Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                OTAN Training
11
Students Create Business Cards
Skills Presented: 
How to use templates for business cards or labels
How to move a table’s column divider
How to draw a box with the Rectangle Drawing tool
Need to know: 
How to download a template from the Internet
How to create callouts using AutoShapes 
How to add clip art and tables
Equipment and Supplies needed:
Computer connected to LCD Projector (preferably or overhead projector with screen-
shots of steps on overheads)
Business Card Paper (can be found at most offi ce supply stores)
(A less expensive approach might be to use white card stock and then cut the cards 
after printing.)
Even low level ESL students are taught to create business cards for themselves in Susan Gaer’s 
class at the Centennial Ed Center in Santa Ana. She explains the steps necessary to get your stu-
dents creating business cards for themselves. 
The fi rst step is to teach the language involved in the business card. To help with this part of the 
process you will need to create the student handout. Here are the steps involved in using Word to 
create the handout. (See Appendix E for the example.)
Create the Handout for this Lesson
Open a blank document in Word.
Type the title “This is a business card.” Make it Arial font, size 14, centered, and bold-
ed. Hit [Enter] twice. 
Underneath the title, create a text box using the Text Box tool 
on the Drawing toolbar 
to draw a rectangle for the sample business card. With the cursor blinking in the box, insert 
appropriate clip art and resize the art to fi t in the top left corner. 
Click in the Text Box (business card rectangle), but NOT on the clip art, to deselect the clip 
art. Hit the [Enter] key twice and change the font size to 14 and centered. Type your in-
formation on the business card per the sample.
Now add the AutoShapes, as we did in the comic exercise, pointing to the various parts of 
the card per the sample. When you are fi nished, click your mouse just outside the drawing 
canvas on the lower right corner. At this point the items inside the Drawing Canvas are 
considered to be “in line with text” and you are placing your cursor at the end of the line to 
begin adding the rest of the text to the page. Press the [Enter] key a couple of times and 
1.
2.
3.
4.
5.
Pdf form save in reader - C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Online C# Tutorial to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document
add form fields to pdf online; adding text to a pdf form
Pdf form save in reader - VB.NET PDF Field Edit library: insert, delete, update pdf form field in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
How to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document with VB.NET Demo Code
add date to pdf form; best program to create pdf forms
OTAN Training                                   Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003
12
then use the text Align Left button 
to move your cursor to the far left.
Change the font size to 12, type the sentence that appears before the table, and hit the 
[Enter] key.
Add a Table that has 8 rows and 2 columns and type the text from the example in the 
table. Bold the appropriate words. To move the table’s column divider over to the left a bit, 
hold your cursor over the center line until it turns into a two-headed arrow 
, then click, 
hold and drag it to the left. 
Click outside the table on the lower right side and add some space (by pressing the Enter 
key a few times) before the next sentence. Type the next sentence.
Using the Rectangle drawing tool 
, draw an empty box for the students to use to hand-
write their business card.
Teach the Information for the Business Card
Use the handout to teach the pieces of information they will need to place on the business card 
such as: What is your name?, What is your address?, What is your telephone number/area code?, 
and What is your job? Students should practice asking and answering the questions in small 
groups.
Give the students a copy of a simple business card. Ask them to point to the name, street address, 
city, state, zip code, telephone number, and job title. Go over the cards again by asking questions 
like the questions on the handout we just created. 
Next have the students handwrite their information in the box provided on the handout. They will 
use this when they go to the computer to create their business cards.
Teach the Computer Skills
Before you start working with the students on this project, you will need to fi nd and download a 
business card template. HP has some for free at 
http://www.hp.com/sbso/productivity/offi ce/buscards.html
After you choose one, the page will give you instructions on how to download it. Be sure you Save 
the fi le to the Desktop on each of the computers used for this project. If your school will not allow 
you to download from the Internet, you could download it using a computer not at the school, save 
it to a fl ash drive (also referred to as a thumb drive), and transfer it to the school computers.
Now it is time to teach the computer skills. It is helpful to have a projection system to teach the 
computer skills. If not, you will need to make a lot of overheads with screenshots of the various 
steps. Show students how to open the business card template. With a projector, this can be done 
with the language experience approach. Without a projector, just have screen shots to show the 
steps.
Have students type in the information about themselves that they had previously written on their 
sample card. Since there are 10 cards on the template, you can fi t several students on one page 
and each can have 2-3 cards. 
6.
7.
8.
9.
C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
SaveFile(String filePath): Save PDF document file to a specified path form (Here, we take a blank form as an open a file dialog and load your PDF document in
add image to pdf form; add print button to pdf form
VB.NET Image: How to Save Image & Print Image Using VB.NET
printing multi-page document files, like PDF and Word is used to illustrate how to save a sample RE__Test Public Partial Class Form1 Inherits Form Public Sub New
create a fillable pdf form from a word document; create pdf forms
Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                OTAN Training
13
Steps for Using the Template
Start by double-clicking on the template icon 
. Your’s may be different so 
show the students where it is on the Desktop.
Word will open with the template as the document. Depending on which card you choose, 
you may need to explain how to delete the Text Box labeled Company Name. (Click the 
Company Name once then click the box border and hit the [Delete] key on your key-
board.) 
Now have the student highlight the word Name and type their name. Then highlight the 
word Title and type their title. Continue with this process for the other information neces-
sary to complete the business card. If the group catches on quickly, you could also demon-
strate how to highlight, copy and paste all the text from one card to another since it would 
be faster than retyping all the information multiple times, but this is an optional step .
After all students have entered their information on one or more cards and the sheet is 
fi lled, Save the fi le then show them how to Print the cards. (You may want to test the print 
before using expensive paper to be sure your printer is handling the template correctly for 
use with your business card paper.) 
To help insure your printer will han-
dle the heavier paper correctly, you 
may want to adjust the type of paper 
it is handling. Each printer is differ-
ent, but going to Print then clicking 
the Properties button (see Figure 
11) and then looking for a Paper 
Type. Change it to Cardstock if the option is available.
After you have printed the cards successfully, celebrate!
Create an Interactive Template Form with Word
Skills Presented: 
How to modify table borders and merge table cells
How to insert and format form fi elds including: fi ll-in fi elds, drop-down list boxes and 
check boxes
How to protect the completed form
Need to know: 
How to open and type in a basic Word document
How to add a table
Once you learn to create forms in Word, you can use them in a variety of ways. Students can com-
plete them as part of a registration for a class or activity, as a way to teach ESL students about 
1.
2.
3.
4.
Figure 11
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
Merge Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint data to PDF form. Append one PDF file to the end of another and save to a single PDF file.
change font size in fillable pdf form; adding text fields to pdf acrobat
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
this RasterEdge XDoc.PDF SDK, you can simply delete a single page from a PDF document using VB.NET or remove any page from a PDF document and save to local
add email button to pdf form; allow saving of pdf form
OTAN Training                                   Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003
14
completing online forms, or as part of a unit on employment applications. And they are easy to 
learn. When you are done creating the form, you can lock it so that nothing can be modifi ed ex-
cept the interactive fi elds. That way you can use the form over and over without having to create a 
new one each time a student fi lls it out.
Before opening your Word document, start by designing your form on paper.  For best results, 
consider creating your forms using tables. You can place the label in one cell and the form fi eld in 
another cell next to it.
Our sample Employment Application is in Appendix F:
Open a blank document in Word and type Employment Application at the top. Make it 
Arial, Bold, 16 pt., Centered. 
Press [Enter] twice. Align text left and change the text size to 11 and turn off Bolding. 
Add a table with 4 columns and 25 rows. Table > Insert > Table > 4 Columns >25 Rows.
Using the sample application as a guide, type the form labels in the fi rst three rows, leav-
ing empty cells as necessary.
On row three, you can see that multiple cells are not necessary. We will “merge” these 
four cells into one by highlighting the row, then going to Table > Merge Cells.
Continue typing labels in the appropriate cells, but ignore the shaded boxes. Those will 
be added later. When you get to the section on what days and hours the applicant is in-
terested in working, ignore the check boxes and just type the days and hours with a few 
blank spaces between each. Apply text bolding where necessary on the form and continue 
merging cells as required.
Be sure you can see the Forms toolbar 
by clicking View > Toolbars > Forms
The toolbar that should appear is shown 
in Figure 12. 
To create a form fi eld for Text, place the cursor on the form where you want the text to be 
typed and click the 
button on the Forms toolbar. 
You will notice that you now see a shaded gray rect-
angle. This is where text will be typed after you lock the 
form. It will expand to allow an unlimited amount of text 
unless you limit it by changing the Form Field Proper-
ties.
Now go to the cell where the user will type their phone 
number and add another form fi eld for Text. This time 
we want to change the Form Field Properties so that 
the user can only type 12 characters for a phone num-
ber.
To change the form fi eld properties right click the 
shaded rectangle and choose Properties from the 
menu (or click the Form Field Options 
button 
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Figure 12
Figure 13
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
to extract single or multiple pages from adobe PDF file and save into a The portable document format, known as PDF document, is a widely-used form of file
pdf create fillable form; add fillable fields to pdf
C# Image: Save or Print Document and Image in Web Viewer
or image, you can easily save the changes to DLL Library, including documents TIFF, PDF, Excel, Word string fileName = Request.Form["saveFileName"]; string fid
create a fillable pdf form online; adding text to pdf form
Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                OTAN Training
15
on the toolbar). You should see the dialog box as shown in Figure 13. This allows you to 
change the type of entry that can be made. Choose Number in the Type fi eld. If you want 
to limit the number of characters that can be entered, use the spinner box or just type 
the number of characters where the word Unlimited is. We will make it 12 and then if you 
want to change the format of the fi nal number you can type ###-###-#### in the Number 
format fi eld. (When the form is locked and the user types in their number, the number will 
change to the correct format when the tab key is used to move to the next fi eld.) Click OK.
Continue merging table cells and typing text until you fi nish the questions on what type of 
work the person is applying for. They will be answered with a Yes or No response. To cre-
ate the fi eld that has a drop down box to choose Yes or No, place the cursor at the end of 
the fi rst sentence. Enter a few spaces then select the 
Drop Down Form Field 
button on the Forms tool-
bar. You will see the shaded rectangle again so right-
click it and choose Properties.
You should now see the Drop Down Form Field Op-
tions dialog box in Figure 14. Here you will type in 
the choices you want the user to see when they click 
the drop-down box. In our case, we want Yes and No
So type Yes in the Drop-down item box and click the 
Add button. Then type No and the Add button. So 
that you don’t end up with any false answers because 
the user did not notice that they had to make a choice 
here, type Choose Yes or No and click the Add but-
ton.
Now we will reorder the items in the drop-down list so 
that Choose Yes or No is at the top. Click Choose Yes 
or No, then click the Up arrow twice to move it to the 
top. (See Figure 15) When you are done click OK. Do 
the same for the other two questions on this part of the 
application.
To create the check boxes where necessary, start by 
placing the cursor in front of “Mon” on the sixth row 
of the application. Click the Check Box Form Field 
button on the Forms toolbar. You will notice that a shaded check box has now been 
placed in front of “Mon.” Hit the [Spacebar] if you need to put some space between the 
box and the text. Continue adding check boxes wherever needed on the application.
To add a fi eld for the Date on the eighth row of the application, click the Text Form Field 
button, then right-click and go to Properties. Choose Date in the Type: fi eld, type 8 in 
the Maximum length: fi eld, and type MM/dd/yy in the Text format: fi eld. Click OK.
Finish placing any other Form Fields necessary. Save the application using normal saving 
methods.
When the application is complete, click the Protect Form button 
on the Forms tool-
bar. Now Save the form again using a different name. Then you can distribute the fi le to 
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Figure 14
Figure 15
C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
Description: Convert to DOCX/TIFF with specified zoom value and save it into stream. Parameters: zoomValue, The magnification of the original PDF page size.
add text field to pdf acrobat; pdf form change font size
C# Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF in C#
Description: Convert to PDF and save it on the disk. Parameters: Name, Description, Valid Value. Description: Convert to PDF and save it into stream. Parameters:
adding form fields to pdf; adding a signature to a pdf form
OTAN Training                                   Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003
16
your students to complete without fear of losing your original. When your students com-
plete the application, have them save it under a different fi le name also.
Protecting the form will prevent users from accidentally changing anything except what they type 
on the form. Be aware that the user can click on the Protect Form button to unlock the form and 
make changes if the form toolbar is open. Password protecting the form is possible, but is outside 
the scope of this handout. 
Instruct students using the form to use the [Tab] key to move from one fi eld to the other. This will 
ensure that all the formatting properties are displayed correctly.
Inserting and Using Microsoft (MS) Equation 
Skills Presented: 
Inserting a Microsoft (MS) Equation object and entering equations
Need to know: 
How to open and type in a basic Word document.
If you are a math or science teacher and you leave empty space on your Word documents so that 
you can go back and hand draw the mathematic or scientifi c symbols needed, this information 
is for you. You can use the MS Equation object to type those equations on your handout. (Note: 
These directions are specifi c to MS Word 2003, but MS Equation works exactly the same in Pow-
erPoint.)
We will learn to insert a fairly simple equation, but if you have more complicated ones, it will handle 
most anything you need to type. The equation we will 
use is one for the calculation of interest.  (See Appendix 
G for a sample student handout.)
Using MS Equation to Type Equations in Word
Open a blank document in Word. Type any in-
formation that needs to precede the formula you 
want to include.
Go to the Insert Menu  and select Object. In the 
Object dialog box, scroll down to select Micro-
soft Equation 3.0. (See Figure 16)
Note: If it is not there, talk to your tech support 
person and ask them to install the components 
of MS Offi ce that were not installed originally. It is on 
the CD.
Select the OK button and two items will appear: a 
work area outlined in slashed lines (see Figure 17
1.
2.
3.
Figure 16
Figure 17
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
key. Quick to remove watermark and save PDF text, image, table, hyperlink and bookmark to Word without losing format. Powerful components
adding text fields to pdf; add submit button to pdf form
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
Description: Convert to PDF/TIFF and save it on the disk. Parameters: Description: Convert to PDF/TIFF and save it into stream. Parameters:
add photo to pdf form; add picture to pdf form
Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                OTAN Training
17
and the Equation toolbar (see 
Figure 18). Each button on the 
toolbar has a drop-down menu to 
allow you to select exactly what 
you need. You will return to the 
toolbar several times before fi n-
ishing a complicated equation. Work carefully. 
Note: It may be best to discard an equation and start over when you are fi rst learning to 
use MS Equation. 
Pay attention to where the fl ashing cursor is 
located before adding a new symbol from the 
toolbar. The MS Equation cursor has a vertical 
marker and a horizontal marker (see Figure 19). 
The horizontal marker underlines the portion of 
the equation you are currently working on. In the 
example in Figure 20, the left image indicates 
that you are working only on the numerator of the 
fraction. However, the right image indicates that 
you would still be working inside the parentheses, but your entry would be in relation to the 
entire fraction.
The equation that we will reproduce is shown here: 
Letters, numbers and basic math symbols can be found on your regu-
lar keyboard. So as we begin to type the equation, use the keyboard to 
type A [Space]= [Space]P[Space]
Go to the Equation toolbar to get the parentheses. Click the fi rst but-
ton on the second row as shown in Figure 20 (the tool tip shows 
Fence templates). You will notice that there are a number of options 
with various types of brackets. We want this one 
. It will allow us to 
place the rest of our equations within it’s boundaries. 
Go ahead and type 1+, but then we need to add a fraction. To add a 
fraction fi nd the second button on the second row (the tool tip shows 
Fraction and radical templates) where you see this symbol 
. You 
will notice that there are apparently two fraction symbols. 
The one with the dotted 
frames for the numbers makes a full size fraction and the one with the solid black rect-
angles for the numbers will be a reduced size fraction. In our equation, the full size fraction 
would be acceptable, so choose this symbol 
The cursor will now be blinking in the numerator slot. Type the lower case r then use the 
[Down arrow] or the [Tab] key to get to the denominator box and type the n.
Now hit the [Tab] key twice to move your cursor outside the parenthesis. The button on the 
Equation toolbar that controls superscript entries is the third button on the second row 
(Subscript and superscript tooltip) . Choose the Superscript icon 
and type nt. 
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Figure 18
Figure 20
Figure 19
Horizontal 
Markers
Vertical 
Markers
OTAN Training                                   Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003
18
Now you are almost done. At this point your equation should look like Figure 21. You may 
fi nd that the spacing between the P and the opening parenthesis is kind of tight. We can 
modify that by placing the cursor between the two items and clicking 
the Spacing button on the Equation toolbar. It is the second button 
on the fi rst row 
. You will need to select one of the 
icons to 
add more space. We chose a medium amount of space by selecting 
the second icon on the second row. You will notice that there is now 
more space between those elements and it looks more readable.
For more information on how the Equation Editor works, visit the Design Science Web site
http://www.dessci.com/en/products/ee/ee_tips.htm  It is the company that designed MS Equation 
and knows how best to use it. Microsoft’s Help fi le is only marginally helpful.
OTAN Support
If you are having problems with anything you learned in this workshop or you need to fi nd some-
thing on the OTAN Web site, just give us a call 800-894-3113 (CA Only) or 916-228-2580. Our ref-
erence and/or training staff will assist you - Monday through Friday, 8:00 am - 4:30 pm (excluding 
holidays). 
You can also email your questions and/or support requests to: support@otan.us
On-line Evaluation
Please follow these steps to fi ll out the OTAN online evaluation form for the class you participated 
in:
Your Workshop Evaluation
Visit the OTAN Evaluation site: http://dev.otan.us/dev/otaneval
Select your workshop from the list provided.
Rate each statement A through F 
or N/A.
Type in any comments in the sug-
gestion box provided at the bottom 
of the form.
Click on the SUBMIT MY EVALU-
ATION button.
11.
1.
2.
3.
4.
5.
Figure 21
Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                OTAN Training
19
Appendix
Creative Classroom & Activity Ideas Using MS Word 2003                                  OTAN Training
Appendix A
Appendix A  - Make Clip Art Comics for a Writing Exercise
Documents you may be interested
Documents you may be interested