Creating and Managing Workflows
151
“Set a Workflow Variable” on page 153
“Start a Parallel Workflow Thread” on page153
“Start a Workflow Process” on page153
“Stop a Workflow Thread” on page153
Copy Entry
Select the Destination Folder: Select the folder to copy the entry to.
Selected Folder: Displays the destination folder that you selected.
Start This Workflow on the New Entry: Select the state where you want the workflow to start on the 
new entry. You can configure the workflow to start at the initial state, at the current state, or to not start 
at all.
Custom Action
Action Class Name: Specify the name of the custom action that your Vibe administrator has set up.
Work with your Vibe administrator for information on what you should put in this field.
For more information about how Vibe administrators can enable JAR files to be used as custom 
workflow actions, see “Enabling Custom JAR Files to Be Used on Your Vibe Site” in the  Novell Vibe 
4.0.1 Administration Guide.
Move Entry
Select the Destination Folder: Select the folder to move the entry to.
Selected Folder: Displays the destination folder that you selected.
Notifications
Entry Creator: Select this option if you want to send a notification to the user who created the entry.
Team: Select this option if you want to send a notification to the entire team.
Users: Specify individual users to whom you want to send a notification.
Groups: Specify groups to whom you want to send a notification.
Additional E-mail Addresses to Notify: Specify an email address where you want a notification to 
be sent.
Select an Entry Type: Use the drop-down list to select the type of entry that most closely represents 
the type of entry that is going through the workflow.
Text to be Put in the Notification Subject Line: Specify the text that you want to appear in the 
subject line of the notification that is sent.
For example, 
Peer Review Needed
.
Append the Entry Title: (Optional) Select this option if you want the entry title to appear after the 
text in the subject line.
Pdf add signature field - C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
Online C# Tutorial to Automatically Fill in Field Data to PDF
convert pdf forms to fillable; add attachment to pdf form
Pdf add signature field - VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data in vb.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data in vb.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
create fill pdf form; convert pdf to fillable form
152
Novell Vibe 4.0.1 Advanced User Guide
Include a Link to the Entry: Displays a link to the entry in the email notification. This option is 
enabled by default. If you do not want a link to the entry in your email notification, you must deselect 
this option.
Include the Full Entry: Displays the full entry in the email notification.
Text to be Put in the Notification Body: Specify text that you want to appear in the main body of 
the email notification. You can also select 
Append the Entry Body
if you want the main body of the 
entry to display with the email notification message.
Any text formatting that you use in this field needs to be done in the HTML format. Following are 
some examples of HTML formatting:
<i></i>
for italics
<b></b>
for bold
<br>
for a break (return/enter)
<p></p>
for a new paragraph
<a href="www.example.com"></a>
for links to URLs
Append the Entry Body: (Optional) Select this option if you want the main body of the entry to 
display with the email notification message.
Remote Applications
Remote Application: From the drop-down list, select the remote application.
Remote applications need to be set up and enabled by your Vibe administrator before you can use 
them. For more information about remote applications, see Chapter12, “Managing Remote 
Applications,” on page173.
Variable Name: Specify the name of the variable to contain the results that are returned by the 
remote application.
Execute Action in the Context Of: Select who you want the remote application to be in relation to: 
Active User
Entry Owner
, or 
Folder Owner
.
Set Entry Data
Select an Entry Type: Select the entry type that you want to associate the workflow with.
Select an Element within the Entry: Select the element in the entry that you want to be 
automatically modified.
Select the Operation: Depending on the type of element that you selected, you have various 
modification options that you can perform. Possible operations include:
Set: Provides another drop-down list whereby you can select the action that you want to perform 
on the element. If it is a text element, you can specify text to be added to the element.
Set to Now:  Resets the date of the element to the current day and time.
Increment Date: Increments the date of the element by a specified number of minutes, hours, or 
days.
Decrement Date: Decrements the date of the element by a specified number of minutes, hours, 
or days.
Set to Now: Resets the date of the element to the current day and time.
C# PDF Digital Signature Library: add, remove, update PDF digital
things. Add a signature or an empty signature field in any PDF file page. Search unsigned signature field in PDF document. Prepare
converting pdf to fillable form; convert word to pdf fillable form
VB.NET PDF Digital Signature Library: add, remove, update PDF
things. Add a signature or an empty signature field in any PDF file page. Search unsigned signature field in PDF document. Prepare
convert pdf file to fillable form; asp.net fill pdf form
Creating and Managing Workflows
153
Select the New Value: This is the new value for the element that you are modifying. The options in 
this list are based on the operation that you previously selected.
Set a Workflow Variable
Variable Value: Specify the name of the workflow variable.
Variable Name: Specify the value of the workflow variable. This is the name that is referenced 
internally.
Start a Parallel Workflow Thread
Parallel Thread Name: Select the parallel workflow thread that you want to start.
You must have already created the parallel workflow thread in order for it to be displayed in this list.
For information on how to create a parallel workflow thread, see Section11.2.8, “Adding a Parallel 
Workflow Thread,” on page153.
Start a Workflow Process
Workflow Process: From the drop-down list, select the workflow process that you want to start.
Stop a Workflow Thread
Parallel Thread Name: Select the workflow thread that you want to stop.
11.2.8
Adding a Parallel Workflow Thread
Vibe workflows support parallel workflow threads, which enable you to start a second workflow inside 
of an existing workflow. Parallel workflows are useful if two or more processes need to occur 
simultaneously. The main workflow is dependent on the parallel workflow thread; only when the 
parallel thread is finished can the main workflow thread proceed.
To create a parallel workflow thread:
1
Click 
Workflow Process
.
2
Click 
Add
Parallel Workflow Thread
.
3
Specify the following information:
Caption: Specify a name for the parallel workflow thread.
This is the name that appears in the Vibe interface, that users see when they use this workflow 
thread.
Data Name: Specify the internal name for the parallel workflow thread.
The name that you enter in this field is not visible to users who use this workflow thread.
Start State: Select the first state in the parallel workflow thread.
End State: Select the last state in the parallel workflow thread.
4
Click 
OK
.
For information on how to start and stop a parallel workflow thread after you have created it, see 
Section11.2.6, “Adding On-Entry or On-Exit Events,” on page 149.
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
field. Access to freeware download and online C#.NET class source code. How to insert and add image, picture, digital photo, scanned signature or logo into PDF
convert word document to pdf fillable form; create fillable form from pdf
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Import graphic picture, digital photo, signature and logo into PDF Add images to any selected PDF page in VB.NET. Insert images into PDF form field in VB.NET.
convert word to fillable pdf form; pdf fill form
154
Novell Vibe 4.0.1 Advanced User Guide
11.2.9
Chaining Workflows
Vibe lets you chain workflows together by starting a workflow process inside of a workflow that you 
are creating (or modifying). This can speed up the workflow creation process by helping you make 
use of existing workflows.
Starting an existing workflow process is not the same as starting a parallel workflow thread. Unlike a 
parallel workflow thread, when you chain workflows together by starting an existing workflow process, 
there is no way to share variables or states between the two workflows; in other words, there is no 
physical connection between the two workflows.
You chain workflows by adding an On Entry or On Exit option to the workflow state where you want to 
add the existing workflow process. Use the On Entry or On Exit option to add the existing workflow 
process, as described in Section11.2.6, “Adding On-Entry or On-Exit Events,” on page149.
11.2.10
Adding a Question to a Workflow
Workflow questions can enhance the ease and usability of workflows. For example, imagine a Time-
Off Request workflow where a manager can respond to a request by simply selecting 
Yes
or 
No
in the 
workflow. 
In the following example, if the manager selects 
Yes
, the workflow is transferred to the next state of 
the workflow,
HR Approval
. If the manager selects 
No
, the request is denied and the workflow is 
ended.
Figure 11-2   
Workflow Question Layout
“Creating a Workflow Question” on page155
“Creating Answers to a Workflow Question” on page155
“Designating Specific Users to Respond to a Workflow Question” on page157
“Creating Transitions” on page158
“Setting Access Controls on a Workflow Question” on page158
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
You may add PDF document protection functionality into your C# program. To be specific, you can edit PDF password and digital signature, and set PDF file
best pdf form filler; convert pdf to form fillable
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
You may add PDF document protection functionality into your VB.NET program. To be specific, you can edit PDF password and digital signature, and set PDF file
change font size pdf fillable form; convert pdf file to fillable form online
Creating and Managing Workflows
155
Creating a Workflow Question
1
Click the workflow state where you want to add the workflow question.
A workflow question can be specific to a single state (each state can have only one associated 
question), or you can define a global question, which you can then associate with any number of 
states. Global questions are useful when multiple states require the same question and answer 
set.
2
Click 
Add
Workflow Question
.
3
Specify the following information:
Question Text: Specify the question that you want to appear in the workflow.
For example, 
Approve time-off request?
Data Name: Specify the internal name for the workflow question.
This name must be unique because it is the name that you use to refer to the workflow question 
in future steps. For example, 
approve_timeoff_request
.
4
Click 
OK
.
5
Continue with “Creating Answers to a Workflow Question” on page155.
Creating Answers to a Workflow Question
1
Click 
Workflow Question
.
This is the question that you created in “Creating a Workflow Question” on page155.
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
NET program. Password, digital signature and PDF text, image and page redaction will be used and customized. PDF Annotation Edit.
.net fill pdf form; add fillable fields to pdf online
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
you can add some additional information to generated PDF file. What's more, you can also protect created PDF file by adding digital signature (watermark) on
attach file to pdf form; converting a word document to pdf fillable form
156
Novell Vibe 4.0.1 Advanced User Guide
2
Click 
Add
Workflow Response
.
3
Specify the following information:
Response Text: Specify a single response option.
For example, 
Yes
.
Data Name: Specify the internal name for the workflow response.
For example, 
yes
.
4
Click 
OK
.
5
Repeat Step1 through Step4 to create multiple answers to the same workflow question.
Users using this workflow can choose from the answers that you create.
You can designate specific users as responders to the workflow question, as described in 
“Designating Specific Users to Respond to a Workflow Question” on page157.
C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
image files including all PDF contents, like watermark and signature in .NET. C#.NET DLLs Solution for Converting Images to PDF in C# Add necessary references:
pdf add signature field; convert pdf into fillable form
C# PDF remove image library: remove, delete images from PDF in C#.
Support removing vector image, graphic picture, digital photo, scanned signature, logo, etc. Remove Image from PDF Page Using C#. Add necessary references:
fillable pdf forms; convert pdf fill form
Creating and Managing Workflows
157
Designating Specific Users to Respond to a Workflow Question
When you designate specific users as responders to a workflow question, you can configure the 
workflow to transition only after all responders have answered the workflow question, or only after all 
responders have answered the workflow question correctly. For more information, see “Transition on 
Response” on page148
1
Click 
Workflow Question
.
This is the question that you created in “Creating a Workflow Question” on page155.
2
Click 
Add
Responders
.
The Responders dialog box is displayed.
3
In the provided form, specify which users or groups of users you want to specify as responders 
to the workflow question:
Folder Default Access: Select this option to specify all users who have access to the folder as 
responders.
Entry Creator: Select this option to specify the user who created the entry as a responder.
158
Novell Vibe 4.0.1 Advanced User Guide
Team: Select this option to specify the team as responders.
Users: Specify individual users as responders.
Groups: Specify groups as responders.
Select an Entry Type: Select the type of entry that most closely represents the type of entry that 
is going through the workflow.
Select Elements within the Entry: lets you select elements that are contained in the entry. 
Users associated with that element are granted access.
For example, if you select 
Task Entry
in the 
Select an Entry Type
drop-down list, the options that 
you can select in the 
Select Elements within the Entry
are 
Assigned to
Assigned to Groups
Assigned to Teams
.
4
Click 
OK
.
Creating Transitions
Now that you have created the workflow question and workflow answers, you need to create 
transitions that correspond to the answers that you created. This kind of transition is called “Transition 
on Response.” 
For information on how to create a Transition on Response, see Section11.2.4, “Adding Transitions,” 
on page143.
Setting Access Controls on a Workflow Question
If you want to add access controls to this workflow question, you must use the Transition Out of This 
State access control setting. For more information, see Section11.4, “Adding Access Controls to a 
Workflow,” on page160.
11.2.11
Enabling Your Workflow for Use
Now that you have created your workflow, you need to enable it. For information on how to do this, 
see Section11.7, “Enabling Workflows,” on page169.
11.3
Visually Representing a Workflow
Novell Vibe lets you view a visual representation of your workflow, which makes the creation process 
easier by allowing you to envision the workflow in every step of its development.
As you create your workflow in the 
Designer
section, the changes you make are automatically added 
to the 
Workflow Preview
section.
Creating and Managing Workflows
159
Figure 11-3   
Workflow Preview Section
You can modify the workflow layout in the 
Workflow Preview
section. You must save the layout after 
you have modified it.
Section11.3.1, “Modifying a Workflow Layout,” on page159
Section11.3.2, “Saving a Workflow Layout,” on page159
11.3.1
Modifying a Workflow Layout
You can easily modify the visual representation of a workflow. Modifying the workflow layout can 
make it easier to understand how a workflow process operates because it lets you better visualize the 
process.
1
In the 
Workflow Preview
section, click a workflow state and drag the state to the desired 
location.
Transition arrows automatically adjust to the new locations of the workflow states.
11.3.2
Saving a Workflow Layout
By default, every time you make a change in the 
Designer
section when you create a workflow, any 
changes that you previously made in the 
Workflow Preview
section are reverted to the state when 
you last saved.
To save your layout in the 
Workflow Preview
section:
1
Click 
Save Layout
after you have modified your workflow layout.
Now, when you make changes in the 
Designer
section, the changes that you previously made to 
your workflow layout in the 
Workflow Preview
section are retained.
160
Novell Vibe 4.0.1 Advanced User Guide
11.4
Adding Access Controls to a Workflow
Novell Vibe lets you set access controls on workflows that you create. You can set access controls on 
an entire workflow, or on the individual states of a workflow.
Section11.4.1, “Setting Access Controls on an Entire Workflow,” on page160
Section11.4.2, “Setting Access Controls on Individual States of a Workflow,” on page163
Section11.4.3, “Setting Access Controls on a Manual Transition,” on page166
11.4.1
Setting Access Controls on an Entire Workflow
1
In the Designer page, expand the workflow definition that you created in Section11.2.1, 
“Creating the Workflow Definition,” on page140.
2
Click 
Workflow Process
.
3
Click 
Add
Access controls
.
4
Click 
OK
.
5
Expand 
Workflow Process
, then click 
Access controls
.
Documents you may be interested
Documents you may be interested