Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 1 of 11
Rick Borstein’s 30 Top Tricks for Acrobat 9 
Preferences 
Choose EditPreferences and pick the appropriate category 
1.
Commenting  
Copy Encircled Text into Sticky Notes 
2.
Documents  
Increase the Number of Recently Opened Documents 
3.
Documents 
Automatically rename files when applying redactions 
4.
General  
Get Fast Access to Tools with Single Key Accelerators 
PDF Creation 
5.
Convert AutoCAD Drawings to PDF 
Acrobat 9 Pro can directly convert AutoCAD drawings. Just choose FileConvert to PDF . . . 
6.
Mail Merge to PDF 
Using Microsoft Word, you can merge data to create individual PDFs to mail to your recipients. This is a great 
way to send individualized invoices, confirmations, etc. 
a.
Create your data in an Excel file. Include an email column. E.g. 
b.
Set up your merge in Word.  
Learn how for Word 2002 and 2003
or Word 2007
Pdf edit hyperlink - insert, remove PDF links in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Free C# example code is offered for users to edit PDF document hyperlink (url), like inserting and deleting
c# read pdf from url; add links pdf document
Pdf edit hyperlink - VB.NET PDF url edit library: insert, remove PDF links in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Help to Insert a Hyperlink to Specified PDF Document Page
adding links to pdf document; add a link to a pdf file
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 2 of 11
c.
From the Acrobat menu or ribbon, choose Mail Merge 
7.
Create PDF from the Clipboard 
There are many uses for this tip: 
— Take a Take a screen grab and instantly convert it to a PDF 
— Select text in FireFox and convert to PDF (no PDF Maker needed!) 
a.
Select text or images from any application 
b.
Choose FileCreate PDFFrom Clipboard . . . 
8.
Create PDF from non-PDFs inside a PDF Portfolio 
a.
Right-click Convert to PDF 
Search 
9.
Search PDFs across a directory 
a.
EditSearch to open the Search panel 
b.
Choose All PDF Documents in and locate the folder you wish to search 
10.
Index a directory for faster searches 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=46
11.
Embed a search index in a single PDF  
a.
Choose AdvancedDocument Processing Manage Embedded Index . . . 
12.
Embed a search index in a Portfolio 
a.
Choose AdvancedDocument Processing Manage Embedded Index . . . 
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
add links in pdf; add links to pdf document
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
XDoc.PDF for .NET allows VB.NET developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
adding a link to a pdf; adding links to pdf
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 3 of 11
Annotations and Comments 
13.
Use the Properties Bar to edit Text Boxes 
Using the Properties Bar, you can edit all aspects of a Text Box annotation 
a.
ViewToolbars Properties Bar (CTRL-E or CMD-E) 
b.
Select text inside a text box to change font, color, style, etc. 
c.
Select the text box itself to change border width, border, color, fill, etc. 
14.
Use the Snapshot Tool 
The Snapshot tool takes a picture of any selection of a PDF page—or — the entire page.  
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=63
a.
Right-click on the Zoom tool to turn on the Snapshot tool 
b.
Click to grab an entire page or click and drag to grab a selection 
15.
Create a Custom Stamp 
A custom stamp may be created from image files (JPEG, GIF) or from any other PDF document. 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=21
16.
Create  a Transparent Signature Stamp 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=35
17.
Using the Pencil or Line tool as a highlighter 
You can’t use the standard text highlight tool on image-only PDFs, but you can change the properties of either 
of the these tools to make it easier to highlight. 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=18
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=59
Add a pencil or line annotation to the page, then right-click and choose Properties 
a.
Set thickness to 8-12 pts 
b.
Change to the color of your choice (orange, yellow green, etc.) 
c.
Change the opacity (transparency) to 50% 
d.
Check “Make Properties Default” 
e.
Click OK  
Working with PDFs 
18.
Reducing File Size of scanned documents 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=105
a.
DocumentOptimize Scanned PDF 
b.
Drag sliders to compress more or less 
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
processing images contained in PDF file. Please click to see details. PDF Hyperlink Edit. RasterEdge PDF SDK for .NET package offers
add hyperlink to pdf in; add hyperlink pdf
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
processing images contained in PDF file. Please click to see details. C#.NET: Edit PDF Hyperlink. RasterEdge PDF SDK for .NET package
clickable links in pdf from word; adding links to pdf in preview
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 4 of 11
19.
Checking and Reducing File Size using the PDF Optimizer 
a.
Advanced PDF Optimizer 
b.
Click the Audit button to see which items are affecting file size 
20.
Place an Image in a PDF 
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=34
a.
Choose ToolsAdvanced EditingTouchup Object Tool 
b.
Right-click to place an image in the PDF 
21.
Cleaning up Scanned Documents using Redaction Tools 
Acrobat can redact to “No Color”.  
a.
View ToolbarsRedaction 
b.
Use the Mark for Redaction tool to highlight text or images to be deleted 
c.
Right-click on the redaction mark and choose Properties 
d.
Set to No Color and click OK 
TIP: Use the Properties bar (CTRL-E Win, CMD-E Mac) to adjust redaction color.   
For Tips 23-26, open two documents, then choose Choose WindowTileVertically  
Or, using the keyboard: CTRL-Shift-L on Windows, CMD-Shift-L on Mac 
22.
Copy Pages between two documents 
a.
Drag to the pages panel of the second document 
23.
Copy Multiple Pages 
a.
CTRL-Click to select individual pages 
b.
Drag to the pages panel of the second document 
24.
Move a Page 
Shift-Drag to the pages panel of the second document 
25.
To replace a Page  
CTRL-ALT-Drag (Command-Option-Drag on Mac) to the pages panel of the second document 
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
C#.NET edit PDF digital signatures, C#.NET edit PDF sticky note Merge all Excel sheets to one PDF file in VB Change Excel hyperlink to PDF hyperlink and bookmark.
add a link to a pdf; pdf email link
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Able to get word count in PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark. Free online Word to PDF converter without email.
convert doc to pdf with hyperlinks; pdf links
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 5 of 11
26.
Extracting a Discontinuous Range of Pages from one or more documents using Combine 
It seems counterintuitive, but Acrobat’s Combine function allows you pull out pages from several documents 
and merge them into a new document.  
See: http://blogs.adobe.com/acrolaw/?p=70
a.
FileCombineMerge Files into a single PDF . . . 
b.
Click the Add Files button and locate the documents for page extraction  
c.
Select a document from the list and click Choose Pages 
d.
Enter the pages you wish to extract 
e.
Click the Combine Files button 
f.
Acrobat will pull all of the selected pages out into a new PDF document 
27.
Use Page Labels to draw attention to pages 
You can label sections of your document uniquely to aid discovery via the Pages Panel. 
a.
Open the Pages Panel  
b.
Select the pages which you want to label, then right-click and choose Number Pages 
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Set File Permissions. Password: Open Document. Edit Digital Signatures. Ability to get word count of PDF pages. Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark
add hyperlink to pdf in preview; clickable links in pdf
.NET PDF SDK - Description of All PDF Processing Control Feastures
signature; Add signature image to PDF file. PDF Hyperlink Edit. Support outline; More about PDF Hyperlink Edit ▶. PDF Metadata Edit. Support
adding a link to a pdf in preview; add hyperlink to pdf
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 6 of 11
c.
Set a prefix (e.g. TOC) for the pages 
d.
The result: 
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 7 of 11
Batch Sequences 
28.
Run the PDF Optimizer in Batch and reduce the size of many documents at once 
a.
To create a Batch Sequence 
I.
AdvancedDocument ProcessingBatch Processing 
II.
Click the New Sequence button. 
III.
Give the sequence a name 
IV.
Click Output Options 
V.
Click the PDF Optimizer checkmark 
VI.
Click the Settings button 
VII.
Enable PDF Optimizer 
VIII.
Click the Settings Button 
IX.
Click OK 
X.
Give the revised settings a name such as “B&W Lossy”. 
Which setting should you use for monochrome (B&W) images? 
•
JBIG2 Lossless is very efficient and preserves the exact appearance of the text.  
•
Consider trying JBIG2 Lossy which causes some visual degradation, but can be up to 70% smaller than JBIG2 
Lossless. 
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 8 of 11
b.
To run the Batch Sequence 
I.
Place all the files you wish to process in a single folder on your hard drive. 
II.
Choose Advanced Document Processing Batch Processing 
III.
Select the sequence to run 
IV.
Click OK 
V.
Click OK in the Batch Sequence confirmation window 
VI.
Locate the files you wish to process and click the Select button 
29.
Create a Batch Sequence (General Advice) 
Acrobat has over 40 different commands that may be run in batch. Since the combinations are nearly infinite, 
here are the general considerations: 
a.
What do you need to do to the files? 
Click the Select Commands button to stack up several operations 
b.
Where are the files to be processed? 
c.
Where do you want to put the files when the sequence is complete? 
d.
Do you wish to rename the files, optimize them or change the PDF version? 
Click the Output Options button 
e.
Add a prefix or suffix to the file name 
f.
Use the PDF Optimizer to optimize the file or change the PDF version 
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 9 of 11
Web 
30.
Adding a Print Button to a PDF 
PDFs accessed through the browser can be confusing to print. Choosing the browser’s print function will not 
actually print the PDF. Instead, add a Print button to the document to make it easy for users who access the 
file. 
a.
Open the PDF 
b.
Click the Forms button and choose Add or Edit Fields 
c.
When asked, click “No” to auto detection 
d.
Click the Add New Field button and choose Button 
e.
Click to place the button on the document 
f.
Click the Show All Properties link 
g.
Click the Appearance Tab and set as below: 
Rick’s Top Tricks for Acrobat 9 (R3)  
This document may be freely distributed in its entirety only with attribution to: Rick Borstein, http://www.adobe.com/go/acrolaw
All Rights Reserved— 10 of 11
h.
Click the Options Tab and enter text for the button label (e.g Print Document): 
i.
Click the Actions Tab and do the following: 
i.
Choose Execute Menu Item from the Select Action menu 
ii.
Click the Add button 
iii.
Choose FilePrint from the list 
iv.
Click OK 
v.
Click Close 
Documents you may be interested
Documents you may be interested