Making the Most of 
Outlook and OneNote   
in Office 2010 
K2 Enterprises 
Copyright © 2011. Reproduction or reuse for purposes other than a K2 Enterprises' training event is prohibited.
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Pdf password unlock - C# PDF Digital Signature Library: add, remove, update PDF digital signatures in C#.net, ASP.NET, MVC, WPF
Help to Improve the Security of Your PDF File by Adding Digital Signatures
create encrypted pdf; change security settings on pdf
Pdf password unlock - VB.NET PDF Digital Signature Library: add, remove, update PDF digital signatures in vb.net, ASP.NET, MVC, WPF
Guide VB.NET Programmers to Improve the Security of Your PDF File by Adding Digital Signatures
change security on pdf; advanced pdf encryption remover
Making the Most of Outlook and OneNote   
in Office 2010
Contents
Session Description: ..................................................................................................................... 3
Using Outlook 2010 – The Ribbon Interface ............................................................................ 4
Modifying the Quick Access Toolbar .................................................................................... 4
Work With the Conversation View (2010 only) ................................................................... 6
Ignoring a Conversation .......................................................................................................... 7
Cleaning Up Conversations .................................................................................................... 8
Acting on Conversations ......................................................................................................... 9
Quick Steps (2010 only) ......................................................................................................... 10
Instant Search (2010 only) ..................................................................................................... 12
Outlook People Pane (2010 only) ......................................................................................... 14
Outlook Today ........................................................................................................................ 15
Universal Drag-and-Drop ..................................................................................................... 18
Using Categories to Organize ............................................................................................... 20
Using Folders and Categories Together .............................................................................. 24
Using Rules with Folders and Categories........................................................................... 24
Contacts and Address Books ................................................................................................ 26
Sharing Contacts with Others ............................................................................................... 30
Getting Started With OneNote 2010 ........................................................................................ 34
What is OneNote? .................................................................................................................. 34
Working with OneNote ..................................................................................................... 35
Creating new Notebooks and Working with Pages...................................................... 36
Creating, moving, and deleting sections and pages ..................................................... 37
Working with subpages .................................................................................................... 37
Creating a note on a page ................................................................................................. 37
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Online Remove password from protected PDF file
you can only unlock the file by providing the correct password. Easy converting! Just upload your file and the password will be removed from your PDF.
change security settings pdf reader; decrypt pdf online
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
An advanced PDF password remover component can help users unlock PDF file without password. Able to change password on adobe PDF document in C#.NET.
copy text from locked pdf; convert secure pdf to word
Adding Content to Notes ...................................................................................................... 37
Working with unfiled notes ............................................................................................. 37
Copying and pasting content ........................................................................................... 38
Adding Images from Screen Clippings and Pictures ................................................... 38
Adding or Recording Audio Video Files ........................................................................ 39
Formatting Notes .................................................................................................................... 40
Viewing and Organizing Information ................................................................................. 41
Organizing the user interface ........................................................................................... 41
Creating multiple page views in new windows ............................................................ 42
Searching a notebook ......................................................................................................... 42
Creating links to pages, files, or locations ...................................................................... 42
Tagging notes ..................................................................................................................... 43
Understanding sections and section groups .................................................................. 43
Working with Tables .............................................................................................................. 45
Creating and working with tables ................................................................................... 45
Formatting tables and data ............................................................................................... 46
Moving tables and data ..................................................................................................... 47
Session Description: 
Do you know what Outlook 2010 and its new sibling, OneNote 2010 can do for you?   
Outlook  2010  features  Quick  Steps,  Conversation  View,  and  other  time-saving 
features which can help you work more effectively.  OneNote integrates seamlessly 
with Outlook and fills the void that many accountants encounter in keeping track of 
daily information.  Come find out how Outlook 2010 can save you hours of time per 
week, and how you can use OneNote to organize, collaborate, share, search, and 
sync your notes with others. 
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Using Outlook 2010 – The Ribbon Interface
Outlook 2010 users must now deal with the ribbon interface. Those users migrating 
from Office 2007 will not face a steep learning curve because Office 2007 used the 
ribbon interface. However, those upgrading from Office 2003 or earlier editions will 
find  the  change  disruptive  at  first.  The  biggest  challenge  will  be  to  find  where 
frequently used commands are placed in the ribbon. Notwithstanding the problems you 
may encounter, the ribbon provides a number of advantages, among them much better 
organization of settings and menu options than found in prior versions. Options are 
easy to find and settings are straightforward, as shown in Figure 1. 
Figure 1 – Setting Section of the Ribbon 
Modifying the Quick Access Toolbar 
First, users should modify the Quick Access Toolbar (QAT) to improve productivity. 
The  few  minutes  that  it  takes  to  make  these  modifications  will  pay  handsome 
dividends. K2 instructors recommend making the following changes: 
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1.
Right-click  on  the  QAT and  select  Show Quick  Access  Toolbar  Below  the 
Ribbon. Moving the QAT reduces the amount of mouse movement to access the 
toolbar and makes it easier to read. 
2.
Add frequently used commands to the QAT. For example, if you often work on 
slow network connections, add the Work Offline command from the Send/ 
Receive tab. Simply right-click on any command in the ribbon and select Add to 
Quick Access Toolbar from the context-sensitive menu. 
3.
Customize the QAT to include commands  that are not found in the ribbon. 
Right-click on the QAT and select Customize Quick Access Toolbar to open the 
Outlook Options dialog box shown in Figure 2. From here you can commands, 
such as Save All Attachments, as well as rearrange commands or add separators 
to better organize the QAT. 
Figure 2 – Modifying the Quick Access Toolbar 
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Work With the Conversation View (2010 only) 
E-mail  messages  can  now  be  viewed  by  Conversation.  When  Conversations  are 
enabled, messages in the Message List that share the same subject
can be viewed in a 
single thread. Users can quickly review and act on individual messages or complete 
Conversations. Conversations are identified in the Message List with a white arrow 
point. The messages within
Figure 3
each Conversation are sorted with the newest message at the 
top of  the  expanded list. As new  messages  in the  thread  are  received, the entire 
Conversation is positioned in the Message List in the Date order currently active. When 
users click on a Conversation header in the Message List, the newest message in the 
thread  is  displayed  in  the  Reading  Pane.  Any  Conversation that  contains  unread 
messages has a bold subject in the message header along with a count of the unread 
messages in the thread. Expanded Conversations display any unread messages with a 
bold heading. In default, Conversations can include messages from multiple folders. 
For example, messages sent by a user are typically saved in the Sent Items folder, but 
will appear and be grouped in a Conversation with messages in the Inbox, as shown in 
Figure 3 – Conversation Thread Expanded in the Message List 
When a message gets two or more responses, a Conversation can split into multiple 
related but separate threads, as shown in Figure 4. Click on one of the splits to show the 
messages from that split in the Reading Pane. Click on an individual message inside a 
split to display its Reply Line - a dotted line that shows the messages to which it replies. 
Note  that the  Conversation  in  Figure 4  displays  the  messages  using  the  optional 
indented view, which shows the newest message at the bottom of the thread. To use the 
indented view, select View, Conversations, Use Classic Indented View. 
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Figure 4 – A Single Conversation Split into Separate Threads 
To view messages in Conversations, the Message List must
Figure 5
be arranged in date order. 
To enable Conversations, select View, Conversations, and then check Show Messages 
in Conversations, as shown in 
Figure 5 – Enabling Conversation View in the Message List 
By design, Conversations are grouped by subject. Messages with the 
same subject are grouped in a Conversation, even if the messages are 
unrelated. This may cause problems for some users who send or receive 
messages with commonly used subjects. 
Ignoring a Conversation 
Users  can  keep  unwanted  conversations  out  of  their  Inbox  by  using  the  Ignore 
Conversation command, which moves all received and future messages of selected 
conversations to the Deleted Items folder. Messages stored in Sent Items are not moved. 
This functionality improves user productivity by acting as a gatekeeper to the Inbox, 
Each  of  the  orange  circles 
represents a separate thread. 
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sending unwanted messages directly to Deleted Items without blocking senders or 
creating specialized rules. 
To ignore a conversation: 
1.
In the Message List, click on any message in the conversation to be ignored and 
then select Home, Ignore, as shown in Figure 6. Click Ignore Conversation to 
confirm the action. 
Figure 6 – Choosing to Ignore a Conversation 
2.
If a message related to a conversation to be ignored is open, select Message, 
Ignore, also shown in Figure 6. Click Ignore Conversation to confirm the action. 
To stop ignoring a conversation: 
1.
In the Deleted Items folder, select the conversation or any message within the 
conversation to be recovered. 
2.
Click Home, Ignore. Click Stop Ignoring Conversation to confirm the action. 
The conversation will be moved back to the Inbox, and future messages will be 
delivered. 
An ignored conversation can only be recovered if it is still available in 
le in 
the Deleted Items folder. 
Cleaning Up Conversations 
Users can reduce the size of a Conversation with the Clean Up command. It moves all 
of the older, redundant messages in a conversation to a specified folder. In default, 
items are moved to Deleted Items, but users may specify a different folder by selecting 
File,  Options,  Mail,  Conversation  Clean  Up.  Individual  conversations  or  all 
conversations  within  a  folder  or  set  of  folders  can  be  cleaned  up  with  a  single 
command. 
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Figure 7 – Cleaning Up a Conversation 
To clean up a conversation, select the conversation in the Message List and then click 
Home, Clean Up, Clean Up Conversation, as shown in Figure 7. Redundant messages 
in the Conversation are moved to the Deleted Items folder. Clean Up always keeps the 
most  recent  message  of  any  thread  in  the  Inbox,  along  with  messages  in  the 
Conversation that are flagged, categorized, or have attachments. Note how six messages 
in the conversation in Figure 7 are reduced to two messages, while maintaining the 
thread map of the entire conversation. Clean Up frees up space in the Inbox without 
losing  information  by  deleting  older,  redundant  messages.  To  undo  a  clean-up 
operation, find the conversation in Deleted Items and drag it back to the Inbox. 
Acting on Conversations 
The  Conversation  view  is  designed  to  reduce  Inbox  clutter  and  improve  user 
productivity  by grouping  e-mail  messages into  threaded  conversations by  subject. 
Based on research conducted by Microsoft, users can expect a 40% reduction in Inbox 
items. User productivity can be improved by acting on an entire conversation rather 
than individual messages. As a unit, a conversation can be deleted, moved, categorized, 
or marked as read. Once a conversation is categorized, all new messages arriving in that 
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conversation are automatically categorized. Working on a group of messages rather 
than on individual messages saves users considerable time. Based on internal research, 
Microsoft estimates that the time users spend in the Inbox will be reduced by up to 46%. 
Using the Conversations view, users can expect to: 
Reduce  the  amount  of  visual  information  in  the  Inbox  by  collapsing 
conversations into single items 
See entire conversations including related messages in Sent Items or filed in 
other folders  
Better understand who replied to whom when reading lengthy conversations 
Speed up e-mail activities by acting on Conversations rather than individual 
messages 
Quickly hide annoying messages by using Ignore 
Trim down the size of the Inbox without losing information by using Clean Up to 
remove older, redundant messages 
Quick Steps (2010 only) 
Repetitive, multistep procedures can be converted to single clicks with Quick Steps. For 
example,  if  users  initiate  messages  to  their  managers  frequently,  the conventional 
process requires opening and addressing a new message before composing the message 
itself. A custom Quick Step can eliminate the first two steps in the process. Quick Steps 
are executed from the Quick Steps gallery on the Home tab, as shown in Figure 8. 
Figure 8 – Executing Quick Steps from the Home Tab 
Outlook has six preconfigured Quick Steps, identified in the following table, that can be 
customized or renamed to suit users' needs. 
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