Manual Method 
If your subscription base is very small (100 or fewer), the “manual” list management 
system may work for you.  In Outlook you can setup distribution lists. A distribution list 
is a collection or group of email addresses. Therefore, in Outlook you could create a 
distribution list of your email newsletter subscribers and send them the same message. 
You can easily add and delete names in a distribution list. By all means, never place this 
distribution list in the recipient field – always place the list in the bcc area 
24
Otherwise 
the recipients will see their own names and the names of all other recipients on the “To 
line” of the message that delivers your email newsletter. If there is one certain recipe for 
failure, this is it. The bcc approach is also rife with problems. Many ISPs will not allow 
emails that contain a large bcc list and their individual delivery will oftentimes be 
marked as spam because of a “malformed email address.”  
The “manual method” is very labor intensive.  Since there is no automation or 
integration between the activities of people subscribing and unsubscribing to your email 
newsletter, you must get the emails as they come in and make the changes to your 
database (distribution list) one-by-one or in batches.   
Sooner or later however, your list will grow to a size where handling each 
subscribe/unsubscribe request takes too much time. When your list exceeds 100 names, 
it begins to make sense to let someone else manage this for you. 
Automated Method 
As you grow, you must automate the list management of your email newsletter. It will 
allow you to streamline the process of email list management and add a higher degree 
of automation.   You have a choice on how automation will work.  You can purchase 
your own email software or utilize an Application Service Provider (ASP). Many ASPs 
advertise their program as being three services in one: 
ɸ
Email Database Management 
ɸ
Email newsletter Builder (templates and forms) 
81 
ɸ
Campaign Manager (result tracking) 
24
In Outlook, if you don’t want a recipient to see their name in the “To:” box you can use Bcc. Bcc is an 
abbreviation for blind carbon copy. By adding a recipient's name to the Bcc box, a copy of the message 
is sent to that recipient, and the recipient's name is not visible to other recipients of the message.  
However, this too is a labor intensive method for distributing an email newsletter.  
Distribution and Mail List Management 
Pdf data extraction - extract form data from PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Help to Read and Extract Field Data from PDF with a Convenient C# Solution
extract pdf form data to xml; extract pdf data into excel
Pdf data extraction - VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Convenient VB.NET Solution to Read and Extract Field Data from PDF
edit pdf form in reader; save data in pdf form reader
Therefore, a web service will provide a database and tools too keep track of your 
subscribers email addresses, templates and tools to prepare professional looking 
newsletters, and software that can track key metrics so you can evaluate the 
effectiveness of your email newsletter. 
Whether you utilize an outsource solution like an ASP or use an in-house solution, 
subscribers to your email newsletter will either: 
ɸ
Send an email to a specific email address with a request to "subscribe" 
or "unsubscribe." The emails come in and the new subscribers or 
unsubscribers' email addresses are automatically added or deleted to 
your list.   
Or 
ɸ
Go to your web site, enter their email address into a form and click a 
button to get on and off the list. If you use an ASP system, the list 
database will be automatically updated. 
The advantages of the automated approach are obvious. It removes a great deal of 
human involvement with database management; it reduces errors, and is fast and 
efficient. An automated solution is the only way to go if you believe that subscriptions 
to your email newsletter will soon be above some critical mass – such as a rule of 
thumb of 100’s of subscribers. 
Today’s email newsletter management software and web based services are quite 
sophisticated and can include features such as: 
ɸ
Confirmed opt-in verification by email – often referred to as double opt-
in. 
ɸ
Automatic transmission of HTML and Text based newsletters.    
ɸ
email newsletter signup forms for web site use.    
ɸ
Facility to export subscriber information to Excel for further analysis.     
ɸ
Ability to personalize your newsletters by including the subscriber’s 
name, email and other demographic information.  
ɸ
Ability to measure the effectiveness of an email campaign by tracking 
views, open rates, and clicks for each individual newsletter campaign.   
ɸ
Ability to track views, open rate, and clicks for each individual 
subscriber.   
ɸ
Based on recorded click-throughs, follow-up newsletters can be sent to 
those who clicked on a specific link(s).    
Distribution and Mail List Management 
82 
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
Application. Advanced Visual Studio .NET PDF text extraction control, built in .NET framework 2.0 and compatible with Windows system.
exporting pdf form to excel; extracting data from pdf files
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
Image text extraction control provides text extraction from PDF images and image files. Best C#.NET PDF text extraction library and component for free download.
how to save fillable pdf form in reader; html form output to pdf
ɸ
Built-in HTML editor.     
ɸ
Automated tracking/filtering of bounced email addresses.  Addresses 
can be removed after a certain number of user defined bounces. 
ɸ
Ability to schedule email campaigns for future delivery, such as up to 
60 days in advance.     
ɸ
Includes option to forward newsletter to a friend.      
ɸ
Option to target newsletters based on collected demographic data.     
ɸ
Option to email most recent newsletter or a specific newsletter after a 
confirmed opt-in.     
ɸ
Option to specify custom character sets for each newsletter list. 
Welcome Message 
When someone does subscribe to your email newsletter, send them a welcome message 
right away.  Here’s a list of welcome content you may find helpful: 
ɸ
Include a description of what they will typically receive in their 
newsletter 
ɸ
How frequently they will receive it 
ɸ
Where they can read old issues (web address of the archive) 
ɸ
How to unsubscribe 
ɸ
You may also want to include your privacy statement or a link to your 
privacy statement   
If possible, the first issue should include a welcome message. Your welcoming message 
should state something like: "Thank you for subscribing to our great email newsletter. 
Here is our latest issue…". Such a message like that, reminds the subscriber that they 
signed up for the email newsletter (as opposed to receiving something unsolicited).  
Harvesting Email Addresses 
No, no, no. In a nutshell – NO! The harvesting of email addresses is a practice that is 
against the law. It is a tool of spammers. Harvesting is defined as compiling or 
extracting email addresses through anonymous and usually automated collection 
procedures. For example, there are software packages that will “spider” through the 
Internet, visiting chat rooms, web sites, discussion lists, bulletin boards, company 
directories, and any other files that listing personal or business email addresses. The 
spider not only can recognize an email address when it “sees” one, but it can decide to 
Distribution and Mail List Management 
83 
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document in VB.NET Project. DLLs for PDF Image Extraction in VB.NET.
export pdf data to excel; extracting data from pdf into excel
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
VB.NET PDF - PDF File Pages Extraction Guide. Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc. Free PDF document
extract table data from pdf; extracting data from pdf forms
capture it into a database file.  Then you can append or merge the email addresses into 
your database.  
Most email harvesting is done to send bulk unsolicited email therefore, as was 
mentioned in a previous section of this e-book, harvesting is prohibited under the CAN-
SPAM Act 2003.  Keep in mind that regardless of its prohibition under CAN-SPAM, 
email address harvesting is not a good business practice. The use of email harvesting 
techniques means that some part of your database of “subscribers” will have not had a 
prior relationship with your or your organization. In this case, prior relationship means 
any previous correspondence, transaction, third party permission use, or offline contact 
(like a store visit).  If you are foolish enough to use harvesting methods to build your 
email list, your email newsletter will be perceived as spam and your web site will likely 
be shut down. That’s the last thing you want! 
Timing of Distribution 
One advantage of email newsletters is that they give you the ultimate flexibility when 
timing a delivery. When do you want readers to receive your email newsletter? This is a 
question that e-marketers also study. Think about the best time to catch people’s 
attention. The time and day of appropriate distribution of your email newsletter may 
vary with the needs of your target audience.  There maybe some group that enjoy 
receiving your email newsletter on the weekend, while others can’t be bothered with 
email on the weekend because they are busy with recreational activities. Some editors 
believe that mid-day and mid-week are the best times to catch people's attention. Many 
studies reveal that email marketers think that the best time to send an email marketing 
campaign is between 8:00 am and 1:00 pm and that the best days of the week are 
Tuesday, Wednesday or Thursday. 
Monday mornings are tough for many people as they try to get back into the swing of 
things and emails received late Friday, over the weekend, and early on Monday will 
stack up and compete for attention with your Monday morning email newsletter. 
Fridays may not be a good delivery day because people are trying to wrap up their 
work, and look forward to rest, relaxation, and recreation for the weekend. Some 
newspaper editors save their best stories for mid week when they believe readership is 
up.  Weekend reading habits are difficult to predict. Many people like to relax with their 
Sunday newspaper as they religiously cull through just about every interesting article on 
Distribution and Mail List Management 
84 
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Document. Support PDF Image Extraction from a Page, a Region on a Page, and PDF Document. C# Project: DLLs for PDF Image Extraction. In
can reader edit pdf forms; pdf data extractor
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
PDF Text Extraction. Mature and robust APIs are provided for programmers to integrate and perform PDF text extraction feature in .NET windows and web project.
how to save a pdf form in reader; how to save pdf form data in reader
Sunday morning or Sunday evening. There are sports fans who like to spend Saturday 
morning with the sports page. The point is that only you can answer the timing question 
after studying the wants and needs of your subscribers. For example, one of the most 
popular ecommerce sites, Circuit City (www.circuitcity.com
), sends their emails 
during the day on Sunday. This time obviously works for them based on their results. 
Identifying the best time to send out your email newsletter may not be easy.  Rules of 
thumb (between 8:00 am and 1 pm and Tuesday, Wednesday or Thursday) may be the 
best times to satisfy your readers needs, provide optimal open rates (the percentage of 
emails received that are read), and help to maximize your revenues. Every target market 
has different needs and therefore you must think about the best timing (day and time) 
for the distribution of your email newsletter.  One idea is to experiment. That’s another 
advantage of email newsletters. They are so cost effective that you can experiment with 
different timing plans. Try different days and times and track some relevant metric 
(responses, new subscriptions, orders, request for information, contest entries etc.). 
Eventually, you should arrive at an optimal time and delivery day. 
Ready to Launch  
When you are ready to launch an issue, there are a variety of quality issues to consider. 
A check list can help you resolve many quality issues before you click the send button. 
The check list below is a starting point.  Revise it to meet your specific needs.  A copy 
of this checklist is also included in the appendix of this book. 
Proofread one last time.  (see the next section on proofreading) 
ɸ
The "From:" line includes your company name, brand name, and 
preferably the name or a real person (such as the editor). 
ɸ
The "Subject:" line is the right length. It is 5-8 words, and no more than 
40 characters including spaces. 
ɸ
The "Subject:" line incorporates a specific benefit that will interest 
subscribers and motivate them to open the issue. 
ɸ
The "Subject:" line includes your brand name if for some reason your 
"From:" line does not. 
ɸ
The "Subject:" line accurately reflects the theme or basic message of the 
issue 
ɸ
If possible, the email newsletter body is personalized with the recipient's 
first name last name or both, if appropriate. 
Distribution and Mail List Management 
85 
C#: Demos and Sample Codes for Image Content Extraction Using OCR
C# Sample Code for Png Image Text Extraction. This C# OCR demo code illustrates how to extract text from Png and save to png.pdf. // Set the training data path.
how to make pdf editable form reader; how to fill pdf form in reader
C# PDF File Permission Library: add, remove, update PDF file
Form Process. Data: Read, Extract Field Data. Data: Auto Fill-in Field Data. Field: Insert Choose to offer PDF annotation and content extraction functions.
fill in pdf form reader; extracting data from pdf to excel
ɸ
The email newsletter copy is well written, clear and concise. 
ɸ
The email newsletter copy balances information and promotion (80/20 
mix). 
ɸ
The promotional copy of the email newsletter contains a strong or at 
least effective call to action. 
ɸ
The issue focuses on benefits or value-added information. 
ɸ
Appropriate graphics and a good use of white space. 
ɸ
The issue has been effectively proofread including the body of the email 
newsletter, the "From:" line, and the "Subject:" line. 
ɸ
Links have been double-checked to assure they work properly. 
ɸ
The issue has been previewed and you have sent a test copy (to 
yourself) in HTML and text. 
Proofreading Your Newsletter 
Be sure to properly proofread your email newsletter by getting someone else to ensure 
the quality of your newsletter.  Mistakes in your email newsletter will destroy your 
credibility and the effectiveness of your message. 
It’s always better to have someone else proofread your work because your own errors 
can often “fool your eye”. However, even if you pass your work on to someone else to 
proof you should always do your best to proofread your own work. In general, your 
proofreading should be more than just re-reading your newsletter.  You should ask 
yourself: 
ɸ
Does the newsletter look right? 
ɸ
Is it effective and complete? 
ɸ
Does it sound right? 
ɸ
Is it correct? 
Proofreading needs to be done in multiple stages.  Some experts believe that at least 
four rounds of proofreading are necessary.  The first pass should involve a general read 
— simply looking to see if the newsletter “looks” right. Here’s where you may catch 
mistakes such as lengthy paragraphs, poorly positioned graphics, and poorly placed 
hyperlinks. You may want to read the first pass aloud to let your ear catch grammar or 
awkward sentence construction. The “sound” of your newsletter is important. If it 
sounds stuffy or forced, people aren’t going to read it. A subsequent pass should involve 
Distribution and Mail List Management 
86 
VB.NET PDF File Permission Library: add, remove, update PDF file
Data: Read, Extract Field Data. Data: Auto Fill-in Field Data. Field: Insert, Delete, Update Choose to offer PDF annotation and content extraction functions.
extract data from pdf table; extract data from pdf to excel
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction.
pdf form data extraction; extract data from pdf
reading one sentence at a time. Some experts also suggest you should do one pass from 
the end of the newsletter to the beginning.  
Each proofreading pass brings the newsletter closer to perfection. In addition, a 
proofreading checklist is always a good idea.  Here’s one you may find helpful 
Proofreading Checklist 
ɸ
Newsletter has been spellchecked. 
ɸ
Read the newsletter aloud to check for complete sentences and flow of 
thoughts. This also helps you find missing words. 
ɸ
Ideas are organized in a logical order. 
ɸ
Every sentence begins with a capital letter and ends with the correct 
punctuation mark. 
ɸ
Periods and commas are used correctly. 
ɸ
Apostrophes are used correctly for contractions. 
ɸ
Quotations are punctuated correctly. 
ɸ
Names of people and places have been capitalized. 
ɸ
Each word in a title have been capitalized except: and, but, or, a, an, the, 
and prepositions that are less than five letters long (from, to, in, out, on, 
over, etc.).   
ɸ
First word of a title is always capitalized. 
ɸ
Use of common homonyms (there, their, they're; to, too, two, your, 
you're) is correct. 
ɸ
Checked accuracy of numbers used in newsletter articles. 
ɸ
The numbers one through ten are spelled with letters. Numbers over ten 
are written with numbers unless they begin a sentence. 
ɸ
Accurate abbreviations and acronyms. 
ɸ
Book titles are italicized.   
ɸ
Quotes are in quotation marks or italicized.   
ɸ
Eliminate the use of jargon and clichés. 
Distribution and Mail List Management 
87 
Promoting Your Email Newsletter 
Contacting Existing Customers 
How do you get the word out that you have an email newsletter? The first obvious step 
is to let all your current customers know about the launch of your newsletter and how 
they can subscribe to it. With every correspondence that you send to your current base 
of customers, invoices, confirmations, invitations, thank you notes, etc., you need to 
include information about your email newsletter.  
Some tactics are obvious. Have you offered your existing customers a subscription to 
your newsletter? If you haven't, you should email them an offer to subscribe. In addition 
to trying to motivate your current customers to subscribe by explaining the benefits of 
the email newsletter, consider a "special gift" like a free report, white paper, article or 
book if they subscribe. Perhaps you can do the same if a current subscriber refers a 
friend who registers as a subscriber. 
Promoting Your Email Newsletter on Your Site 
You should also promote your newsletter on your Web site. When you promote the 
email newsletter on your web site (and this is true in all your newsletter promotional 
pieces) you must give your prospective subscriber a reason to subscribe. Don’t just put 
a banner on the site that says something like: "Click Here to Subscribe to our Free email 
newsletter".  Find a way to communicate why they should subscribe. Answer the 
question: How will they benefit from subscribing and reading your email newsletter?  
The idea that your email newsletter is free is not enough to get someone to subscribe. 
Unless you can persuade people to believe otherwise, for the most part, “free” means 
worthless. As a motivation to sign up, people must believe that they will get something 
of value from the free newsletter. There are thousands of free newsletters out there; how 
many of them offer really valuable information? What makes yours different or special 
from all the thousands of other free email newsletters?  
You really need to "sell" your free newsletter to potential subscribers. In one or two 
sentences, make the benefits of subscribing clear. If your newsletter is about a coaching 
11 
Promoting Your Email Newsletter 
88 
girl’s basketball, say something like "Subscribe to the Ultimate Coaching Girls 
Basketball email newsletter. Receive monthly tips and advice from the best girls’ 
basketball coaches in the U.S. - from youth, high school, and college.” Doesn’t that 
sound much more interesting and valuable than "Subscribe to my free newsletter"?  
Another strategy for the web site is the positioning of the email newsletter subscription 
box on your site. Make sure it is above the “fold” – immediately visible in the first 
window.
25
In other words, don't make it difficult to find. If you believe that your email 
newsletter is an important tool in your marketing mix, make sure everyone who visits 
the site has an easy time finding the subscription box.   
Promoting Email Newsletter in Everyday Emails 
You probably write lots of emails in the course of your everyday business dealings.  
Each email is an opportunity to promote your email newsletter.  One simple and almost 
effortless way (and potentially a viral way) is to add some type of tagline in your email 
signatures. An email signature (in an email message) is a three- to six-line message or 
footer that you can attach to the bottom of every one of your email messages. This is 
“free” digital real estate that you should use to plug your email newsletter. 
Most people are not offended by email signatures so you should take advantage of this 
opportunity.   
Here’s an example of an email signature that encourages the reader to sign-up for the 
company’s email newsletter. 
James Kinlan 
President 
TemplateZone.com 
Subscribe to our Office Expert email newsletter
Post to Publicize 
You should actively promote your email newsletter in every appropriate electronic 
venue you can find. What better place to do that than in online resources that already 
have an audience. Think about the newsgroups, discussion lists and forum postings you 
25
Web site writers refer to the area your first see when a web site opens as "above the scroll". This is a 
new twist on the term "above the fold" in a newspaper, which is what you see when the newspaper sits 
folded on your desk or at the newsstand. 
Promoting Your Email Newsletter 
89 
can join to publicize your email newsletter.  An editor who started up an email 
newsletter on the topic of personal finance, received thousands of new subscribers by 
posting helpful information on finance related newsgroups. He would give advice, tips, 
make comments, and contribute to discussion threads and he always informed the 
readers that he was the editor of a free personal finance newsletter.  
If you can identify newsgroups, discussion lists and forums that relate directly to your 
industry, profession, and business niche, it makes sense to contribute to the dialog of 
those groups and to gently plug your email newsletter.  Gently is the key word. Be 
careful not to blatantly advertise the newsletter within these forums.  Like spam, blatant 
advertising in many of these venues annoys people. However, if you offer valuable 
advice or make good contributions to the dialog, you can also mention that you are the 
editor of a newsletter and how interested parties can subscribe.   
You should also offer to write articles for local newspapers, trade journals, ezines and 
other periodicals.  Writing articles will become more efficient for you once you start 
producing a few issues of your newsletter.  You will have a “library” of good content 
that you can spin out into an article. Be sure to promote your newsletter in the article 
and include your web site address and email address in a tag line at the bottom of the 
piece. 
When you launch your first issue, be sure to also issue a press release to the local papers 
and post the press release on the web – it’s inexpensive. See how you can do this online 
at www.prweb.com
.  Some people who are familiar with your company or who have an 
interest in the types of products and services you offer will take the time to surf to your 
web site or email you for information on how to subscribe. 
Promoting Your Email Newsletter 
90 
Documents you may be interested
Documents you may be interested