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Last updated 4/30/2011
Chapter 13: Managing users and roles
Adobe® Contribute® lets you control the extent to which users can alter a website. To do so, you create roles for each 
website and define permissions for each role. After a website’s permissions are defined, Contribute creates a folder 
labeled _mm at the root of the website and places a shared settings file in this folder. The shared settings file contains 
all the website settings and permissions for Contribute website connections that you create. All Contribute users who 
connect to the website automatically inherit the settings defined for their assigned role.
About roles
Contribute lets you define a set of user permissions, ranging from file access to the level of typographic control, as a 
role. You assign the roles you create to Contribute users, which determines the degree to which a specific user can 
modify a site’s content.
Contribute has three default roles that you can assign to users “as-is,” or modify further to meet the content editing 
needs of your website. The default Contribute roles are:
Users with this role are administrators of this website.
Users with this role can create and edit pages as well as publish pages to the website.
Users with this role can create and edit pages but cannot publish pages to the website. To publish new pages or 
page modifications to a site, users in this role must send their updates to a user in the publisher role for review. The 
publisher can then choose to publish the page to the site or send it back to the writer for additional editing.
In most cases you can use the default settings specified for these roles. However, if your website has certain design 
features that need to be preserved, you can configure Contribute to work with those design considerations.
If you are not familiar with such web page design elements as font and paragraph usage, Cascading Style Sheets (CSS) 
styles, and image file formats and size limitations, consult a web page designer or other web professional who is 
knowledgeable about your organization’s website. 
For information about Contribute categories of permissions and website settings, see “About role settings” on 
page  295.
About role settings
Contribute lets you define the following categories of permissions and website settings in the Edit Role Settings dialog box:
Lets you select a starting (home) page that users in the selected role see when they enter the website. For more 
information, see “Setting general role settings” on page  300.
Folder/File Access 
Limits a role’s access to the selected folder (or folders) and any subfolders they contain. For more 
information, see “Set folder and file access settings” on page  301.
Lets you specify what content users can modify and determine how Contribute processes paragraphs, line 
spacing, and accessibility options. For more information, see “Set page-editing and paragraph settings” on page  303. 
You can also allow users to insert HTML code snippets in Contribute pages. For more information, see “Set the option 
for inserting HTML Code Snippets” on page 304.
Styles and Fonts 
Specifies which font sets users have access to, and which users can apply style and formatting to text. 
For more information, see “Set style and font settings” on page  304.
How to bookmark a pdf document - add, remove, update PDF bookmarks in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
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create bookmarks pdf files; delete bookmarks pdf
How to bookmark a pdf document - VB.NET PDF bookmark library: add, remove, update PDF bookmarks in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Your VB.NET Project with Rapid PDF Internal Navigation Via Bookmark and Outline
auto bookmark pdf; export pdf bookmarks to text file
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
New Pages 
Specifies whether Contribute users can create blank pages, and which (if any) of Adobe’s Dreamweaver 
MX templates they can use to create pages. You can also specify which pages, if any, the user can copy. The options in 
this category determine what options users see in the New Page dialog box. For more information, see “Specify settings 
for new web pages” on page 306.
New Images 
Lets you specify a maximum file size, width, and height for images. You can also restrict users so that they 
can use images only from a shared asset library that you create, or you can allow them to add any image to a web page. 
For more information, see “Specify setting options for new images” on page  307.
File Placement 
Lets you specify folder locations for files based on the file extension used to identify the file type. You 
can also specify that Contribute not allow files of a certain size to be uploaded to the web server. For more information, 
see “Specify setting options for file placement on page  308.
Shared Assets 
Lets you create a library of assets (such as images, video content, or Dreamweaver library items) that 
users can add to web pages. You can restrict access to shared assets to specific users or let any Contribute user accessing 
the website add the assets to their pages. For more information, see “Set options for shared assets” on page  309.
Content Types 
Lets you specify the option to create new pages using the content types. You can also restrict access to 
specific users to use content types to create pages. For more information, see “Specify content type settings for new 
web pages” on page 311.
More Help topics 
Edit a role’s settings” on page  298
Create Contribute roles
When Contribute users connect to a website, they are prompted to indicate which role they belong to. For example, a 
Contribute user might choose or be assigned to the Writer role. Thereafter, while connected to that website, that user 
has whatever permissions you have configured for the Writer role.
Select Edit > Administer Websites (Windows) or Contribute > Administer Websites (Mac OS), and then select the 
website you want to administer from the submenu.
If the website has no administrator, click Yes when a dialog box asks whether you want to become the website 
administrator. Then enter and confirm an administrator password for the website, and click OK.
The Administer Website dialog box appears. 
Select Users and Roles.
C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
NET. How to Use C#.NET XDoc.PDF Component to Convert PDF Document to Various Document and Image Forms in Visual C# .NET Application.
bookmark pdf acrobat; add bookmarks to pdf file
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Split PDF document by PDF bookmark and outlines in VB.NET. Independent component for splitting PDF document in preview without using external PDF control.
create pdf bookmarks; creating bookmarks in pdf files
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
By default, Contribute creates three roles: Administrator, Publisher, and Writer.
Click Create New Role. 
The Create New Role dialog box appears.
Select an existing role from the Create new role from copy of list box.
Selecting an existing role as a base for a new role lets you reuse the selected role’s settings. You can modify the new 
role’s settings as needed.
Enter a name for the role you want to create, and then click OK. 
The new role appears in the list of role names in the User and Roles panel of the Administer Website dialog box.
Select the role name, and then click Edit Role Settings.
The Edit Role Settings dialog box appears. The Edit Role dialog box lets you modify the user settings associated with 
each role. 
Modify the settings for the role. 
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
RasterEdge PDF SDK for .NET package offers robust APIs for editing PDF document hyperlink (url) and quick navigation link in PDF bookmark.
export pdf bookmarks to text; how to add bookmarks on pdf
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
PDF. Image: Remove Image from PDF Page. Image Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit Document Protect. Password: Set File Permissions. Password:
create pdf bookmarks from word; copy bookmarks from one pdf to another
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
When you are finished defining the role, click OK to save your changes. The Edit Role Settings dialog box closes, 
returning you to the Administer Website dialog box. 
To create additional roles, repeat steps 4 through 7 for each role you want to add.
Select another administrative category to modify, or click Close to apply your changes and exit the Administer 
Website dialog box.
Note: You can modify a role’s settings at any time, even after you have distributed a connection key. Connection 
information and website permissions are maintained separately.
• To modify the roles you have created, select the role whose settings you want to modify and click Edit Role 
Settings. The Edit Role Settings dialog box appears. To learn more about the settings you can modify, see “Edit 
a role’s settings” on page 298.
• To send the connection to the users that make up the role, click Send Connection Key. The Export Connection 
Wizard appears. To learn how to export a connection key, see “Send connection keys for websites on page  265.
To edit the role now, skip to step 4 of the following procedure. Otherwise, click Cancel to close the Edit Role 
Settings dialog box, and then click Close to close the Administer Website dialog box.
Edit a role’s settings
The Role Settings dialog box lets you define different home pages for users based on the role they belong to, limit roles 
to working in specific folders, and determine the modifications a role can make to a website.
Note: For information about creating roles, see “Create Contribute roles” on pag e296.
Select Edit > Administer Websites (Windows) or Contribute > Administer Websites (Mac OS), and then select the 
website you want to administer from the submenu.
If the Administrator Password dialog box appears, enter the administrator password and click OK.
The Administer Website dialog box appears.
Select Users and Roles.
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
watermark and save PDF text, image, table, hyperlink and bookmark to Word library control (XDoc.PDF) is a mature and effective PDF document converting utility.
create bookmark pdf; edit pdf bookmarks
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
XDoc.PDF for .NET allows C# developers to edit hyperlink of PDF document, including editing PDF url links and quick navigation link in bookmark/outline.
excel hyperlink to pdf bookmark; create bookmark in pdf automatically
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
The User and Roles category of the Administer Website dialog box lets you see what roles already exist, add users 
to roles, edit and remove roles, and send connection key files to users assigning them a role.
Select the role whose settings you want to modify, and then click Edit Role Settings.
The Edit Role Name Settings dialog box appears. The Edit Role Name Settings dialog box lets you modify the 
settings associated with each role. 
Select a settings category to modify.
Modify the settings for the role.
When you finish defining the role, click OK to save your changes. The Edit Role Settings dialog box closes, 
returning you to the Administer Website dialog box.
Select another administrative category to modify, or click Close to apply your changes and exit the Administer 
Website dialog box.
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Change Word hyperlink to PDF hyperlink and bookmark. DOCXDocument doc = new DOCXDocument(inputFilePath); // Convert it to PDF document.
adding bookmarks to pdf; export pdf bookmarks to excel
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
C#.NET Program. Free PDF document processing SDK supports PDF page extraction, copying and pasting in Visual Studio .NET project.
creating bookmarks in a pdf document; bookmark a pdf file
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
Setting general role settings 
The General category lets you specify a starting (home) page that users in the selected role see when they enter the 
website. For example, if users in a given role are assigned to a section of the site that excludes the site’s home (or main) 
page, you might consider specifying a page elsewhere in the site as the starting page for that role.
Open the Edit Role Name Setting dialog box, if it’s not already open. (See “Edit a role’s settings” on page 298.)
Click the General category on the left side of the dialog box.
(Optional) Select Allow users to publish files.
If you select this option, users assigned to this role can publish pages they create. They can also publish or delete 
drafts sent to them for review. 
Providing publish and delete restrictions for draft reviews lets users delete or publish drafts sent to them by other 
Contribute users. Before allowing a user to publish or delete drafts, carefully consider if their assigned role should 
be given this level of control in the publishing of documents. You might need to create a specific role with this 
permission enabled.
Users without draft publishing and deleting permissions can only send drafts for review or edit drafts in the review 
process. For more information about the draft review process, see “Send web page drafts and files for review ” on 
page  59.
In the Role description text box, enter a brief description of the role and its responsibilities.
This description appears when a user selects a role to join.
When you initially defined the website, you specified the website’s home page. To let users in the selected role have 
a more specific home page on the website, enter the URL in the Home page for users in this role text box, or click 
the Choose button to locate the home page.
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
You can choose to specify any page on the website as the home page for the specified role. 
Select another role settings category to modify, or click OK to apply your changes.
Set folder and file access settings
The Folder/File Access settings category lets you limit a role’s access to selected folders (or directories) and to any 
subfolders they contain as well as determine whether users can delete web pages and related files.
Set folder access settings
You can choose to limit user access to specific folders on the website or to allow users to access all the folders in the 
defined website.
Open the Edit Role Name Settings dialog box, if it’s not already open. (See “Edit a role’s settings” on page 298.)
Click the Folder/File Access category on the left side of the dialog box.
Select Allow users to edit files in any folder to let users access all folders and files on the website’s root, or select 
Only allow editing within these folders to limit access to a specific subfolder or group of subfolders.
If you’ve selected Only allow editing within these folders, specify folders by clicking Add Folder. 
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
The Choose Folder dialog box appears.
The Choose Folder dialog box displays all folders and files under the website’s root. 
You can preview pages on the website by selecting them. This lets you see which pages you are restricting access to.
Navigate to the folder you want to provide access to, and click Select Folder.
For example, if the website’s root is http://www.mysite.com and you want to specify that users can edit only those 
pages that are in the folder labeled marketing, click the marketing folder. The access path appears as: 
The Choose Folder dialog box closes, and the selected folder appears in the Folder access list. You can add folders 
to the Folder access list to give users access to multiple directories on the website.
Click OK. 
When the next Contribute user connects to this website, they can edit only those pages and files that are inside the 
listed folders. 
Change access to a folder in the list
Do one of the following:
• To remove a folder from access, select the folder in the folder list, and then click Remove.
• To change a folder the user can access, select the folder in the folder list, and then click Edit.
Set file-deletion settings
You can allow users to delete pages from the web server. When determining whether users should be able to remove 
a page from the website, carefully consider whether you want to maintain a backup copy of deleted pages. 
If you do want to maintain backup copies, you must make sure that the Contribute rollback feature is enabled. To learn 
more about web page rollbacks, see “Enable or disable rollbacks” on page  254.
Permit users to delete files from the web server
Open the Edit Role Name Settings dialog box, if it’s not already open. (See “Edit a role’s settings” on page 298.)
Click the Folder/File Access category on the left side of the dialog box.
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
Select Allow users to delete files they have permission to edit. 
You can also choose to remove any rollback files associated with a page by selecting Remove rollback versions on 
delete. Carefully consider whether you want to maintain backup copies of web pages before allowing users to delete 
both an active web page and any rollbacks versions of that page. 
Select another settings category to modify, or click OK to apply your changes.
If a user deletes a file, but not the rollback copies of the file, the file can be recovered from the rollback copy. For 
more information, see “Roll back to a previous version of a page” on pag e221.
Set page-editing and paragraph settings
The Editing category lets you specify what kinds of changes users can make to the website’s web pages and how 
Contribute treats paragraphs and typographic elements.
Open the Edit Role Name Settings dialog box, if it’s not already open. (See “Edit a role’s settings” on page 298.)
Click the Editing category on the left side of the dialog box.
The Editing category provides options that let you specify which page-editing attributes Contribute applies. When 
you set these options, carefully consider who the content contributors are and what page-editing capabilities they 
Change options in the following sections as necessary:
• General editing restrictions: This section lets you specify what kinds of changes users can make to pages.
• Paragraph spacing: This section lets you specify how Contribute applies HTML paragraph tags, which 
determines whether blank lines appear between paragraphs as a user types.
• Other editing options: This section gives you more editing options.
Managing users and roles
Last updated 4/30/2011
Note: In Contribute, Users can insert HTML code snippets in web pages if you select the Allow HTML Snippet 
Insertion option. For more information, see “Set the option for inserting HTML Code Snippets” on pag e304.
For more information about any of the options, see “Setting the Editing options in the Role Settings dialog box” 
on page  313.
Select another role settings category to modify, or click OK to apply your changes.
Set the option for inserting HTML Code Snippets
Based on permissions granted by the Administrator to user roles, users can perform relevant operations in Adobe 
Open Contribute.
Select Edit > Administer Websites (Windows) or Contribute > Administer Websites (Mac OS), and choose a site 
to administer.
If the Administrator Password dialog box appears, enter the administrator password and click OK.
The Administer Website dialog box appears.
Select Users and Roles. Select Administrator, and then click Edit Role Settings.
The Edit “Administrator” Settings dialog box appears.
Select Editing from the list on the left.
The settings appear on the right.
Select Allow HTML Snippet Insertion.
By default, the Allow HTML Snippet Insertion option is enabled only for a blog site. You must manually edit the 
bloghub.csi file to disable this feature for blog sites.
Note: If your website Administrator has not enabled the Allow HTML Snippet Insertion option for your user role, the 
HTML Snippet option in the Insert menu will be disabled. By default, this option is not enabled for websites.
Click OK to apply your changes.
Note: This feature is applicable also on Mac OS.
More Help topics 
Insert HTML code snippets” on page  111
Set style and font settings
The Styles and Fonts category in the Role dialog box lets you control whether typographic styles and fonts appear in 
the Contribute toolbar and which kinds of typographical styles users can apply to text.
Open the Edit Role Name Settings dialog box, if it’s not already open. 
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