How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 7 
Figure 8. Home tab, Bullets tool 
1)  Click on the Bullet tool’s drop-down arrow. 
2)  Select a style from the Bullet Library. 
3)  Type the wording of the first bulleted item. 
4)  Press “Enter” on your computer keyboard.  A new bullet will appear. 
5)  Continue until your list is completed. 
•
To create a numbered list in your document, use the Numbering styles tool on the Home tab 
of the Word toolbar. 
Figure 9. Home tab, Numbering tool 
1)  Click on the Numbering tool’s drop-down arrow. 
2)  Select a style from the Numbering Library. 
3)  Type the first item in the list. 
4)  Press “Enter” on your computer keyboard.  The next number will appear. 
5)  Continue until your list is completed. 
Add attachment to pdf form - C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Online C# Tutorial to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document
android edit pdf forms; add form fields to pdf
Add attachment to pdf form - VB.NET PDF Field Edit library: insert, delete, update pdf form field in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
How to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document with VB.NET Demo Code
adding text to pdf form; create a pdf form that can be filled out
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 8 
Underlines 
Use underlines only for hyperlinks to websites (URLs), e-mail addresses, documents, or specific 
content within a document.  Do not use underlines to emphasize text; they can make text hard to read. 
URLs 
All Web citations (URLs) must provide the correct hyperlink and must display the full address 
(e.g., http://www.samhsa.gov not www.samhsa
.
gov).  Also, they must link to an active Web destination. 
Not 508-compliant: 
To get more information about diet, nutrition, and eating right, 
visit www.hhs.gov. 
Not 508-compliant: 
Click here to get more information about diet, nutrition, and 
d 
eating right. 
Meets basic 508 standards:  To get more information about diet, nutrition, and eating right, 
ight, 
visit http://www.hhs.gov. 
508 best practice: 
Get more information about diet, nutrition, and eating right on 
the HHS home page (http://www.hhs.gov). 
•
Use meaningful Link Text, followed by the URL placed either in parentheses or directly below 
the link text.  Avoid using “Click here” or “Read more.”  Use link text that clearly describes in no 
more than six words the content of the website it links to. 
To create Link Text: 
1)  Type the full website address (URL). 
For the following demonstration, we want the sentence to read, “Get more information 
about diet, nutrition, and eating right on the HHS home page.”  And we want the words 
“HHS home page” to serve as link text for the URL. 
2)  To do this, first write:  “Get more information about diet, nutrition, and eating right on 
the http://www.hhs.gov.”  
3)  Click on the URL.  This anchors the URL so it can be edited. 
4)  Select the “Insert” tab from the Word toolbar, then select “Hyperlink.”  An “Edit Hyperlink” 
dialog box will appear. 
Figure 10. Insert tab, Hyperlink tool 
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
File attachment. External cross references. Flatten visible layers. C#.NET DLLs: Compress PDF Document. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
changing font size in pdf form; add image field to pdf form
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size Flatten form fields. File attachment.
add email button to pdf form; change font in pdf fillable form
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 9 
Figure 11. Edit Hyperlink dialog box 
5)  In the “Link to” column on the left-hand side of the Edit Hyperlink dialog box, make sure 
that “Existing File or Web Page” is selected. 
6)  In the “Text to Display” field, type a name or brief description that will appear as link text 
for the Web address (URL).  For this demonstration, we will type “HHS home page” as 
the link text. 
Figure 12. Edit Hyperlink dialog box showing “Text to display” field filled out 
7)  Click on “OK.”  The sentence now appears as follows:  “Get more information about diet, 
nutrition, and eating right on the HHS home page.”  
Note: To be consistent with HHS Section 508 requirements, type the URL either 
immediately below the link text or in parentheses after the link text. 
•
Add a Screen Tip to each link.  A Screen Tip is text similar to alternative text (“alt text”) that 
appears when you place your cursor over the link.  It enables people using assistive technology 
to know they have come to an active web link. 
C# Word: How to Compress, Decompress Word in C#.NET Projects
or sending the docx file through email attachment. Add those two RasterEdge assemblies to C# project & profession imaging controls, PDF document, image to pdf
add fillable fields to pdf online; add text field pdf
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 10 
To create a Screen Tip for each link: 
1)  Click on the link text.  (For the above example, click on the HHS home page link.)  This 
will anchor the URL so it can be edited. 
2)  Select the “Insert” tab from the Word toolbar, then select “Hyperlink.”  The “Edit 
Hyperlink” dialog box will appear. 
3)  In the Edit Hyperlink dialog box, make sure that “Existing File or Web Page” under the 
“Link to” column is selected. 
4)  Click on the “Screen Tip” button in the upper right-hand corner of the Edit Hyperlink 
dialog box.  A “Set Hyperlink Screen Tip” box will appear. 
Figure 13. Set Hyperlink Screen Tip box 
5)  Type a brief description in the Set Hyperlink Screen Tip box.  In this example, we will 
type “Link to the HHS website home page.” 
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 11 
Figure 14. Set Hyperlink Screen Tip box showing “Screen Tip text” field filled out 
6)  Click on “OK.”  Note:  When you place your cursor over the link, a gray box containing 
the Screen Tip will appear as shown in this example: 
Figure 15. Sentence showing Link Text and Screen Tip for website 
E-mail Links 
All e-mail addresses must be correct and must link to an active address 
(e.g., Jane.Doe@cms.hhs.gov). 
Not 508-compliant: 
Click here to get more information this about this policy. 
y. 
Meets basic 508 standards:  To get more information about this policy, 
cy, 
contact Jane.Doe@cms.hhs.gov.  
508 best practice: 
To get more information about this policy, contact Jane Doe 
(Jane.Doe@cms.hhs.gov). 
•
As with website addresses (URLs), as discussed in the previous section, create Link Text and 
a Screen Tip for e-mail addresses. 
•
Use the name of the addressee (contact person) as the link text, followed by the actual e-mail 
address placed either in parentheses or directly below the link text.  Avoid using “Click here.” 
•
Add a Screen Tip to each link.  A Screen Tip is text similar to alternative text (“alt text”) that 
appears when you place your cursor over the link.  It enables people using assistive technology 
to know they have come to an active e-mail address. 
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 12 
To create Link Text and a Screen Tip for each e-mail link: 
The steps for creating link text and screen tips for e-mail links are almost identical to the 
instructions for Web links (URLs) discussed in the previous section. 
1)  Type the full e-mail address. 
For the following demonstration, we want the sentence to read, “To get more information 
about this policy, contact Jane Doe.”  And we want the name Jane Doe to serve as the 
link text for the e-mail address. 
2)  To do this, first write:  “To get more information about this policy, 
contact Jane.Doe@cms.hhs.gov.” 
3)  Click on the e-mail address.  This will anchor the e-mail address so it can be edited. 
4)  Select the “Insert” tab from the Word toolbar, then select “Hyperlink.”  The “Edit 
Hyperlink” dialog box will appear. 
5)  In the “Link to” column on the left-hand side of the Edit Hyperlink dialog box, make sure 
that “E-mail Address” is selected. 
6)  In the “Text to display” field, type the name of the addressee (contact person) as the link 
text for the e-mail address.  For this demonstration, we will type the name “Jane Doe” as 
the link text. 
7)  Click on the “Screen Tip” button in the upper right-hand corner of the Edit Hyperlink 
dialog box.  A “Set Hyperlink Screen Tip” box will appear. 
8)  Type a brief description in the Set Hyperlink Screen Tip box.  In this example, we will 
type “Link to Jane Doe’s e-mail address.” 
9)  Click on “OK.”  Note:  When you place your cursor over the link, a gray box containing 
the Screen Tip will appear as shown in this example: 
Figure 16. Sentence showing Link Text and Screen Tip for e-mail address 
Paragraph Spacing 
Use paragraph spacing instead of hard returns (“Enter” key) or tab spacing to add more space between 
a paragraph and the paragraph before and after it. 
To use paragraph spacing: 
1)  Select one or more paragraphs. 
2)  Select the “Page Layout” tab on the Word toolbar. 
3)   Go to “Spacing” in the Paragraph group.  (Note:  The default in Word for “Before” a 
paragraph is 0 points, and the default for “After” a paragraph is 10 points.) 
4)  Set the “Before” and “After” paragraph spacing to your specifications.  
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 13 
Figure 17. Page Layout tab, Paragraph Spacing tool 
Page Breaks 
Use the Page Break tool instead of hard returns to move content to the next page.  Select the “Insert” 
tab on the Word toolbar, then select “Page Break.” 
Figure 18. Insert tab, Page Break tool 
Page Numbering 
To insert page numbers into your document, select the “Insert” tab on the Word toolbar, then select 
“Page Number.”  Or select “Insert” then “Header” or “Footer.”  Do not manually type page numbers into 
your document. 
Figure 19. Inserting page numbers using the Header, Footer, or Page Number tools 
Footnotes 
If your document contains footnotes, create them using Word’s footnote linking tool.  Select the 
“References” tab on the Word toolbar, then select “Insert Footnote.” 
Figure 20. References tab, Insert Footnote tool 
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 14 
Bookmarks and Tables of Contents 
Documents that are 10 or more pages in length must contain Bookmarks or a Table of Contents (TOC).  
Create Bookmarks or a TOC using Word’s built-in features. 
•
To create Bookmarks, select the “Insert” tab on the Word toolbar, then select “Bookmark.” 
Figure 21.  Insert tab, Bookmark tool 
•
To create a TOC, select the “References” tab on the Word toolbar, then select “Table of 
Contents.”  Choose a style for your TOC.  When finished with the TOC, check that entries 
hyperlink to the correct section headings and pages in the document. 
Figure 22.  References tab, Table of Contents tool 
Track Changes 
Your document is not 508-compliant until you accept or reject any tracked changes in the document 
and turn off “Track Changes.” 
Figure 23. Review tab, Changes group, Accept and Reject tools 
Comments and Formatting Marks 
For the document to be 508-compliant, all comments and formatting marks must be turned off. 
Delete a comment by selecting the “Review” tab on the Word toolbar and then clicking on the “Delete” 
icon in the Comments group or by right-clicking within the comment and selecting “Delete Comment.” 
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 15 
Figure 24. Review tab, Comments group, Delete tool 
Before you prepare the final version of the document or convert the document to a PDF file, check for 
any unwanted formatting marks in the document.  Formatting marks, such as paragraph breaks and 
page breaks, are hidden by default in Word.  To view formatting marks in your document, click on the 
Home tab, then click on the “Show/Hide” button in the Paragraph group.  Remember to turn this off 
before you exit the document. 
Figure 25. Home tab, Show/Hide tool 
Print Preview 
Before finalizing your document or converting it to a PDF file, view the document in Print Preview, 
checking to see if it flows correctly from page to page.  Look for image placement, table formatting, and 
stray (“orphaned” or “widowed”) lines and characters. 
To view a document in Print Preview: 
1)  Select the File tab on the Word toolbar, then select “Print.” 
2)  A preview of the document automatically appears on the right-hand side of the screen. 
How to Make Your Word 2010 Documents 508 Compliant 
July 2, 2014
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 16 
Images and Graphics 
Alternative Text Descriptions 
All images, grouped images, and non-text elements that convey information must have alternative text 
descriptions (also called “alt text”).  Alt text allows people with disabilities equal access to the 
information conveyed by the image, grouped image, or other non-text elements.  Non-text elements 
include (but are not limited to): 
•
Art 
•
Photographs 
•
Diagrams 
•
Graphs 
•
Logos 
•
Screenshots 
Alt text is not necessary for images that don’t convey information, such as images that are purely 
decorative or redundant with the text. 
To add alt text to an image or other non-text element: 
1)  Right-click on the image. 
2)  Select “Format Picture” (“Format Object” or “Format Graphic”) from the drop-down 
menu. 
3)  A dialog box will appear. 
4)  Select “Alt Text” in the dialog box. 
5)  In the field provided, type a brief but complete description of the image and the key 
information it is conveying.  (Note: It is not necessary to fill out the Title field for alt text.) 
6)  Click on “Close.” 
Figure 26. Format Picture dialog box showing Alt Text fields 
Descriptive Text for Complex Images 
For complex images such as a chart or graph, type a brief but complete description in a paragraph 
immediately above or below the image. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested