c# pdf to image : Exporting data from excel to pdf form SDK software project wpf windows azure UWP filingArchiving_email3-part321

F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /31
reference between filed e-mail and attachment so the archival bond between both 
records is firmly established.
An important point of attention is the use of distribution lists in the organisation and 
by the users. When using distribution lists, in the e-mailheader only the name and 
e-mailaddress of the distribution lists is mentioned. To verify which users exactually 
did receive the e-mail, one has to look up the address book or the contacts list. As 
this is important data about the e-mail, it’s very advisable to capture the members 
of a distribution lists. The safest method would be implementing this functionality 
within the normal filing process for every e-mail, and capture and embed this 
metadata. Allthough this is technically perfect possible, some tests pointed out that 
this extra functionality decreases the performance of the plug-in. As alternative, the 
city archives opted for a periodic capture of the data about all distribution lists 
available on the e-mail server.
Finally, a functionality was added for archiving calendar appointments. As time 
goes by, appointments in the Outlook calendar occupy a significant amount of the 
available space in the users mailbox. After archiving the appointments of a certain 
time span, one can delete them in his calendar and new space can made free in 
the mailbox.
With this added functionality, the user only has to enter a starting and ending date. 
He   can  also   decide   whether  to  archive  private   appointments,  invitations  for 
meetings, and attachments. The calendar appointments for the selected period are 
written to an XML document. This XML document is constructed according to the 
Expertisecentre DAVID (eDAVID) XML Schema for calendars
37
.
37
See: http://www.edavid.be/xmlschemas/calendar.xsd
Archiving 
distribution lists
Archiving MS 
Outlook 
appointments
Exporting data from excel to pdf form - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
export pdf form data to excel; extract data from pdf into excel
Exporting data from excel to pdf form - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
extract data from pdf c#; collect data from pdf forms
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /32
Illustration 10:  Archiving appointments of the calendar. The user selects the period for 
which all appointments (private appointments are optional) will be archived straight into an 
XML-document.
3.5 Implementation
The developed records management procedure is implemented in each part of the 
organisation using either a project approach or either on a continuous basis. For 
the latter, the regular training and courses for MS Outlook are extended with a 
general introduction on e-mail preservation and  the tools for filing e-mails and 
attachments. 
In the project approach, the actual implementation is done is phases. First of all, 
effort is invested on the composition of an electronic classification system. Once 
this has more or less been brought to a result, training and instruction sessions for 
the e-mail users are planned. Concurrent with these sessions, the customisations 
are installed in MS Outlook.
3.5.1 T
HE
ELECTRONIC
CLASSIFICATION
SYSTEM
During the first phase of the project, work is done to develop an electronic filing 
system for the part of the organisation where electronic records management is 
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
C# programmers can convert Word, Excel, PowerPoint Tiff annotation creating, deleting, modifying, importing, exporting, and so from file or query data and save
how to fill out pdf forms in reader; how to save fillable pdf form in reader
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
NET programmers can convert Word, Excel, PowerPoint Tiff annotation creating, deleting, modifying, importing, exporting, and so from file or query data and save
edit pdf form in reader; extract pdf form data to xml
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /33
being introduced. An ad hoc workgroup makes a draft design for the electronic 
classification system and provides feedback to the users. The archivist serves in an 
advisory capacity.
Since successful electronic records management  stands or falls with a  well-
organised classification system, it is important to allot the necessary time for this. 
From a  technical point of view, this is the  easiest step  in electronic records 
management, but for records management in general, this is the most difficult step. 
The creation of electronic series and files requires a change in the way most users 
deal with electronic records and electronic documents in general. That being said, 
experience also teaches that the planning stage may not drag on endlessly. The 
ultimate test of the electronic classification  system  comes when it is put into 
service. Only after placement into service, it will actually be clear whether the user 
can find his way around easily when filing and looking up electronic records. This 
can be monitored, for example, by keeping track of the growth in volume. If this 
volume   does not increase   systematically, adjustments  or  adaptations will  be 
necessary.
Monitoring   the   quality   of   the   electronic   classification   system   and   making 
adjustments is a continual process. In specific parts of the organisation, people are 
appointed to be responsible for certain folders.
3.5.2 T
HE
TRAINING
AND
INSTRUCTION
OF
E
-
MAIL
USERS
When the electronic classification system is placed into service, and the filing of e-
mails and attachments is first put into practice, it is best to allot the necessary time 
to the training and instruction of the e-mail users. They continue working within the 
familiar IT environment (MS Outlook and Windows Explorer), but they need to learn 
the new functionalities of the Outlook customisations. As they are responsible for 
the management of their files, learning the basic principles for setting up a good 
filing system and for good file creation is just as important. 
The training and instruction provided by the city of Antwerp consists of three parts. 
In the first part the users learn which (electronic) documents are records and which 
are not. The filing of (electronic) documents does, after all, require an effort on the 
part of the employees, and this effort only needs to be done for documents that 
belong   in   the  electronic   classification   system.  Next,  the  basic  principles  of 
(electronic) filing are explained: How do you structure the classification system? 
What is a functional classification? How do you structure series, dossiers and 
folders? When are files closed or opened? During the third part of the instruction 
programme, a deeper study is made of e-mail filing and working with the plug-in.
A training session usually lasts half a day. The instruction includes:
outlining the importance of archiving in general and of e-mail archiving in 
particular: this is important for the motivation and the carefulness of the e-mail 
user
teaching the basic principles of filing electronic documents: arrangement of 
the classification structure, rubrication, assigning folder names and file names
distinguishing e-mails with record status from e-mails without record status: 
Which e-mails are preserved? Which e-mails may be deleted immediately?
functionalities of the plug-in
filing of e-mails and attachments
assigning clear and semantic folder and file names
Objective
Training 
programme
Points for 
consideration
An 
organisational 
challenge
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
PDF Library in C#.NET Class. Best C#.NET PDF to Microsoft Office Word converter SDK for exporting PDF to Word in Visual Studio .NET.
how to type into a pdf form in reader; pdf data extraction tool
C# PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in C#.net, ASP
without quality loss. C# sample code for quick integration in .NET framework program for exporting PDF from SVG. In some situations
java read pdf form fields; how to make a pdf form fillable in reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /34
using e-mail efficiently and composing e-mails that can be easily archived:
– efficient use of the e-mail system:
■ do not mail internal documents which are available on shared server 
disks, but only send a link to those documents.
■ fill in the subject field meaningfully.
■ do not add attachments to an e-mail when their content can be included 
in the message field.
■ do not reply between the lines in the message of the sender.
– do not send e-mails with an RTF body
38
; use plain text or HTML instead.
– structure the message by means of white space, and not by means of 
layout. E-mails do not have a fixed appearance because this is dependent 
on the client e-mail software used. Not everyone sees the layout.
– as identification data, insert a signature in the message field of the e-mail 
body.
– when  using  distribution  lists: keep  an  up-to-date  copy  of the  lists  of 
members.
– keep the printing of e-mails to a minimum. Delete paper copies as much as 
possible from the paper dossier.
In the folders, electronic documents are identified by a computer file name. The file 
name indicates which record is saved in the computer file. When exporting e-mails 
and attachments, one must be careful that the computer files are given unique file 
names so existing documents will not be overwritten. Digital ArchiVing: guIdeline & 
aDvice, no.3
39
contains guidelines and recommendations for the assignment of 
computer file names:
give the documents a clear and meaningful name. This prevents having to 
open documents during searches
– indicate clearly for each document: 
■ e- mail: sender/addressee, subject, date (YYYYMMDD)
■ attachments: kind of document, subject, date (YYYYMMDD)
– if possible include the status or the version number in the computer file 
name
do not repeat folder names in the computer file name
co-ordinate computer file names and titles of documents with each other
take into consideration the writing of CD’s in conformity with the ISO-9660 
standard:
– assign computer file names of maximum 30 characters
– do not use spaces but underscores or write words together as one word
– only use the characters: A-Z, 0-9, _
retain the original extension of the computer file format in which the document 
is preserved
3.5.3 I
NSTALLATION
OF
THE
CUSTOMISATION
Concurrent with  the  training  and  instruction  sessions for  the  end  users, the 
customisations of MS Outlook are deployed and installed on the client PC’s. Ideally, 
38
RTF-formatting is a specific feature of MS Outlook. The use of RTF might cause changes in 
the look and feel of an e-mail as RTF is not always supported by other client programmes 
than MS Outlook. From a technical and ‘filing’ perspective it’s also not advisable to use RTF 
formatted bodies as MS Outlook does not exposes file handles for pasted images in RTF 
bodies.
39
http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/guideline3.pdf
Assigning 
computer file 
names
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
Free evaluation library for exporting PDF to Text in both C#.NET WinForms application and ASP.NET WebForms. RasterEdge.XDoc.Excel.dll. RasterEdge.XDoc.PDF.dll.
extract data from pdf forms; how to save editable pdf form in reader
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
Create PDF from images in both .NET WinForms and ASP.NET application. .NET converter control for exporting high quality PDF from images in C#.NET.
saving pdf forms in acrobat reader; save pdf forms in reader
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /35
the users should be able to start working with the new instruments immediately 
after the instruction session.
Although   manual  installation  of the   plug-in  by  the  end   user  is  a  possibility, 
automated   installation   possibilities  were   sought  for   the   various  parts  of  the 
organisation of the city of Antwerp. This can be accomplished by means of an 
automatic distribution tool or automatic installation via the login script.
4. ARCHIVING ELECTRONIC RECORDS
The archiving procedure includes: selection of the electronic records with archival 
value, migration to preservation formats, encapsulation in AIP’s, transfer  to the 
repository, and making the information accessible. 
4.1 Selection of the files with archival value
To keep the volume of electronic records manageble, the electronic classification 
system needs to be cleaned out regularly. Organising all electronic records centrally 
will entail a  transfer  of electronic documents from  the  e-mail system  to  the 
classification filing system.
This selection process is based on the records schedules that are applicable for 
both paper and electronic records. Usually it will be decided at the series or file 
level  which  folders  will  be  deleted  or  archived   after  the   expiration   of  their 
administrative retention period. The actual selection process can occur more or 
less automatically when preservation periods and destinations are recorded as 
metadata at the series and file level.
The electronic files without archival value can be deleted, subject to the necessary 
approvals. This disposition is logged in an XML audit trail of this operation. The 
electronic  files  with  archival   value  are   extracted   from   the   active   electronic 
classification  system.  If  needed,  consultation  copies  can  be  left  behind  (for 
example, for closed files that are still frequently consulted). These consultation 
copies should be given the status ‘
ARCHIVED
’ and it’s recommended to avoid that they 
are subject of modifications or alterations is best if it is no longer possible for them 
to be edited. Extraction for archiving involves moving or copying the electronic 
folders from the active classification system to a location where preparations are 
made for transfer to the repository.
4.2 Archiving metadata
When  the electronic files are  taken away from the classification system, it is 
important that the  necessary contextual information  is archived  as well. The 
electronic classification structure reflects the context within which series or files are 
created. Just moving the selected folder is not sufficient for archiving the context as 
well. The selected folder and names of the parent folders indicate the work process 
in which the series and files were created and the context in which the files and 
electronic records must be interpretable in the future.
The need for 
selection
Selection on the 
basis of records 
schedules
Moving the 
folders with 
archival value
The need for 
context 
information
VB.NET PDF - Convert PDF with VB.NET WPF PDF Viewer
Data. Data: Auto Fill-in Field Data. Field: Insert PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET part illustrates some conversion tabs and features for PDF exporting.
how to extract data from pdf to excel; can reader edit pdf forms
C# WPF PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to other
Data. Data: Auto Fill-in Field Data. Field: Insert PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET part illustrates some conversion tabs and features for PDF exporting.
how to save pdf form data in reader; extract data from pdf form to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /36
The  explicit registration  of  this contextual information  is  not only an  archival 
necessity, but it is also a precautionary measure against possible disasters. Loss, 
for example, as a consequence of transformations is always possible. The folder 
structure is completely external in relation to the archived records, because they are 
only preserved at the level of the file system. Except for the filed e-mails (with the 
embedded metadata), the electronic records themselves do not contain references 
to the folder structure. Since the electronic records can only retain their function as 
a record by means of the folder structure, one must in one way or another provide 
for the registration of the folder structure so it can be reconstructed if necessary. 
At the latest, this contextual information must be registered at the time when series 
and files with archival value are moved. There are various possibilities for this.
A first possibility for archiving the contextual information presented by the folder 
structure and the location of the records within the folder structure in an explicit 
way, is the creation of a metadata file, called dossierlists. These dossierlists are 
composed in XML. In this XML document, a structured and explicit statement is 
made   as   to  how  the  electronic   classification   system   and  its  contents  was 
constructed. An XML dossierlist provides a hierarchical overview of the series, files 
and their records. The nesting of the XML elements reflects the structure and the 
relationship among the various folders and subfolders. An example of an XML 
dossierlist is available on the DAVID website
40
.
The compilation of such an XML dossierlist occurs completely automatically. A tool 
developed specific for the city administration of Antwerp is used for this.
Another possibility, when electronic series or files are moved, is the replication of 
the electronic classification structure from the root down to the level of the selected 
folder. In that way, the branch of the tree structure of which the selected folder is a 
part is reconstructed at the temporary location where the transfer to the repository 
is prepared. In this way, names of functions, series and files are communicated.
For this operation, an extension to the Windows explorer was programmed (a Shell 
Com extension). With this integration, a selected folder can be copied or moved, 
including the selected parent folder names. 
Illustration 11: Tool for moving / copying selected folders from the classification system, 
including the parent foldernames reflecting the context.
40
http://www.edavid.be/davidproject/nl/xml_metadata.htm.
XML dossierlists
Replication of 
the folder 
structure
C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
NET. Support exporting PDF to multiple image forms, including Jpg, Png, Bmp, Gif, Tiff, Bitmap, .NET Graphics, and REImage. Support
extracting data from pdf forms; extract data from pdf file to excel
VB.NET Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images
REImage. .NET converter control for exporting high quality PDF from images. Turn multiple image formats into one or multiple PDF file.
how to make pdf editable form reader; extracting data from pdf to excel
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /37
Other   archived   metadata   are   the   file   metadata   preserved   in   the   electronic 
classification system. These metadata are saved in a hidden XML file and serve as 
a basis for the description of files that are preserved in the metadata system of the 
digital repository.
Options available when folders are moved from the electronic classification system 
are an automatic up-dating of these  file metadata (with their  contents)  or the 
generation of metadata for any file for which they have not yet been generated. 
4.3  Migration to preservation formats
In the electronic classification system, electronic records are saved in their native 
application  file  format. These  application  file  formats  are  seldom  suitable  as 
preservation formats. There is therefore the danger of having a readability problem 
later when the associated application software is no longer available. As a solution 
for this digital permanence problem, the DAVID preservation strategy is applied
41
This strategy is based on migration to suitable preservation formats in combination 
with the preservation of the records in their original application format. By doing so, 
various migration and/or emulation options remain open in the future.
4.3.1 A
RCHIVING
FORMATS
FOR
E
-
MAILS
AND
ATTACHMENTS
The Antwerp city archives uses XML as preservation file format for e-mails. The 
selection of XML is justified by the all-round advantages of XML as a preservation 
format for electronic records in general. XML is internationally accepted as the most 
suitable preservation format for e-mails
42
. XML also fits perfectly within the general 
electronic record-keeping strategy of the city archives, which is based on a minimal 
IT infrastructure in the administration.
For the XML preservation of e-mails, the XML Schema is applied that has been 
developed by Expertisecentrum DAVID
43
41
For the DAVID preservation strategy, see: F. B
OUDREZ
, B. Preservation strategies, in: F. 
B
OUDREZ
, H. D
EKEYSER
AND
J. D
UMORTIER
, Digital archiving: legal and archival issues, Antwerp-
Leuven, 2004. (http://www.expertisecentrumdavid.be/docs/digitalarchiving_manual.pdf)
42
XML is also designated by the NARA and Testbed Digitale Bewaring as the most suitable 
archiving format for e-mails: 
http://www.archives.gov/records_management/initiatives/email_attachments.html
; T
ESTBED
D
IGITALE
B
EWARING
, Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail, p. 36.
43
http://www.edavid.be/xmlschemas/email.xsd
Case file 
metadata
Archiving as 
XML documents
Document model 
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /38
Illustration  11:  An e-mail preserved as XML-document  conforming the eDAVID XML 
Schema. The XML e-mail contains an explicit reference to the context  ('email:reference') 
and to the filed attachments ('email:attachments').
The migration of the e-mail messages saved as .msg files is done completely 
automatically. A migration tool has been developed for this purpose. It converts all 
e-mails to XML one by one. The XML representations of the e-mails get the same 
file name in the same folder as the .msg files. Only the extension is changed (.xml). 
This cooperated with MS Outlook for the migration process.
When  the .msg  files are migrated, the embedded transmission and contextual 
metadata are retrieved and mapped to the corresponding XML  elements. This 
applies for the e-mail address of the sender, the name and the e-mail address of 
the authorised delegate, the file names of the filed attachments, the classification or 
registrating reference and the date and time of sending and receipt.
Ideally, the output of the migration process should be subjected to several quality 
controls. A systematic and completely automated validation of the XML documents 
based on the eDAVID XML Schema for e-mails, checks whether the document 
model was applied correctly. In addition, it is also advisable to have several random 
manual tests.
4.3.2 A
TTACHMENTS
AND
OTHER
ELECTRONIC
DOCUMENTS
The e-mail attachments and the other electronic documents in the folder structure 
are not archived as XML documents by definition. The nature of these electronic 
documents   can   be  diverse.   For   each   type   of   electronic   record   a   suitable 
preservation format is used. In this way one also has an immediate solution for 
electronic records that are not sent as e-mail attachments. It is preferable that the 
Migration to XML
Quality control
Selecting a 
preservation 
format
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /39
preservation formats are official standards and not depending to a manufacturer or 
an application. Important criteria are independence from the software application 
used to create the documents, and publication of the specifications of the computer 
file format. The use of compression should be avoided as much as possible. It is 
best for electronic records to be preserved in a suitable preservation format from 
the moment of their creation. This is not always possible, however, so  some 
migrations will always be needed. The standards that the Antwerp city archives 
uses for  this are  established  in  Digital  ArchiVing: guIdeline  & aDvice, no. 4: 
Standards for file formats
44
. The Antwerp  city archives selected  the  following 
archiving formats from this guideline:
Text documents
MS Word 
ODT and TIFF
MS Excel
XML and TIFF, ODS 
MS Access
XML and TIFF
Illustrations
Raster
TIFF (uncompressed)
Vector
CGM 
Audio
WAV (uncompressed PCM)
Video
AAF or MXF
CAD
DXF
The  migration  of the electronic records with  archival value  occurs completely 
automatically, as with e-mails. To accomplish this, the migration tool for e-mails has 
been expanded with additional modules so other  document types can also be 
converted.
4.4 Encapsulation in AIP’s
Before the records are ingested in the digital repository of the Antwerp city archives, 
they are first transformed into Archive Information Packages (AIP’s). AIP’s are the 
information packages that are managed in the digital preservation system within the 
OAIS   reference   model.   The   Antwerp   city   archives   has   adopted   the   AIP 
implementation method of eDAVID
45
In the case of e-mails, this storage method means that the metadata, the message 
file  and the e-mail that is migrated to XML  are encapsulated  in one  AIP. An 
important metadata element included in the AIP is the location of the electronic 
44
This guideline is an application of DAVID guIdelines & aDvice no. 4 
(http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/guideline4.pdf)
45
Based on the OAIS reference model and on the encapsulation technique, eDAVID 
developed a storage method in which the essential metadata and the various 
representations of one record are packed in one AIP container. This container forms one 
physical entity so the various components of the electronic record are inextricably 
transferred in time. When essential metadata is present, the digital object immediately has 
the status of record. These metadata accompany the representations of an electronic 
record at all times. XML is used here as the encapsulation format. For more information 
about this storage method: F. B
OUDREZ
, Digital containers fot shipment into the future, 
Antwerp, 2005 (http://www.edavid.be).
Migration to 
preservation 
formats
AIP: metadata, 
.msg and .xml
F.B
OUDREZ
– Filing and archiving e-mail /40
record in the classification system and the name of the series or the file of which it 
is a part. By encapsulating these  data, the  physical folder  structure becomes 
unnecessary, and it is sufficient to maintain one large collection of AIP’s.
The creation of AIP’s is also a completely automated process. Depending on the 
distribution of the responsabilities, this operation can be carried out at the same 
time as the migration, or one can postpone the encapsulation until a later time. 
Depending on this choice, the encapsulation can be done by the creating agency or 
by the archival service. Encapsulation in AIP containers is an optional functionality 
of the migration tool developed by the Antwerp city archives.
4.5 Retrieval and dissemination
The last step in the preservation and archiving procedure is making the electronic 
records retrievable and accessible. Making records public and accessible is a legal 
obligation prescribed by the freedom of information acts
46
. Actually, this obligation 
applies both for records in the custody of the creating agency and records that have 
been moved to the digital repository. 
For the retrieval of electronic records, various options or combinations of options 
are possible: 
browsing the (virtual) folder structure
structured searches in the contextual metadata, possibly in combination with:
full-text searches
The selection of one certain option or even a combination of options depends 
mainly on which aggregation  level the electronic records must be  retrievable. 
Retrieval at case file or subject level is clearly the primary retrieval level. The 
archivist can accomplish this in various ways: on the basis of XML dossierlists, 
transferlists and/or on the basis of the case file metadata in which the content of a 
folder is listed. This can be combined with the encapsulated metadata in the AIP’s. 
On  the basis of these contextual metadata, a virtual folder  structure  can be 
reconstructed on ingestion in the repository.
In the future, the Antwerp city archives will compile an inventory in the form of an 
XML Topic Map
47
for the retrieval of electronic case files and records, so users can 
also find electronic documents in some way other than by means of the folder 
structure. A Topic Map has the advantage that users can  retrieve  electronic 
documents using all kinds of associations. The XML dossierlists or transferlists can 
serve as a basis for the Topic Map(s). Descriptive metadata can supplement these 
XML dossierlists so dossiers or folders can also be found on the basis of their 
archival description.
Structured and/or full-text searches in the transmission metadata and in the content 
of the e-mails can be used for closer access. Once the appropriate series or case 
file has been found, one can start searching in the records themselves on the basis 
46
See also: Omzendbrief betreffende het inzage- en afschriftrecht van de leden van de 
gemeenteraden, de politieraden, de provincieraden en de raden voor maatschappelijk 
welzijn met betreking tot e-mailberichten en geïnformatiseerde stukken, 28 June 2002. (BS: 
19/07/2002).
47
For more background information about XTM (XML Topic Maps), see: F. B
OUDREZ
, XML 
Topic Maps voor digitale archivering, Antwerp, 2002 
(http://www.edavid.be/davidproject/teksten/DAVIDbijdragen/XML_Topicmaps.pdf).
Composition of 
AIP’s
Retrieval: a legal 
obligation
Topic Maps
Searching 
records
Options
Documents you may be interested
Documents you may be interested