c# pdf to image : C# read pdf form fields software control project winforms web page windows UWP filingArchiving_email2-part320

F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /21
attachments with record status were often not filed (for example, with .txt or 
.html as the export format) or they were embedded in the exported e-mail 
message (for example, with .msg) which causes them not to be easily findable 
and reusable as separate documents.
separating e-mails and attachments, and recording the mutual relationship is 
labour-intensive when this must be done manually. Furthermore, the chance 
of making errors is quite great.
the   manual  registration  of  metadata   is experienced   as  being  too  time-
consuming and was therefore insufficiently applied.
3.4 Customisations
The   default   configuration   of   MS   Exchange/Outlook   provides   no   specific 
functionalities for the registration of all essential metadata or for the user-friendly 
filing of e-mails in accordance with administrative and archival needs. Thus it was 
necessary to develop a purpose-built customisation.
Desired functionalities for this customisation are:
the registration of all metadata that are essential for records management and 
record-keerping purposes
the preservation of these metadata in a static, structured and reusable manner
the  linking of the  e-mail message and  its metadata in  a persistent and 
unbreakable way
the user-friendly export of e-mails and attachments in which:
– the required user interaction is kept to a minimum
– the making of (human) errors is avoided as much as possible
– a selection can be made as to which attachments are filed or not
– the file names of the filed attachments can be adapted
the pre-programming of the export / filing format, in this case the MS Outlook 
message format
the separation of the e-mail and the attachments when they are filed
the  indication  of the relationship between the  e-mail and the  associated 
attachments
A customisation within the MS Exchange/Outlook environment was decided on 
rather than searching for (new) software that provides the desired functionalities. 
This offers several  advantages. First, e-mail users can  assign the  contextual 
metadata to the e-mails themselves. This is important for the sake of metadata 
quality: the senders or the recipients are familiar with the meaning and the function 
of the e-mails, and are  best placed in the organisation to  add context to the 
messages. Second, registration of the metadata can occur immediately or as soon 
as possible after sending or receipt, which is important. Retroactive operations are 
not feasible and will seldom reach the quality of immediate registrations. The third 
advantage  is  that most e-mail users  are  familiar   with  the  MS Outlook  mail 
programme and do not have to learn to work with a completely new application.
For  the   registration   of   metadata   and   the   user-friendly  filing   of  e-mails  and 
attachments, the  Antwerp city archives developed two solutions within the  MS 
Exchange/Outlook environment
29
:
29
A third alternative is a combination of the two solutions: using the adapted form for filing 
received e-mails and the plug-in for filing sent e-mails. This alternative was worked out in 
The need for 
customisation
Functionalities
Within MS 
Exchange/
Outlook
Two elaborated 
solutions
C# read pdf form fields - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
save pdf forms in reader; how to save editable pdf form in reader
C# read pdf form fields - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
exporting data from excel to pdf form; extract data from pdf
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /22
customising the e-mail headers
adding a plug-in to MS Outlook with records management functionalities.
Both solutions provide similar functionalities for the registration of metadata and the 
filing  of  individual e-mails,  but  the  technology  used  for  the   two  solutions  is 
substantially different. 
3.4.1 C
USTOMISED
E
-
MAIL
FORM
In this first customisation, the standard e-mail header for received and sent e-mails 
is replaced by an adapted e-mail header. The standard e-mail form was customised 
with additional controls and fields
30
. Both the e-mail header of the composition page 
and of the reading page are adapted, as it must be possible for both the sender and 
the recipient to add metadata to the message and to file e-mails. 
Working with an adapted e-mail form is a scalable solution, an important point to 
consider when implementing an archiving solution in a large organisation. The 
adapted e-mail form can be made available to each e-mail user centrally from the 
e-mail server. The form only has to be published once in the central form library of 
the Exchange server. The change involved in adapting the e-mail form only has to 
be made once. At the client level, only the windows registry has to be modified so 
the adapted form is automatically displayed when a user composes a new mail or 
opens a received mail. For this, Outlook 2000 or later is required. This modification 
of the Windows registry has to be done only once and can be done automatically 
when logging on to the server. This solution can also be applied in a webmail 
environment
31
.
For the registration of the transmission metadata ‘date and time of sending’ and 
‘date and time of receipt’, the reading page is expanded with these fields so these 
metadata are part of the e-mail itself in an explicit and static way. Both items of 
information appear in the header of a filed e-mail (in contrast with the standard e-
mail form). Since these items of information are present in the e-mail system for 
each mail and can be retrieved automatically, the e-mail user does not have to do 
anything for this at all. It is done for every e-mail, also for e-mails without record 
status or archival value.
To know the archival context of an e-mail, one must know the work process and 
other records to which it is related. To this end, both the mail composition page and 
the mail reading page are expanded so both the sender and the recipient can add 
these data to the e-mail. In the composition page, a textbox is provided for the 
registration  of a filing code (‘
DOSSIER
’)  and the  file names of the attachments 
(‘
ATTACHMENTS
’). These  same  fields are also  provided  on  the reading  page. In 
addition, on the reading page an extra textbox is provided for the classification or 
registration reference of the recipient (‘
DOSSIER
ADDRESSEE
’).
practice, but was not tested extensively.
30
Additional control elements alone are insufficient: control elements serve only for the 
display of data and not for storage. The information is saved in fields. Without these fields, 
after closing or sending, the content of the control elements is lost.
31
By means of Javascript embedded in the HTML page, the adapted e-mail form can be 
retrieved from the mail server.
A scalable 
solution
Transmission 
metadata
Contextual 
metadata
Adapting the 
default 
e-mailheader
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
C#.NET extract image from multiple page adobe PDF file library Extract various types of image from PDF file, like XObject Image, XObject Form, Inline Image
c# read pdf form fields; how to save filled out pdf form in reader
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
XDoc.PDF ›› C# PDF: Extract PDF Text. C# PDF - Extract Text from PDF in C#.NET. Best C#.NET PDF text extraction library and component for free download.
how to fill pdf form in reader; flatten pdf form in reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /23
Illustration 3: Customised e-mailheader for composing e-mails, with the extra field '
CASE
FILE
[Dossier] and '
ATTACHMENTS
' [Bijlagen]
In the adapted e-mail header, an additional field is provided for the registration of 
the file names of the attachments. Since Outlook 2002, such a field is default part 
of the e-mail header when attachments are added or present in a received e-mail. 
Still it is advisable, also in Outlook 2002 and 2003, to provide a separate field for 
the   file   names   of  the   attachments.   The  field   that  Outlook   2002   and   2003 
automatically adds is dynamic in nature. This means that the file names of the 
attachments disappear when the e-mail and the attachments are separated from 
each other during filing. The archival bond among these related documents would 
in this way get lost and would no longer be reconstructible.
Just like the transmission metadata, the file names of the attachments can be 
captured completely automatically. With the help of a  Visual Basic script, the 
additional header field ‘
ATTACHMENTS
’ can be filled in automatically. VBScript is a ‘light’ 
version of the programming language, Visual Basic for Applications (VBA), and can 
be linked to an e-mail form
32
. Since VB scripts can be included in HTML pages, this 
solution is also applicable for webmail
33
. When the user adds an attachment by 
dragging or pasting it, the ‘
ATTACHMENTS
’ text field is filled in automatically on the 
composition page. When a received e-mail is opened, the ‘
ATTACHMENTS
’ text field on 
the reading page is also filled in automatically. This is interesting because e-mail 
users from outside one’s own organisation do not have access to the adapted e-
mail  forms.  Filling  in  or  adapting  the  information  manually remains possible, 
however. 
32
The addition of scripts is not a problem because the central form library is automatically 
viewed as a trusted environment. The warning message for possible macro viruses is 
therefore not shown.
33
Not only VBScript, but also Javascript, Java Applets and ActiveX elements can be linked to 
HTML pages.
The ‘
ATTACHMENTS
’ 
field
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
PDF SDK for .NET allows you to read, add, edit, update Please refer to this C# guide to learn how to for .NET to insert, delete and update PDF form fields in C#
exporting pdf data to excel; extract data from pdf form fields
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
C#.NET PDF Document Optimization. resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size Flatten form fields.
extract data from pdf form; export excel to pdf form
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /24
The assignment of a classification or registration reference cannot occur completely 
automatically, however. For this, the intervention of the user is required. The civil 
servant indicates the electronic series or files in the classification structure to which 
the e-mail belongs. For looking up and retrieving the corresponding folder name, a 
VB script can be used in combination with a common dialog, so the sender or the 
recipient only has to browse through the classification structure and to select the 
appropriate folder name. In the e-mail header, the folder name and the names of 
the two parent folders are shown. The complete path of the selected folder is 
written to a hidden text field (see below). Whether the sender or addressee actually 
assigns a filing or registration code will depend to a large degree on the filing or 
archiving reflex. The retrieval of folder names must become a routine action that 
can be encouraged by training and instruction, but that requires a certain amount of 
discipline and carefulness.
Illustration 5:  E-mail header for reveived / sent  e-mails with the added fields ‘
DOSSIER
SENDER
’, ‘
DOSSIER
ADDRESSEE
’, ‘
ATTACHMENTS
’, ‘
SENT
’ and ‘
RECEIVED
’.
The transmission and contextual metadata are saved in the filed e-mail message 
itself. These data are preserved in visible and some hidden fields in the e-mail 
header. The user can still edit most of the metadata if needed. 
The e-mail form also provides some functionality for the (semi-)automated filing of 
the attachments of an e-mail. When filing e-mails with attachments, it is better to 
save the e-mail message and the attachments in the electronic folder as separate 
digital objects. If an e-mail contains one or more attachments, a second tabpage 
appears in the opened e-mail in which the file names of the attachments are listed. 
The   user  can  indicate   by  checking  or   unchecking   the  check  boxes  which 
attachments will be filed and whether they will be filed together with the e-mail 
Classification or 
registration 
reference
Storage place for 
metadata
Filing 
attachments
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
›› C# PDF: Basic SDK Concept. C#.NET PDF: Basic Concept of .NET XDoc.PDF SDK. Introductions to Classes and APIs Included in .NET XDoc.PDF for C# Programming.
how to flatten a pdf form in reader; extract data from pdf to excel
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
form. Append one PDF file to the end of another and save to a single PDF file. Merge PDF with byte array, fields. Merge PDF without size limitation. RasterEdge
change font size pdf form reader; how to fill in a pdf form in reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /25
message in the same folder or not. If necessary, the user can change the file name 
of the attachment so it is meaningful. The relationship between the e-mail and the 
attachments is indicated by registring the file names in the designated field in the e-
mail header. In this field, only the (adapted) file names of the filed attachments are 
shown.
Illustration 6:  The end user can select which attachments to file and can change the 
filenames of the attachments.
After  exporting  an e-mail, the e-mail usually remains in  the  e-mail system. In 
principle, this representation of the e-mail in MS Outlook may be deleted. With the 
adapted form, after filing e-mails and attachments, the user gets the option of 
deleting or retaining the e-mails in MS Outlook. Ideally, the e-mails in MS Outlook 
should be deleted after filing as much as possible to reclaim space in the mailbox. 
These  e-mails are then  placed in the folder  ‘
DELETED
ITEMS
’  so they can still be 
recuperated if needed. If the user decides to keep an e-mail in his mailbox, that e-
mail message is automatically given the status ‘
FILED
’. This can prevent the same e-
mail from being filed a second time, and the user can quickly select all filed e-mails 
in his mailbox and delete them.
By adapting  the  e-mail form,  the  archivist has the  opportunity to  define  the 
document model for e-mails in his organisation. This gives the archivist the chance 
to think carefully about the data fields and the (internal) structure of e-mails in 
advance, and to define the relationships among the various components. By doing 
so, the appraisal and the needs for long-term preservation can already be taken 
into consideration. One can, for example, develop the document model round the 
essential components of e-mails. The internal structure of the  record can  be 
archived more easily if the e-mail is well-structured from creation on.
3.4.2 A 
PLUG
-
IN
WITH
RECORDS
MANAGEMENT
FUNCTIONALITIES
The second customisation adds several new functionalities to MS Outlook. They 
are built into the e-mail client tself. When MS Outlook starts up, these extensions 
are automatically loaded so they are available for the recipients or addressees. 
After installation of the plug-in, the menu and the standard toolbar in MS Outlook 
are expanded respectively with an ‘
ARCHIVE
’ item and a ‘
FILING
’ button. This last button 
Deleting e-mails 
in MS Outlook
Defining an e-
mail document 
model
C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field
C#.NET Demo Code: Add Form Fields to an Existing PDF File in C#.NET. This C# demo will help you to add form fields to PDF file. String
vb extract data from pdf; how to save a pdf form in reader
.NET PDF Document Viewing, Annotation, Conversion & Processing
XDoc.PDF SDK for .NET is completely developed in .NET, compatible with Visual C#, Visual Basic, and Delphi for .NET. Read form data from PDF form file.
pdf form field recognition; extract data out of pdf file
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /26
also appears in each Outlook window for received e-mails. Nothing is changed on 
the e-mail form: the end user goes on working with the standard e-mail headers.
Illustration 7: The customisations to MS Outlook. A '
FILE
'-button [klasseer] is added to the 
main toolbar and a '
ARCHIVE
'-item [archief] is added to the menu bar. One or multiple e-mails 
can be filed with the '
FILE
'-button.  With the options in the '
ARCHIVE
'-item, one can file the 
complete contents of an Outlook-folder of one can archive appointments from the Outlook 
calendar.
A big difference with the customised e-mail headers is the installation process of 
this option: the plug-in must be installed on each client computer. For small or 
medium-sized   creators,   the   installation   can   be   done   manually.   For   large 
organisations, a method of automatic distribution and/or pre-installation by means 
of preps/ghosts will be more appropriate. For installation on Windows XP operating 
systems, one must have administrator rights (for the installation of system dll’s and 
the modification of the Windows registry). 
When e-mails are filed, the plug-in registers the same transmission and contextual 
metadata about the e-mail messages as the customised e-mail form. Here the 
necessary transmission metadata  are registered completely automatically. One 
important difference with the e-mail form is that the plug-in has several options for 
obtaining the e-mail address of the sender and of his delegate. When a first attempt 
does not result in a  valid e-mail address, there are  still at least two back-up 
procedures which can be performed by the plug-in.
With   regard   to   contextual  metadata,   the   (adapted)  file   names  of  the   filed 
attachments are also automatically captured. For the destination folder, the user 
must enter the appropriate dossier or folder just like he does with the e-mail form. 
For this he can use a browse function so only the relevant series or file name must 
be retrieved from the classification system. The plug-in remembers the last ten 
selected target folders, which in many cases enables the end user to quickly make 
the appropriate choice.
The transmission metadata and the contextual metadata are saved in the filed e-
mail message itself. These data are preserved in self-defined user properties in the 
e-mail message. The embedded metadata are not visible and cannot be edited by 
users with average PC skills.
A scalable 
solution?
Registering 
metadata
Storage place for 
the metadata
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /27
In contrast with the customised e-mail form, the action range of a MS Outlook plug-
in is not limited to one e-mail. Multiple e-mails can be filed at the same time. A user 
can select several mails and add them to a series or file in one operation, or he can 
even file the complete content of one selected Outlook folder (including subfolders). 
This last option is especially interesting for the retroactive filing of e-mails and 
attachments that were kept in the e-mail system for a while.
Just like the e-mail form, the plug-in provides several functionalities for filing e-mails 
and  attachments as separate  electronic documents in  the same series or file. 
When filing individual e-mails, in more or less the same way as with the adapted e-
mail form, the user can decide which attachments will be filed or not, and the file 
name can be adapted if desired. When filing several e-mails at the same time, all 
attachments are filed with their existing file names.
Illustration 8: The end user can select which attachments to file and can adapt the file 
names.
The   relationship  between  the   e-mail   and   the   attachments  is   preserved   by 
embedding the file names of the filed attachments as metadata in the e-mail. These 
metadata are not visible to the end user, however. To visibly indicate the mutual 
relationship, the filed attachments are replaced in the e-mail message by shortcuts 
to the corresponding documents in the same folder
34
.
At the end of the filing process, the user is asked whether the e-mail may be 
deleted in MS Outlook. If the end user answers ‘
NO
’, the e-mail is given the status 
FILED
’ in MS Outlook. The e-mail in MS Outlook contains all attachments that were 
sent, thus also the  attachments that have not (yet) been filed. This makes it 
possible for e-mails and/or attachments to be filed in different folders.
34
The opening of shortcuts also introduces a security issue. With the standard security 
settings, when a user opens a shortcut in an e-mail he first sees a warning window. One 
can avoid this by setting a low security level for attachments (Outlook) and by deleting the 
*.lnk extension from the designated file types (Windows). All of this can be automated (low 
security level for attachments: modify Windows registry of client PC’s; delete *.lnk extension 
from designated file types: define as part of a group policy) or can be set individually for 
each client PC.
Filing several e-
mails at the 
same time
Filing 
attachments
Deleting e-mails 
in MS Outlook
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /28
3.4.3 A 
COMPARISON
OF
THE
TWO
CUSTOMISATIONS
Within the MS Exchange/Outlook environment, the Antwerp city archives developed 
two solutions for the registration of metadata and for the user-friendly filing of e-
mails. Both  alternatives have  specific advantages and  disadvantages that are 
compared in the following table. 
E-
MAIL
FORM
P
LUG
-
IN
M
ETADATA
:
registration: transmission metadata: automatic
file names for attachments: 
automatic
context metadata: browse in 
electronic classification system
transmission metadata: 
automatic
file names for attachments: 
automatic
context metadata: browse in 
electronic classification system
registering e-mail 
address of sender:
limited possibilities 
several alternatives
time: registration immediately on 
receipt/ sending or when filing
registration only at the time of 
filing
storage method: embedding (additional fields in the 
e-mail header)
embedding (self-defined user 
properties)
visible for end 
user:
partially
no
F
ILING
:
reflex: standard provision: additional 
header fields act like visual 
reminders and encourage filing
additional mechanisms needed 
to encourage users to file
number of items: only individual e-mails
possible for individual e-mails, 
selected e-mails, or the 
complete content of one Outlook 
folder with the option of including 
subfolders
retroactive: not practical
can be provided 
checking of 
computer file 
names:
filters out disallowed characters
filters out disallowed characters
T
ECHNICAL
:
platform: MS Exchange, Outlook 
2000/2002/2003, MS Internet 
Explorer (5.0 and later)
Outlook 2000/2002/2003
installation: server: publish form
client PC’s: modify Windows 
registry, install OCX component
35
server: define security settings
client PC’s: install plug-in, modify 
Windows registry
robustness: only limited error-handling is 
possible
extensive error-handling is 
possible
standard Outlook 
and Windows 
security:
no problems
triggers certain ‘warnings’ that 
can be avoided by various 
workarounds
integration in 
webmail:
possible
not possible
35
This OCX component is used during automated browsing through the electronic 
classification system and is a default installed with certain versions of MS Office. During the 
de-installation of software that uses this same component, it might be deleted.
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /29
Outlook quirks: a few Outlook functionalities are 
no longer available
Outlook does not always shut 
down correctly, which causes the 
plug-in not to be loaded when 
(re)starting
Both possibilities for filing individual e-mails were put in practice and compared with 
each other. The Antwerp city archives was responsible for the development of both 
the customised e-mail form and the plug-in. Digipolis, the information-technology 
partner of the city of Antwerp, investigated both alternatives in the technical area. 
The technical research did not provide any specific arguments for or against either 
of the two possibilities. On  the basis of a functionality comparison by users, a 
decision was finally made in favour of the plug-in. The plug-in was experienced as 
more user-friendly by most of the testers.
3.4.4 T
HE
F
ILING
T
OOLBOX
1.0
After the comparative technical and user research, the plug-in for filing individual e-
mails was refined further. First, several additional mechanisms were added to the 
plug-in to encourage the e-mail user to file e-mails with record status. This was 
found to be necessary because the plug-in itself does not remind the user in any 
way  about   the   need   for   filing   e-mails   and   attachments.   These   additional 
mechanisms are: 
a warning dialog on loading MS Outlook when the total number of e-mails in 
the ‘
IN
BOX
’ and ‘
SENT
ITEMS
’  folders is higher  than  a predetermined  critical 
value
36
.
a query for a destination after an e-mail is closed or sent. When a user closes 
a read e-mail without filing or deleting it, he is asked to assign a destination to 
the e-mail message. The options are ‘
FILE
’, ‘
DELETE
’ and ‘
RETAIN
IN
OUTLOOK
’. The 
same question is asked when the end user sends an e-mail. This prevents the 
folder ‘
SENT
ITEMS
’ from getting full and glutting the mailbox.
Through a second adaptation of the filing plug-in, functionalities were added for 
filing several mails at the same time. This enables the user to:
select several mails in the same Outlook folder. The selected e-mails and their 
attachments are exported to the same target series / file.
select one Outlook folder. The complete content of this folder is filed in the 
same series or file. The export of the content of subfolders is optional, but if 
this option is chosen, the subfolders are replicated in the targetfolder. 
This last functionality is mainly intended for filing e-mails and attachments that are 
kept at various places in the e-mail system. This instrument can be used when e-
mails and attachments are saved temporarily in the e-mail system or when old 
mails and attachments have to  be  filed  retroactively. A manual clean-up and 
archiving procedure would take too much time.
When several mails are filed at the same time, the user is not asked for a file name 
for each individual e-mail. In this case the file names are assigned automatically. 
The end user sets which header data are used to compose the file name for the 
exported e-mail message. These data are:
the name of the sender (possibly to be replaced by the name of the authorised 
delegate)
36
This value was set at 250 items for the city of Antwerp.
Encouraging to 
file
Filing several 
mails at the 
same time
Assigned file 
names when 
filing multiple e-
mails at once
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /30
the name of the recipient
the subject of the e-mail message (max. 15 characters)
the date and the time of sending
the date and the time of receipt.
When several mails are filed simultaneously, all attachments of the selected e-
mails are filed under their existing file names. As when filing individual e-mails, the 
file  names of the  filed  attachments are  embedded in the e-mail message as 
metadata. The attachments themselves are saved as separate documents and are 
replaced in the e-mail message by shortcuts.
Illustration  9:  Filing  the  complete contents  of an MS Outlook-folder: all  e-mails and 
attachments are added to the selected case file folder in the classification schema. The end 
user selects the structure of the file names for the e-mails, while the existing of the 
attachments will be used.
The plug-in tool adds some metadata to the filed e-mails and attachments to make 
retrieval of filed e-mails and attachments easy and fast. The initial goal of this 
functionality is to mimic the search behavior of MS Outlook in Windows explorer, so 
users can search their e-mails and attachments in more or less the same way. For 
e-mails, the name of the user who filed the e-mail and the full subject are registred 
as file attributes / properties which are accessible and sortable in the Windows 
explorer. The same counts for the system time of the filed e-mail. Without this plug-
in functionality, the filed e-mail would have the date and time of the moment of 
filing. By adapting the system time, the e-mail has the date and time of receipt. 
Attachments of the MS Office suite, get in the comments field a reference to the e-
mail they were part of (if the e-mail has been filed). By doing so, there’s a cross 
Easy retrieval of 
filed e-mails and 
attachments
Documents you may be interested
Documents you may be interested