c# ghostscript pdf to image : Best pdf form filler software application cloud windows html winforms class TOR_Final0-part1018

Government of Meghalaya 
TERMS OF REFERENCE 
Requirement of Data Analytics Agency to Update/Recreate Beneficiary List for MHIS-2  
1. 
Introduction 
The Department of Health & Family Welfare, Government of Meghalaya has issued the Megha 
Health Insurance Scheme (RSBY + UHIS) vide O.M. No. Health 34/2006/Pt/95 dated 10 October 
2012 with the objectives of (i) creating a sustainable and practical health insurance scheme for the 
residents of the State of Meghalaya; (ii) enhancing the implementation, administration, enrolment 
and  utilization  of  health  insurance  cover  made  available  to  the  residents  of  the  State  of 
Meghalaya;  (iii)  providing  adequate  cover  after  considering  the  incidence  rate  of  regional 
diseases; and (iv) ensuring sustainable, affordable and high quality health care services in the 
State of Meghalaya. The enrolment for the Phase I (MHIS -1) of the scheme was completed on 
July 31, 2013 and [included all residents of Meghalaya carrying a voter id card].  
The Phase -2 of the scheme (MHIS -2) is expected to be launched in December 2013. For the 
launch of this scheme, the government is desirous of preparing an updated list  of households 
(“
Beneficiary List
”) in 
the format required by Ministry of Labour and Employment, Government 
of India ("MoLE").  The total number of Beneficiaries (households) in the Beneficiary List is 
expected to be of the order of 6 lakh
1
. A single, state-wide list of beneficiary households
2
needs to 
be prepared using the latest available Electoral Rolls for the state of Meghalaya and  the Socio-
economic  Census of India  2011  data  (if  available), list  of  BPL  persons  as  approved by  the 
Government of Meghalaya,
3
list of persons worked for at least 15 days under MNREGA during 
the previous year
4
and any other data/list
5
that is appropriate for the implementation of RSBY and 
MHIS-2 in 2014 and as may be requied by the GoM. This Beneficiary List will be submitted to 
the MoLE for generation of a Unique Registration Number (URN) for each of the beneficiary 
households. Appendix 2 lays down a tentative process that may be considered by the agency for 
the preparation of the Beneficiary List. 
2. 
Scope of Work 
The GoM is seeking services of a data analytics agency that will be responsible for preparation of 
the Beneficiary List as per the detailed format provided in this ToR and to the satisfaction of the 
MoLE.  
1
The number is indicative and only provided for a quick understanding of the work. The agencies bidding for the 
project are expected to carry out their own due diligence. 
2
A beneficiary household is defined to mean a family unit consisting of up to 5 members, including husband, wife 
and up to 3 dependents. Please refer to http://www.rsby.gov.in for further details. 
3
BPL: Below Poverty Line 
4
MNREGA: Mahatma Gandhi National Rural Employment Guarantee Act 
5
List of construction workers, beedi workers, street vendors, and domestic workers etc. Please refer to 
http://www.rsby.gov.in for further details on eligible categories of unorganized sector workers under the RSBY. 
Best pdf form filler - C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial to Automatically Fill in Field Data to PDF
attach file to pdf form; convert word form to fillable pdf form
Best pdf form filler - VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data in vb.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data in vb.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
convert word form to pdf fillable form; attach image to pdf form
The scope of  work will cover all services  required  to  be  provided for  the preparation,  audit, 
validation and upload of the Beneficiary List. This section provides an indicative scope of work 
for the agency. It shall be the responsibility of each bidder to carry out all tasks, including those 
listed below to successfully develop an accurate Beneficiary List meeting the requirements set out 
in Section 3.  
The key responsibilities of the agency will be as follows: 
2.1 
Data Collection and Cleansing 
The agency shall be responsible for the preparation of the Beneficiary List as per the desired 
format to the satisfaction of MoLE. It shall prepare a detailed work plan for achieving the same 
and  shall  submit  the  work  plan  for  the  review  and  approval  of  the  government/government 
appointed agencies. 
While GoM shall facilitate the data collection, the agency shall be responsible for day-to-day 
project management and coordination with various stakeholder including  State Nodal Agency 
("SNA"), MoLE, state electoral office, 
DC‟s
6
office) for the collection of data required for the 
preparation of the list.  
The agency shall be responsible for converting the list/data/information from PDF formats to MS 
Excel format if the Excel formats are not readily available with the GoM. 
Should the data not be available in soft copy (electronic format), the agency shall be required to 
prepare the Beneficiary List from the hard copies made available by the relevant government 
entities. 
The agency shall work with Government of Meghalaya officials/ representatives to collect and 
build Beneficiary List using the following databases/lists 
o
Electoral Roll for the state of Meghalaya [latest update] 
o
Approved list of persons Below Poverty Line (BPL) 
o
List of persons availing MNREGA benefits and identifying those who have worked for at 
least 15 days during the [previous financial year]  
o
Construction workers‟ list, Domestic Workers List/ Street Vendors List
and list of any 
other eligible categories of unorganized sector workers 
o
Post enrolment data for the last two years 
o
The list of households missed out during the MHIS 1 enrolment 
o
Any other list provided by the state government  
The agency shall transcribe the hard data of the households that were left out during MHIS 1. The 
hard copies of such documents are available with the SNA 
The agency shall cleanse, merge, dedupe, categorize and format the data/list as required. The data 
shall  be  split  by village,  block,  district,  and  category  wise  as  per the  requirement of MoLE 
(detailed in the output data format Section 2.3 of the ToR).  
Assign category flags including BPL, MNREGA, Construction worker, other eligible categories 
of  unorganized  sector  workers  under  the  RSBY  and  APL  category  to  each  Beneficiary 
Household, as the case may be.  
Separate  the  Beneficiary  List  district-wise  and  further  categorize  beneficiaries  under  eligible 
categories of  RSBY beneficiaries  (including BPL, MNREGA, Construction worker and  other 
6
District Collector/ District Magistrate 
eligible categories of unorganized sector workers under the RSBY) and non-eligible categories of 
beneficiaries (i.e., APL households) 
The agency will prepare a village/ locality wise list of beneficiaries to be shared with the SNA for 
onward mailing  to concerned District officials. This  list would contain  the  list of  all  eligible 
households  in  a village  and  will contain columns  and  place for correction by  the respective 
village or locality headman or any other official designated by the GoM. It might also contain any 
other data that may be decided to be included during the engagement 
The agency should also flag villages with a population of less than 200 people in Meghalaya 
The agency would prepare a website that displays the data online with facility for collection of 
information on Mistakes, errors, etc 
Special emphasis must be placed on the following aspects: 
o
Locality  breakup  of  lists  especially  for  urban  areas  (either  using  pincodes  or  other 
identifying parameters) 
o
Include a separate column for head of household/ family 
o
Differentiate between tenant and landlord 
o
Data must be verified through field verification 
User‟s  Guide  for  Enrolment  Database  Template
has  been  issued  by  MoLE  for  RSBY.  The 
Beneficiary List prepared by the agency must comply with the latest guidelines and formats. The 
Data must be acceptable to MoLE for generating unique registration number (URN). 
2.2   Audit of Data 
The agency shall work with GoM to audit data through field visits. It is suggested that at least 
80%  of  villages in each  district  shall  be  audited.  The government  expects  the  agency  to  be 
involved directly in 5 village audits per district on the field. If the data error reports is greater than 
10% of number of Beneficiary households audited, then the agency will have re-evaluate their 
merge/dedupe algorithms and repeat the analysis and shall prepare a new Beneficiary List taking 
the  field  inputs  into  account. Another round of audit  shall  be  carried  out  for  the  remaining 
villages which have not been covered in the earlier round.  
2.3   The Output Data Format 
The  agency  shall  refer  to  the  latest  output  data  format  available  on  the  RSBY  website
7
 A 
tentative format is given below for the benefit of the agency. 
There are two key tables in MHIS enrolment data: 
TxnEnrollment Table: To store the head of the households 
TxnDependents Table: To store all the dependent members of the households including the 
head 
The columns present in these tables are as listed below 
7
http://www.rsby.gov.in/ 
TxnEnrollment Table 
S. No 
Column Name 
Remarks 
URN_Old 
Previous URN number (generated earlier)  
URN 
URN number (Generated by EDVASP) 
FamilyID 
Family-ID of Family 
EName 
Name of family head (in English) 
VernacularName 
Name of family head (in Vernacular) 
Father_HusbandName 
Father/husband name of family head 
Door_HouseNo 
Door/house number  
VillageCode 
Village-code of family 
Panchayat_TownCode 
Panchayat_TownCode of family 
10 
BlockCode 
Block-code of family 
11 
DistrictCode 
District-code of family 
12 
StateCode 
State-code of family 
13 
RSBYType 
RSBY Type (sc/st/obc). 01 for SC, 02 for ST, 03 for OBC and 99 
for Others. 
14 
CatCode 
Category Code (BPL-01, BoCW-02, State BPL-03, Naxal 
Affected-05, Street Vendor-06, Domestic Workers-07,Beedi 
workers-08, MNREGA-09) 
15 
BPLCitizen 
01 for BPL and 02 for Non-BPL 
16 
Minority 
Yes - 1 or No- 2 
TxnDependents Table 
S. No 
Column Name 
Remarks 
URN_Old 
Previous URN number (generated earlier) 
URN 
URN number (Generated by EDVASP) 
FamilyID 
Fmaily-ID 
MemberID 
Member-ID of family 
MemberName 
Member name of family 
Gender 
Gender of member 
Age 
Age of member 
RelationCode 
Relation Code of Relationship between member of family 
and family head. 
UID 
UID Number 
10 
EID 
EID number 
11 
Status 
For internal purpose 
Separate files shall be prepared for RSBY and non-RSBY categories as detailed earlier. 
2.4   Data Preparation Methodology and Correction 
The  agency  shall  be  responsible  for  preparation of  the  final  methodology  to  cleanse,  merge, 
dedupe, categorise and format data 
The  agency  shall  be  responsible  for  creating  and  implementing  necessary  process  steps  and 
quality checks to ensure data integrity 
The agency shall analyze reports of data duplicates or other errors and determine the best course 
of action to correct the data 
The agency shall be responsible for modifying the Beneficiary List for any corrections observed 
during field visits, audit, beneficiary enrolment drive etc. 
It is recommended that the Beneficiary List is prepared in full for one district first, get it validated 
from the field, and use the learning to prepare the lists for remaining districts. 
2.5   Data Validation and Upload 
Upon completion of the preparation, audit and finalization of the Beneficiary List, the agency 
shall be responsible for: 
Validating  Beneficiary  List  as  per  RSBY  software  and  guidelines  available  on  the  website 
[http://rsby.gov.in]. 
Upload  Beneficiary  List  in central  RSBY  data  base/RSBY  web  site  after the  validation  and 
approval from MoLE, as per its direction
The  agency  will  also  be  required  to  submit the all  or  part of the  data  collected  during  this 
endeavour  in  MS  excel  and  database  or  any  other  acceptable  format  as  is requested  by  the 
Government of Meghalaya 
2.6   Assistance during Enrolment 
The agency shall be responsible for reviewing the data files and working to resolve data issues 
with the SNA and insurance company during the enrolment for MHIS-2 such as clarifications and 
providing supplementary information on the data/villages/location etc 
2.6   Onsite Support to State Nodal Agency (SNA) during the project 
Local presence of the agency for the duration of the engagement is critical to ensure timely and 
accurate deliverable and close coordination with the SNA. 
The agency shall be responsible handling all logistics related to transcription of current hard copy 
of  the  data,  generation  of  the  list,  printing  and  mailing  it  to  the  concerned  government 
representatives and collecting the information 
The agency will deploy atleast ONE (1) or more Full Time Employee (FTE) / technical staff at 
the SNA‟s office in Shillong for the entire duration of the engagement or EIGHT (8) months, 
whichever is earlier for atleast 20 working days every month. The staff must be deployed within 4 
weeks of issue of the Letter of Award by the Government of Meghalaya and will stay in Shillong 
until the finishing of the Enrollment for MHIS 2 (estimated to be around May 2014). While the 
SNA would provide the office space, the agency would be responsible for the boarding, lodging 
and all the technical resources required by the staff 
The FTEs will be responsible for providing local support and handling issues at local level as well 
as handling issues onsite 
The agency will refer quote the number of FTEs and the duration of support in the quotation. 
Failure to provide an FTE for a atleast 20 working days every month will result in the termination 
of  the contract or  a  penalty a prorated penalty of Rs. 2,500  per  day for  any  shortfall in the 
minimum onsite requirement of 20 working days per month. For the purpose of the project, a 
month refers to a complete calendar month (for e.g. September, December, etc). In case the FTE/s 
join in a part of the month, the number of working days required in that month will be counted on 
a pro-rata basis 
3. 
Acceptance Criteria & Desired Level of Accuracy 
The Beneficiary List prepared by the agency should meet the following criteria: 
o
Accuracy of 95% or above: The final Beneficiary List should have an accuracy of 95% or 
above, which includes correct placing of the families and villages in their respective blocks 
and districts. 
o
Maximum Variance of 10%: 
Number of Beneficiary Households generated per district should be within ±10% of the 
total number of households as per Census of India 2011. 
Number of Beneficiary Households per district flagged as BPL should be within ±10% of 
the number of Households as per approved list of BPL households provided by the GoM. 
Number of Beneficiary Households per district flagged as MNREGA should be within 
±10% of the number of households as per the latest MNREGA list. 
The agency should add an additional field for MNREGA households having worked at 
least 15 days in 2012-2013 (the relevant documents are illustrated in Appendix 2). This is 
important for GoM as households that demand at least 15 days of work in the [prior FY] 
are eligible for GoI subsidy.  
4. 
Firm Qualification, Team Composition & Qualifications of key staff 
4.1 
Eligibility Criteria for Agency 
The  agency  should  have  an  experience  of  data  cleansing/merging/deduping/categorising  and 
formatting for at least 2 projects in the three financial years immediately preceding the due date. 
The aggregate consulting fee for such projects should be at least Rs 40 lakhs.  
Experience of having worked on preparation of any listing for government sponsored projects 
such as RSBY will be desirable. It is highly desirable that atleast one person mentioned under 
roles 1 or 2 in sections 4.2 below have worked on preparation of lists for Government sponsored 
projects such as RSBY.  
4.2 
Team Composition and Qualifications 
The agency should, at a minimum, employ following personnel for the project and having at a 
minimum the competencies set out below: 
A.  Roles 
B.  Competencies 
1. Team Leader 
5 years of professional experience in Data Analytics 
Project  management  experience  of  at  least  [3]  years  in 
consulting engagements  
Strong  communication skills and experience  in  PPPs/  health 
insurance is desirable 
Experience in Social Health Insurance, public data handling, e-
governance or government schemes  is desirable 
2. Data Leader  
Experience  of  working  with  large  data  sets,  designing  and 
implementing data analytics models is necessary 
Experience  in  RDBMS  Database,  T-SQL  scripting  and  MS 
Access is necessary 
[3] years of relevant experience within Health Insurance sector 
is desirable  
3. Data Analysts 
Experience in Data Analysis, Data Manipulation (cleansing, de-
duping  etc.)  and  implementing  data  analytics  models  is 
necessary 
1-3 years of relevant experience is desirable 
4. Data Quality Experts 
Experience in performing automated & manual quality checks 
on data is necessary 
Experience in data quality monitoring within health insurance 
is desirable 
1-3 years of relevant experience is desirable 
5.Field Coordinators 
Experience in coordinating with  various govt. representatives 
for implementing a public scheme 
6. Onsite FTE/s 
As in Data Analyst (no 3) above 
The  agency  shall  be  responsible  for  providing  all  administrative,  technical,  professional  and 
support staff required to perform their services in accordance with these Terms of Reference.  
The  Government  of  Meghalaya  shall  not  normally  consider  any  request  of  the  agency  for 
substitution of the Team Leader or any of the other key personnel. Substitution may be permitted 
in exceptional circumstances only, if the Team Leader or any other key personnel is unavailable 
due to reasons of incapacity or ill health; provided that the agency appoints a substitute person 
who is equally or better qualified.  
5. 
Submissions, Opening and Evaluation of Proposals 
5.1 
Brief Description of Selection Process 
The Government  of Meghalaya  has adopted a two  stage  process  for evaluation  of  Proposals 
received. Each Proposal will be comprised of two parts: the Technical Proposal and the Financial 
Proposal; to be submitted in two separate sealed envelopes.  
In the first stage, the Technical Proposals will be opened first and evaluated in accordance with 
Section 5.4. In the  second stage, the Financial Proposals of those bidders that are technically 
qualified will be opened and evaluated in accordance with Section 5.4.  
Proposals  of technically  qualified  bidders will  finally be  ranked according  to their  combined 
technical and financial scores. Ordinarily, the highest ranked bidder will be selected. However, 
the Government of Meghalaya reserves its right to accept or reject any or all Proposals or to annul 
the tender process at any time without assigning any reasons and without any liability or any 
obligation for such acceptance, rejection or annulment. 
5.2 
Submission of Proposals 
(a) 
Technical Proposals  
Details supporting qualification criteria including 
o
Firm experience in the standard world bank format exhibiting the experience 
o
CV  of experts  in  the  standard  world  bank  format  exhibiting the detailed 
experience 
o
Detailed approach and methodology for carrying out the List preparation 
(b) 
Financial Proposals 
The financial proposal shall be submitted in the format prescribed in Appendix 2. 
(c) 
Validity of Proposals 
The Proposals shall be valid for a period of not less than [30] days from the bid due date. 
(d) 
Proposal Due Date and Address for Submission 
All Proposals shall be submitted to the Government of Meghalaya on 16
th
September, 
2013 latest by 3:00 p.m at the following address: 
Shri M.R Synrem, IAS 
Chief Executive Officer,  
Megha Health Insurance Scheme (RSBY+UHIS) 
State Nodal Agency (MHIS),Office of Chief Executive Officer, 
Health Complex, Red Hill Road, Upper New Colony, Laitumkhrah, 
Shillong 
793003, Meghalaya. 
Phone No.  +91 8575037577, Email Id: rsbymegh@gmail.com  
The Government of  Meghalaya shall  not  entertain  any  email or  fax submissions. All 
Proposals received after the specified time on the due date shall be rejected. 
5.3 
Opening of Proposals 
Proposals submitted by Bidders will be opened at the same address on 17th September, 2013 at 
3:00 p.m. in the presence of the Bidders representatives that choose to be present. 
5.4  
Evaluation of Proposals 
The Technical Proposal shall be opened first and evaluated.  
o
Evaluation shall be as per the following criteria 
Firm  level  experience  of  data  cleansing/merging/deduping/categorising  and 
formatting 
Each project shall fetch 3 marks with a maximum of 15 marks 
Individual experience 
Team leader:   
15 marks 
Data leader:   
10 marks 
Data analysts:   
10 marks 
Data quality expert:   05 marks  
Field coordinators 
05 marks 
Methodology proposed:  
15 marks 
o
The total technical score (T
s
) of a bidder shall be calculated 
Financial proposals of bidders achieving at least 50 marks (T
≥ 50) shall be opened 
o
For  financial  evaluation,  total  cost  of  financial  proposal  will  be  considered.  This 
however,  does not include  service  tax,  which is  reimbursable. The  financial  proposal 
shall be evaluated as follows: 
Financial Score (F
s
Lowest Bid 
25 
Other Bids 
{(Lowest financial bid / Financial bid of the Bidder under 
consideration )* 25} 
o
Ranking of bidders shall be made on the basis of the aggregate of technical and financial 
scores (i.e. T
s
+ F
s
 
In order to facilitate the evaluation of Proposals, the Government of Meghalaya reserves the right 
to seek clarifications from the bidders within a reasonable time. If a bidder does not provide such 
clarifications, then the Government of Meghalaya shall have the right to construe such Proposal 
to the best of its understanding or reject such Proposal. 
Ordinarily, the assignment shall be awarded to the highest ranked bidder.  
The selected bidder will be issued a letter of award ("LOA") in duplicate, which such selected 
bidder shall be required to sign and return within [7] days of receipt of the LOA. Upon return of 
the signed LOA by the selected bidder, the Government of Meghalaya and the selected bidder 
shall be deemed to have executed a contract for the assignment.  
If the selected bidder fails to return the signed LOA to the Government of Meghalaya, then the 
Government of Meghalaya shall have a right to revoke the LOA and award the contract for the 
assignment to any other bidder or third party as it deems fit. 
10 
6. 
Commencement of Assignment 
The bidder selected as the agency shall commence the services for the Assignment promptly upon 
returning the signed LOA to the Government of Meghalaya. 
7. 
Duration and Timelines  
The project shall be completed within 7 weeks of issue of the contract by GoM 
The  agency shall  submit  a  draft Beneficiary  List  within  6  weeks  of  the issue of  the 
contract 
o
Agency shall prepare the Beneficiary List for one district within 2 weeks and 
carry out detection of errors from field visit within 1 week of preparation of the 
Beneficiary List 
o
The agency shall use the learnings from the first district in preparing the 
Beneficiary List for other districts 
2 weeks will be used for detection of errors from the field after the submission of draft 
Beneficiary List 
For the purpose of administrative convenience and to best utilize time, it is recommended 
that the agency prepare data district-wise in series so that field verification for some 
districts can be started while the lits for other districts is being compiled 
The agency shall validate and upload the final Beneficiary List  on the RSBY website and 
submit a copy to the GoM in the prescribed format within 9 weeks of issue of contract 
Note: The agency shall deploy sufficient resources to execute Step 3: Assigning villages to the 
correct Blocks (as detailed in Appendix 2). This step requires partial manual effort in mapping 
villages to Blocks by working closely with the GoM and individual District Officers. 
8. 
Deliverables  
The agency shall be required to submit all reports, analysis, documents, methodology, software and 
codes as may be  required to successfully  develop the Beneficiary  List meeting  the acceptance 
criteria set out in Section 3. All data and any software, algorithms developed for the purpose of this 
project will be property of the Government of Meghalaya and the agency shall share all these with 
the SNA before release of the final payment and when required by the SNA. 
The deliverables expected from the agency shall include, but are not be limited to, the following:  
i. 
Beneficiary List for eligible MHIS population, with RSBY, MNREGA and classification of 
other eligible  categories of unorganized sector workers under  RSBY (the Draft  and Final 
Master Lists village-wise, block-wise and district-wise as per standard RSBY format). Allow 
provision in the Beneficiary List for incremental updates in subsequent years. 
ii. 
Detailed documentation on updation methodology so that the GoM can handle incremental 
updates every year on its own without support from any external agency 
iii. 
Detailed list of errors observed within data and the solution adopted to fix them 
iv. 
Data audit report as per audits under taken in Section 2.2 of the ToR 
v. 
Documentation of detailed end-to-end steps in preparation of the Beneficiary List 
Documents you may be interested
Documents you may be interested