2. On the MAILINGS tab, in the Start Mail Merge group, select the Start Mail Merge drop-
down and then select the type of merge document to create. The choices are Letters, E-mail
messages, Envelopes, Labels, and Directory.
3. In the Start Mail Merge group, select Select Recipients. The choices are Type new list, Use
existing list, and Select from Outlook Contacts.
4. If desired, filter or sort the data source.
a. Select Edit recipient list.
b. Select a field name drop-down and select a filter to filter which records to include in the
c. Deselect any records to exclude from the merge.
d. Select OK.
5. Position your cursor where you would like to insert a merge field. Be sure to add spacing and
punctuation around the field as needed.
6. In the Write & Insert Fields group, insert the merge fields or merge field blocks.
a. If desired, select Address Block to insert the name and address of recipients.
b. If desired, select Greeting Line to insert and configure the greeting for a letter.
c. If desired, select Insert Merge Field to select a field name from the list of available fields.
d. If necessary, select Match Fields to match your field name to a default field name.
e. Repeat substep c, and if necessary substep d, for each field you want to insert.
7. If you want to save the merged documents for editing or printing at a later time, in the Finish
group, select the Finish & Merge drop-down and then select Edit Individual Documents.
Specify which records to include in the document and then select OK. Save the document.
8. If desired, in the Write & Insert Fields group, select Highlight Merge Fields to make merge
fields stand out in the document. The shading is not printed; it is just a display feature.
9. If desired, in the Preview Results group, select Preview Results to display the records instead
of the merge fields in the document.
10.If desired, use the Next, Go to Record, and Previous controls to view different recipients in
the merge document.
11.If desired, in the Preview Results group, select Check for Errors to specify how to handle
errors during the merge process.
12.Print the merged documents.
a. In the Finish group, from the Finish and Merge drop-down, select Print Documents.
b. Specify which records to print and then select OK.
c. In the Print dialog box, print the documents the same way you would print other documents.
13.If desired (and if one of the fields in your data source is an email address), email the merged
a. From the Finish & Merge drop-down, select Send Email Messages.
b. Fill out the fields in the Merge to E-mail dialog box, and then select OK.
Unlink a Data Source
To unlink or detach the data source from your main document:
1. On the MAILINGS tab, in the Start Mail Merge group, select Start Mail Merge.
2. Select Normal Word Document.
Word 2013: Mail Merge and Macros  |  13
Towson University
Lesson 1: Using Mail Merge
Pdf reader link - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
add hyperlink to pdf acrobat; adding hyperlinks to pdf files
Pdf reader link - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
pdf reader link; add hyperlink to pdf
Performing a Mail Merge
Data Files
C:\091025Data\Using Mail Merge\Customer data source.xlsx
C:\091025Data\Using Mail Merge\New store flyer.docx
You created and got manager approval of the new store flyer that is going to be sent to customers.
The only things your manager would like to change are to add a generic greeting, to add each
customer’s address, and to personalize it a bit for high-volume customers. You realize that this
could all be accomplished using merge fields. You have an Excel spreadsheet with customer names
and addresses you can use for the mail merge.
1. Prepare the New store flyer.docx file with merge fields as the main document for the mail merge.
a) From the C:\091025Data\Using Mail Merge folder, open New store flyer.docx.
b) On the MAILINGS tab, in the Start Mail Merge group, select Start Mail Merge.
c) Select Step-by-Step Mail Merge Wizard.
d) In the Mail Merge pane, in the Select document type section, verify that Letters is selected and then
select Next: Starting document.
e) In the Select starting document section, verify that Use the current document is selected and then
select Next: Select recipients.
2. Select Customer data source.xlsx as the data source for the mail merge.
a) In the Mail Merge pane in the Select recipients section, verify that Use an existing list is selected.
b) Select Browse.
c) Navigate to the C:\091025Data\Using Mail Merge folder and select Customer data source.xlsx.
d) Select Open.
e) Verify that Sheet1$ is selected and that First row of data contains column headers is checked.
f) Select OK.
14  |  Word 2013: Mail Merge and Macros
Lesson 1: Using Mail Merge 
OTS Training
You should consider
demonstrating this
activity before having
students complete it.
As students work
through this activity, be
sure to be available if
anyone has questions or
gets stuck.
RasterEdge .NET Document Imaging Trial Package Download Link.
Adobe PDF. XDoc.PDF. Scanning. XImage.OCR. Microsoft Office. XDoc.Word. XDoc.Excel. XDoc.PowerPoint. Barcoding. XImage.Barcode Reader. XImage.Barcode Generator.
convert a word document to pdf with hyperlinks; add page number to pdf hyperlink
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
add a link to a pdf in acrobat; add links to pdf in acrobat
g) Observe the column names. These will become the field names that are used to merge data in each
record or row from the source document into the main document.
h) In the Mail Merge Recipients dialog box, select OK.
i) In the Mail Merge pane, select Next: Write your letter.
3. Insert the Address block for the inside address on the letter.
a) Position the cursor on the blank line above “Dear Customer.”
b) In the Mail Merge pane, select Address block.
c) Notice that the name, city, state, and zip code are listed in the Preview, but not the street.
d) Select Match Fields.
e) In the Match Fields dialog box, select the drop-down to the right of Address 1 and then select Street.
f) Select OK twice.
4. Replace the generic “Dear Customer” with the Greeting line merge block.
a) Select the text “Dear Customer,” and then press Delete to remove the generic greeting.
b) In the Mail Merge pane, select Greeting line.
c) In the Insert Greeting Line dialog box, in the second drop-down list, select Joshua and then select
Word 2013: Mail Merge and Macros  |  15
Towson University
Lesson 1: Using Mail Merge
If you want, you can
have each student select
different settings for
Insert Greeting Line,
then have them walk
around the room or
share their screens
during the preview step
to see how each
document displays the
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
pdf link; add links pdf document
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
XDoc.PDF for .NET allows VB.NET developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
adding hyperlinks to pdf files; pdf edit hyperlink
d) Select Next: Preview your letters.
5. Preview the main document with data.
a) Select the Next button
several times to view some of the merged data.
b) Select Find a recipient.
c) In the Find Entry dialog box, type 
and then select Find Next.
d) Select Cancel.
e) Select Next: Complete the merge.
6. Add the Total_ merge field to the second paragraph with alternate text for high-volume and low-volume
a) Position the cursor at the beginning of the second paragraph in the body of the letter and then type
Last year you spent $
b) On the MAILINGS tab, in the Write & Insert Fields group, select the Insert Merge Field drop-down.
c) Select Total_.
d) In the Write & Insert Fields group, select the Rules drop-down and select If…Then…Else.
e) Fill out the Insert Word Field: IF with the settings shown in the graphic.
16  |  Word 2013: Mail Merge and Macros
Lesson 1: Using Mail Merge 
OTS Training
Have students look at
the various comparisons
they can use in the IF
rule. Ask them when
they might use “is blank”
or “is not blank”—they
might use those when
they are sending out
reminders and a Replied
column is still blank; the
text to insert might say
“Thank you for your
prompt response” or
“We eagerly await your
C# PDF: PDF Document Viewer & Reader SDK for Windows Forms
create PDF document viewer & reader in ASP.NET web application using C# code. Related C# PDF Imaging Project Tutorials! Please click the following link to see
add hyperlink pdf; adding hyperlinks to pdf documents
C# Raster - Raster Conversion & Rendering in C#.NET
adding an email link to a pdf; add a link to a pdf in preview
f) Select OK.
g) Adjust spacing and punctuation as needed around the inserted fields.
7. Save the merge document for later printing.
a) In the Mail Merge pane, select Edit individual letters.
b) In the Merge to New Document dialog box, select All and then select OK.
c) Scroll through the Letters1 document to view the merged documents.
d) Save the Letters1 document in C:\091025Data\Using Mail Merge as 
My Merged Documents
e) Close My Merged Documents.
f) Save New store flyer.docx in the current folder as 
My New store flyer
and then close the file.
Word 2013: Mail Merge and Macros  |  17
Towson University
Lesson 1: Using Mail Merge
VB.NET PDF: Create PDF Document Viewer in C#.NET for Document
reading PDF document in ASP.NET web, .NET Windows Forms and mobile developing applications respectively. For more information on them, just click the link and
add a link to a pdf; add link to pdf
VB.NET Word: How to Process MS Word in VB.NET Library in .NET
Besides, here is the quick link for how to process Word document within We are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
add hyperlink in pdf; adding a link to a pdf
Merge Envelopes and Labels
You have created custom letters using data merged from a list into your main document. You can
also create customized envelopes and labels using merge data, which is what you will do in this
topic. You will see how you can simply merge the address information and print envelopes or labels
as easily as you created merge letters.
Merge Options for Envelopes and Labels
When you create envelopes and labels with merge fields, there are several options you can set. For
envelopes, you can set the size, the font, and the position of return and delivery addresses, as well as
printing options such as face up or face down. For labels, you can set the label vendor, set the label
style number, specify your own dimensions for the label, and give printer information such as
continuous-feed printer or a specific printer tray.
Figure 1-13: An envelope with merge fields and merge results.
Create a Single Envelope or Label
If you just need to print a single envelope at any time, you can use this feature. Before you print all
of your merged envelopes or labels, you might want to print a single envelope or label to verify that
your printer options are correctly configured to print envelopes or labels. The MAILINGS tab
includes the option to print a single label or envelope. Instead of merging the data from a data
source, you enter the data in the Envelopes and Labels dialog box.
18  |  Word 2013: Mail Merge and Macros
Lesson 1: Using Mail Merge 
OTS Training
Envelope with Merge
Fields and Merge
Point out that if their
organization uses
envelopes with a
preprinted return
address, they will not
want to print the return
address when printing
Set Up a Return Address
You can use an advanced Word option to configure a return address that can be used whenever you
need to insert your return address on an envelope, label, or letter. To insert the return address
wherever you need it, from the Quick Parts menu, select Field, select UserAddress, and then
select OK.
How to Merge Envelopes and Labels
You can merge data to insert addresses into multiple envelopes or labels. You can also enter data
directly for a single envelope or label.
Merge Data for Envelopes or Labels
To merge data for envelopes or labels:
1. Open a blank document.
2. On the MAILINGS tab, in the Start Mail Merge group, select Start Mail Merge and then
select Step-by-Step Mail Merge Wizard.
3. In the Mail Merge pane, in the Select document type section, select either Envelopes or
4. Select Next: Starting document.
5. If you are creating labels:
a. Select Label options. The Label Options dialog box is displayed.
b. Specify whether you are using a Continuous-feed printer or a Page printer. If using a Page
printer, specify the tray for the labels.
c. Select the Label vendor.
d. Select the product number that matches the labels you will be printing the data onto.
e. Select OK.
f. Select Next: Select recipients.
6. If you are creating envelopes:
a. Select Envelope options. The Envelope Options dialog box is displayed.
b. Specify the envelope size.
c. If desired, select the font and positioning for Delivery address and Return address.
d. Select the Printing Options tab to specify the envelope feed direction, whether the
envelopes are Face up or Face down, and the printer tray. If the envelopes are fed with the
short edge leading into the printer, you might need to check Clockwise rotation to prevent
the text front printing upside down on the envelope. The envelopes will print to the default
printer set up in Windows.
e. Select OK.
f. Select Next: Select recipients.
7. Select the recipients in the same way you selected them in the procedure titled “Perform a Mail
Merge with the Mail Merge Wizard.”
8. If you are creating envelopes, select Next: Arrange your envelope. If you are creating labels,
select Next: Arrange your labels.
9. Position your cursor in the document where you would like to insert fields, and then insert fields
using the Address block. If you would like to add additional fields, select More items.
10.If you are creating labels, select Update all labels to copy the layout from the first label to the
other labels on the page. Note: If you want to be sure your label data prints correctly on the
labels prior to printing on the actual label stock, print the output to a plain piece of paper, then
hold it up to the light with the label sheet behind the printed page to ensure that all data will fit
on individual labels without spilling over onto another label or printing across the edge of the
Word 2013: Mail Merge and Macros  |  19
Towson University
Lesson 1: Using Mail Merge
11.If you are creating envelopes, select Next: Preview your envelopes. If you are creating labels,
select Next: Preview your labels.
12.Select Next: Complete the merge.
13.Select Print to send the document to the printer, or select Edit individual labels to write them
to a new file that can be saved for later editing and printing.
Print a Single Envelope
To print a single envelope:
1. On the MAILINGS tab, in the Create group, select Envelopes.
2. In the Envelopes and Labels dialog box, select Options to select the envelope size and
printing options.
3. From the Envelope size drop-down list, select the appropriate size. If desired, change the font
and positioning of the delivery and return addresses.
4. Select the Printing Options tab and then specify the Feed method.
5. Insert the envelope into the printer in the orientation you selected in the Feed method.
6. Select OK.
7. Type an address in the Delivery address box.
8. If desired, type an address in the Return address box, or select Insert Address to insert an
address from an electronic address book installed on your computer.
9. If you have an electronic postage program installed, you can select E-postage Properties and
set the appropriate options.
10.If you want to print the envelope without saving it, select Print.
11.If you want to save the envelope to print later or to reuse, select Add to Document. If a
document is already open, the envelope will be added as Page 1. If you have a blank document
open, save the file with an appropriate name.
12.Verify that the text printed correctly on the envelope. If not, try one of the following before
attempting to print the envelope again:
• Refer to your printer documentation to read about how envelopes should be loaded in the
• Adjust the printing options in the Envelope Options dialog box on the Printing Options
Print a Single Label
To print a single label:
1. On the MAILINGS tab, in the Create group, select Labels.
2. In the Envelopes and Labels dialog box, on the Labels tab, in the Address box, type the
desired text, or select Insert Address to insert an address from an electronic address book
installed on your computer.
3. If desired, select the text, right-click, and from the shortcut menu, change the Font or
Paragraph formatting.
4. Select Options, and then select the appropriate printer type and configure the label vendor and
product number. Select OK.
5. Under Print, select Single label. (If you want to print a whole sheet with the same label data,
instead of Single label, select Full page of the same label.)
6. If you are printing on a sheet of labels in which some of the labels have already been used, select
the Row and Column numbers for the label on which you will print.
7. If you want to print the label without saving it, select Print.
8. If you want to save the label to print later or add graphics to the label, select New Document. A
document is created with the labels laid out in a table. To add graphics to labels printed on a
page printer, the graphic must be added to each label.
20  |  Word 2013: Mail Merge and Macros
Lesson 1: Using Mail Merge 
OTS Training
Set Up a Return Address
To set a return address in Word:
1. Select FILE→Options.
2. Select Advanced.
3. In the General section, in the Mailing address box, type the return address.
4. Select OK.
Word 2013: Mail Merge and Macros  |  21
Towson University
Lesson 1: Using Mail Merge
Merging Envelope and Label Data
Data Files
C:\091025Data\Using Mail Merge\Customer data source.xlsx
You have created the personalized letters to send out to customers announcing the grand opening
of the new store. You need to create address labels to affix to the folded letters so you can mail
them to the customers. In the supply cabinet you found Avery 5351 labels. You would also like to
configure Word to remember the store address to use whenever you need to insert the return
address, and then print return address labels.
1. Set the return address to “345 Main Street, Greene, RL 99999.”
a) If necessary, open Word.
b) Select FILE→Options.
c) Select Advanced.
d) Scroll down to the General section.
e) In the Mailing address box, type:
f) Select OK.
2. Create a merge document for Avery 5153 labels.
a) Create a new Blank document.
b) On the MAILINGS tab, in the Start Mail Merge group, select Start Mail Merge.
c) Select Step-by-Step Mail Merge Wizard.
d) Select Labels, and then select Next: Starting document.
e) Select Label options.
f) From the Label vendors drop-down, list select Avery US Letter.
g) From the Product number list, select 5351 Mailing Labels. You can click in the Product number list
and then type 
to jump to the label, or use the scroll bar.
h) Select OK. A blank table with each cell set to the size of an Avery 5351 label is created.
If Show/Hide ¶ is turned off, the table structure is not visible, but it is still there.
3. Select the recipient data source.
a) Select Next: Select recipients.
b) With Use an existing list selected, select Browse.
c) Browse to C:\091025Data\Using Mail Merge, select Customer data source.xlsx, and then select
d) Select OK.
e) Select OK.
f) Select Next: Arrange your labels.
22  |  Word 2013: Mail Merge and Macros
Lesson 1: Using Mail Merge 
OTS Training
Be sure that you are
available to assist
students as they work
through this activity.
Documents you may be interested
Documents you may be interested