary, non-standardised 
or closed container computer files, use of compression, no general archiving 
solution for all types of attachments, etc. 
19
See Advies & Analyse, Report no. 4, for a thorough discussion of the functionalities, and the 
advantages and disadvantages of each archiving solution: A
NTWERP
C
ITY
A
RCHIVE
, E-
mailarchivering, Advies & Analyse 4, April 2002 (http://stadsarchief.antwerpen.be
fi 
Toezicht op archivering 
Standpunten en rapporten 
4 Emailarchivering). The evaluation 
of commercial packages started in 2002. Since then the Antwerp city archives has 
continued to follow the evolution of the market, but has found that the shortcomings of the 
commercial archiving solutions remain the same.
Business cases
Commercial 
applications
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page. Line color and fill can be set in properties. Copyright © <2000-2016> by <RasterEdge.com>.
c# read pdf form fields; exporting data from excel to pdf form
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
passwordSetting.IsAnnot = True ' Allow to fill form. passwordSetting document. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
extract data from pdf file to excel; extract data from pdf form to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /14
Regarding to long-term  readability, accessibility and  records management (f.i. 
filing), the commercial packages provide no real added-value compared with the e-
mail systems themselves. They are designed mainly to reduce the load on the e-
mail servers by managing old  e-mails and attachments. For this reason, large 
(virtual) mailboxes and information isles continue to exist within the organisation. In 
addition, the various commercial archiving solutions have in common that they 
require the installation of new hardware and software (e.g. servers, server software, 
database system, client software), for which large investments in resources and 
personnel are needed.
In consultation with Digipolis, the city archives of Antwerp decided not to use a 
commercial archiving solution and to give priority to developing our own archiving 
strategy and procedure within the  existing  MS Exchange  and Outlook  e-mail 
configuration. Several other options for adding contextual and transmission data 
were also investigated, but they offered no added value compared to the proposed 
DAVID solution.
3. FILING E-MAILS AND ELECTRONIC DOCUMENTS
3.1 Building   a   classification   system   and   creating 
electronic files
When starting e-mail archiving, much attention should be given to the design of a 
good   classification   system   in   which   all   electronic   records   regardless   their 
provenance or the application with which they are created can be managed. The e-
mail archiving procedure provides a good opportunity for the creator to organise his 
electronic records management in a coherent, structured and organised way. By 
means of the electronic filing system, structure can be given to the way electronic 
documents are managed and kept. Doing so, the electronic filing system becomes 
the information asset of the organisation. The success of the e-mail archiving 
procedure will be depending on the user friendliness of the classification or filing 
system. The e-mail user will only add e-mails and attachments to electronic files if 
he easily knows where to file the documents and if he can also find them quickly 
afterwards.  Measures  such   as  limiting  the   maximum   mailbox   size  will  only 
encourage the user to archive if he can easily find his way in the folder structure. 
Otherwise this will lead to storage in personal mailboxes or off-line folders, and to 
not approved disposals.
In consultation with the archival service, the agency creates the shared folder 
structure  within which electronic records are filed. The folder  structure is the 
product of a consultation group that is specially constituted for this purpose. In 
addition to the superintendent archivist, this consultation group includes the contact 
person  of   the   archival   service   in  the   agency,   the   LAN  manager   and   the 
administrative employees who have a mandate or responsibility in this area. The 
objective of this consultation  group  is to  create  a logical and  well-organised 
electronic filing system. One can develop a good filing system for all electronic 
office documents by following various paths. The paper or existing electronic filing 
system might serve as a basis. If there is a well-functioning paper filing system in 
the organisation, the folder structure can be adapted to it. Another possibility is a 
thorough investigation and revision of an existing electronic filing system. If the 
No structural 
solution
Conclusion
Importance
Setting up an 
electronic filing 
system
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
passwordSetting.IsAnnot = true; // Allow to fill form. passwordSetting document. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
extracting data from pdf into excel; extracting data from pdf files
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Text box. Click to add a text box to specific location on PDF page. Line color and fill can be set in properties. Copyright © <2000-2016> by <RasterEdge.com>.
how to make a pdf form fillable in reader; how to type into a pdf form in reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /15
creator does not have a paper or electronic filing system, one must start from 
scratch.
In   a   guideline   for   electronic   records  management,   the   DAVID   project   has 
established   general   rules   and   recommendations   for   the   development   of 
classification systems (Digital ArchiVing: guIdeline & aDvice, no. 3)
20
so the central 
folder structure can accomplish the  intended objectives, namely: electronic file 
creation, indication of the context, and sharing of information. The most important 
basic principles and rules are:
construct a logical and well-organised classification structure. Be sure that 
users clearly know in which folders they have to save documents in and how 
they can find them again afterwards.
base the classification structure on the workprocesses (tasks and activities) of 
the creator
build the structure up from the general to the particular, first internal tasks and 
then external tasks
correlate the classification structure with the paper filing system
include a structured filing code as the first part of the folder name. Possibly 
adopt the filing code of the paper files. Think carefully about a structured 
rubrication, and about the composition and structure of the filing code. Also 
assign filing codes to the subfolders.
keep the number of levels under control: limit it to about five levels
give the folders a semantic and process-related folder name. Do not reuse 
any folder names for subfolders.
take the limitations of the ISO-9660 standard into consideration. Complying 
with this standard is not only important when using CD’s as a transfer or 
archiving medium, it also ensures that hyperlinks to internal documents can be 
forwarded rather than having to forward documents as attachments each time. 
The main points for consideration are:
– assign folder names of maximum 31 characters
– do not use spaces but underlines, or write words together as one word
– only use the characters: A-Z, 0-9, _
make   fixed   agreements   for   the   use   of   abbreviations.   Document   the 
abbreviations that are used.
The   classification   system   can   be   hosted   by   various   IT   infrastructures.   A 
classification structure can be constructed in the file system of regular operating 
systems or can be stored in a records management application. File systems of 
operating systems have the advantage that they are present everywhere and that 
the every user is familiar with their operation and the associated management 
software. Their  disadvantage is that they are designed for the management of 
computer files in general, and not for electronic documents in particular. Specific 
records management functionalities are lacking in the common tools with which 
computer files are  managed  (Windows Explorer, Linux Nautilus File  Manager, 
Apple Finder, etc.). Version management, registering metadata at series or file 
level,   access   control,   advanced   search   possibilities,   etc.   are   the   specific 
functionalities of records management applications.
For electronic records management, the city of Antwerp decided to develop their 
electronic filing systems on  shared  fileservers. Not only is the number  of city 
agencies with a records management application limited, the introduction of an 
20
This guideline is an application of Digital ArchiVing: guIdeline & aDvice, no. 3 
(http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/guideline3.pdf)
Digital ArchiVing: 
guIdeline & 
aDvice, nr. 3
Platforms for the 
classification 
system
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties. Drawing Tab. Item. Name. Description. 7. Draw free
change font size pdf form reader; fill in pdf form reader
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
on PDF page. Outline width, outline color, fill color and transparency are all can be altered in properties. Drawing Tab. Item. Name. Description. 7. Draw free
extract data out of pdf file; save data in pdf form reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /16
electronic classification system is an important change in records management. 
The workprocess-based filing of electronic documents in a hierarchical structure of 
series, dossiers and folders, is for many users a new way of managing of their 
electronic documents. Many use  their  own classification  system (per year, per 
document type, etc.) or a personal method for the assignment of computer file 
names. For this reason, the implementation of records management applications 
sometimes fails. Since the basic principles of an electronic filing structure are the 
same for a computer file system as for a records management application, it was 
decided to first familiarise the user with the new operating procedure for electronic 
records management within the existing IT environment
21
.
This step-by-step approach also has the advantage that the desired functionalities 
for a records management application gradually become  clear. This gives the 
users, the records manager and the archivist a better insight into the added-value 
that a records management application can provide, so a more targeted search can 
be made for a suitable product on the market.
It is recommended to provide some form of quality control, so the classification 
structure remains well-organised. To this end, one or more people can be made 
responsible for each classification system or agency. It is also best if these people 
supervise the rubrication of the filing codes.
3.2 Registering metadata
3.2.1. A
BOUT
SERIES
AND
DOSSIERS
In addition to several items of descriptive metadata, it is also advisable to include 
some administrative metadata about the series and the dossiers. The name of the 
process owner or the records manager, the administrative retention period and the 
final destination are examples of this. The registration of such metadata is usually 
one  of the standard functionalities of a records management application. If an 
electronic classification system is built into a file system of a regular operating 
system, these metadata can be kept in a separate document.
A compromise was chosen in the implementation for the administration of the city 
of Antwerp. Records management applications are not present in every agency, 
whereas regular operating systems are. Therefore the decision was made to build 
an extra customisations within a regular operating system. In spite of the limitations 
of a regular computer file system as a storage place, it is still possible to register 
metadata about the series and the files. With the help of an ad hoc tool that was 
developed, metadata are added to a selected folder. These metadata are stored in 
a XML metadata document and are kept in the folder to which they relate. This XML 
21
Recent developments in various document management systems and records management 
applications make it possible for documents to be found quickly even though they are not 
organised in a folder structure. Finding documents then occurs mainly on the basis of 
indexes and by searching on designated metadata (the content description, for example). 
Several organisations experimented with this operating procedure, but have in the 
meantime returned to the system of a folder structure: the assignment of descriptive 
metadata at ‘check-in’ requires a certain amount of time, employees are accustomed to 
arranging documents in folders so contexts are clear, it is not always easy to find 
documents quickly on the basis of metadata or a full-text search, etc.
Maintaining 
quality
Descriptive and 
administrative 
metadata
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /17
metadata document is given the attributes of a hidden system file so the metadata 
are only editable by a custom interface (shell extension of the Windows explorer).
It is not intended that every user is supposed to assign metadata for series and 
files. This task should be performed by the civil servant responsible for records 
management within his agency.
Illustration  3:  With the help of  this  tool,  metadata  are assigned to  series and  files 
automatically and manually.
The export of e-mails and attachments to a central electronic filing system leads to 
the creation of electronic files that contain the electronic records. This centralizes all 
electronic records of the organisation. In addition to the electronic documents, the 
organisation will, in many cases, also have paper records for the same series or 
files. The paper and electronic documents should be placed in a relationship with 
each other by harmonising the electronic classification structure with the paper filing 
system, and if possible by using the same filing or registration codes for the paper 
and  for  the electronic series and files. On  the basis of this shared filing  or 
registration code, the paper and electronic items can be retrieved relatively fast. In 
both folders a reference can also be made to the related paper or electronic file. 
One simply places a reference note in the paper dossier. In the metadata of the 
electronic file, the number and/or the location of the related paper dossier can be 
indicated.
Relationship 
among related 
documents
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /18
3.2.2. A
BOUT
E
-
MAILS
The essential transmission data about the sent and received e-mail messages are 
present in the e-mail system. But these data are not always saved or presented to 
the user in a static or structured manner. This is the case, for example, with the 
date and time of receipt of a received e-mail. When adding e-mails to electronic 
files, these data are not always brought outside the e-mail system and linked to the 
e-mail message in an persistent way. Because of this, the risk exists that they will 
be changed or lost. The registration of the essential transmission data, and linking 
them in an persisent way to the e-mail messages, are therefore important points for 
consideration when filing e-mails.
For e-mails with record status, the following metadata are explicitly registered:
the e-mail address of the sender
the name and the e-mail address of the authorised delegate
the date and the time of sending 
the date and the time of receipt
a reference to the filed attachment(s)
a reference of the archival context within which the e-mail message is situated
The other essential transmission metadata can be retrieved without difficulty for 
filed e-mails without one having to pay any attention to this when filing, and without 
needing the e-mail server to retrieve them.
Ideally, transmission metadata should be registered as soon as possible after the 
time of sending or receipt. Otherwise the possibility increases that these data will no 
longer  be accurate. In any case, at the very latest, these  metadata  must be 
registered  at the time of filing. From a  technical point of view it is absolutely 
essential to register the e-mail address of the sender and possibly of the authorised 
delegate.
With the standard security-settings, both e-mail addresses are protected against 
viruses or other malafide computer programmes that want to use these data to 
propagate  themselves
22
. The  Outlook  object model  provides  a  ‘SenderName’ 
attribute of the object ‘Mail item’, but it does not necessarily return the e-mail 
address of the sender
23
. As long as an e-mail is preserved within the MS Exchange 
and Outlook environment, one can gain access to the e-mail address of the sender 
and the authorised delegate in one way or another. With filed or exported e-mails, 
however, this is not necessarily possible. Since the link between these e-mails and 
MS Exchange is broken when they are exported, the e-mail address of the sender 
or his authorised representative is no longer retrievable via the server (for example, 
via CDO
24
). 
22
For this reason, in the object model of Outlook 2000 and 2002 the e-mail address of the 
sender is not provided as an attribute of a mail item. In the object model of Outlook 2003, 
the “Mailitem.SenderEmailaddress” attribute is present but this code is only implemented if 
the plug-in is set as a trusted code.
23
The attribute ‘SenderName’ returns the first text value of the display name of the sender. 
For an Exchange user this is usually the surname and first name of the sender. For other 
users this can be the name and first name, the SMTP e-mail address or a combination of 
both.
24
CDO (Collaboration Data Objects) is an alternative method of dealing with Exchange server 
and Outlook data. For use on the client side, CDO 1.21 must be installed as a part of MS 
Outlook.
The need for 
‘capture’
Capture moment
E-mail addresses 
of the sender 
and the 
authorised 
delegate
Metadata to be 
registered 
explicitly?
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /19
Since all transmission metadata are known by the e-mail system, they can in 
principle be captured completely automatically. For the contextual metadata, the 
intervention of the sender or  the  addressee is required. An obvious and safe 
storage place for these data is in the filed e-mail itself. By embedding the essential 
metadata, they remain permanently linked to the e-mail message to which they are 
related. This does not have to occur for each e-mail document, but only for the 
messages with record status.
3.3 Filing e-mails and attachments
In the DAVID strategy for the archiving of e-mails, both e-mails and attachments 
are filed in the series or files to which they are related. This action involves moving 
e-mails and attachments from the e-mail system to the place where the electronic 
classification system is hosted. If storage is done in a common  computer  file 
system, the e-mails and attachments must simply be exported to the series or the 
file to which they belong. When a records management application is used, the e-
mails and attachments not only must be exported, but they must also be checked in 
immediately. In  the   latter  case,  ideally the  e-mail  software  and  the  records 
management application should be integrated, so e-mails and attachments are 
placed in the electronic classification system in an efficient and automated manner 
(Moreq: 6.4.1; 11.1.13)
25
.
Ideally, e-mails and attachments with record status should be filed as soon as 
possible after receipt or sending. Important arguments for this are:
accuracy of the metadata
good electronic file creation: as long as e-mails and attachments with record 
status are not ingested in the electronic classification system, they are actually 
not yet captured as records of the organisation
consultability by third parties / colleagues: filed e-mails and attachments can 
be shared with colleagues
safety: storage in the electronic classification system is safer than in the e-mail 
system
In practice, however, it is also possible to preserve e-mails and attachments with 
record status in the e-mail system. An e-mail user can keep his e-mails in his ‘
IN
BOX
’ or ‘
SENT
ITEMS
’ or can build a folder structure (for example, in his ‘
IN
BOX
’ or in a 
.pst  file).   Most   e-mail   client   programmes   provide   several   functionalities   for 
organising and searching  through received and sent e-mails. Although, for the 
above-mentioned reasons, this is not the most desirable situation, it cannot be 
avoided in practice. From a records management and record-keeping point of view 
it is, however, important to point out that preservation in the e-mail system may only 
be temporary at the most. 
Regardless of the time at which e-mails and attachments are filed (immediately 
after receipt or sending, or after temporary preservation in the e-mail system), the 
same requirements apply for the filing process.
In addition to the registration of the essential metadata, another important point for 
consideration when exporting is the computer file format in which the e-mails are 
25
For such a functionality, integration between the e-mail server and the DMS/RMA will be 
needed in most cases.
Capture and 
storage place
When to file?
Export from e-
mailsystem and 
import in 
classification 
schema
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /20
saved. Most e-mail client programmes support several export formats (.eml, .txt, 
.html, .msg, .oft, .rtf, etc.). Criteria for selecting an export format are:
the inclusion of all essential elements of the e-mail message 
the   embedding  of   the   transmission   and   contextual  metadata   must   be 
configurable
the reading, answering and forwarding of the filed e-mail must remain possible 
after exporting and filing 
it must be a suitable source format for migration to the preservation format for 
e-mail.
It is advisable to establish one export format for filed e-mails in the organisation. 
Ideally, this export format should also be the archiving format for e-mails, but in 
practice the suitable archiving formats for structured text documents (PDF/A, XML, 
ODT, TIFF) cannot be reopened, answered  or forwarded by the e-mail client 
programme without difficulty. For these reasons, the Antwerp city archive chose the 
message format (.msg) as the export format for filed e-mails. The message format 
is not a suitable archiving format, but is the undocumented and native application 
file format of MS Outlook. The filed e-mails can be reopened in MS Outlook, so 
they can still be read, answered or forwarded
26
. This is an important condition for 
getting e-mails with record status filed as soon as possible after receipt or sending. 
If this is not possible, or if the e-mail client does not permit it for the export format, 
then many users will tend to keep their e-mails in the e-mail system for a long time 
and postpone filing them in the electronic classification system. The selection of 
.msg  as the filing format means that e-mails with archival value still must be 
converted to a suitable archiving format before  they are included in the digital 
repository
27
. The attachments are exported in their original computer file format and 
in most cases will also have to be migrated to a suitable preservation format.
Before moving e-mails out of the e-mail system, the attachments are exported and 
separated from the e-mails. For long-term preservation, it is better for e-mails and 
attachments to be separated. Since they are separate documents and are only 
related to each other, it is not good for them to be preserved as one computer file. 
By preserving them separately, the documents can be identified and reused more 
easily. It’s also very likely that the various types of electronic documents (text, 
illustrations, audio, video) will require different approaches for tackling the digital 
durability problem. Separating the attachments from the e-mails makes it possible 
to use the most suitable  archiving solution for  each type of electronic record. 
However, within the default configuration of MS Outlook it’s possible to export e-
mails with embedded attachments to a file system.
For exporting e-mails and attachments from the e-mail system to an electronic 
classification system build in a regular computer file system, it is possible to use the 
standard functionalities of MS Outlook. A pilot project for e-mail archiving in the 
agency for human resources of the city of Antwerp, however, indicated that this is 
not easy within the standard configuration of MS Outlook: 
a lot of users did not pay no attention to the file format in which e-mails are 
saved. E-mails were saved as .msg, .txt, .rtf, .html and .oft files
28
.
26
See also DOD 5015-2, C2.2.6.8.8.
27
A variation on this approach is the simultaneous exportation of all e-mails in an export 
format that is also a suitable archiving format. Although this is perfectly implementable 
technically, this option was not retained for implementation by the city of Antwerp. Only filed 
e-mails with archival value are migrated to the suitable archiving format after selection.
28
In MS Outlook the formatting of the message body determines which file format is 
preselected as the export format. 
File formats for 
filed mails and 
attachments
Separating e-
mails and 
attachments
Filing with the 
standard Outlook 
functionalities
Documents you may be interested
Documents you may be interested