195
Editing PDFs
Last updated 5/10/2016
Geospatial data can be exported by using the Comments List panel.
1 To export all comments, open the Comments List panel (Tools > Comment) and choose Options > Export All To 
Data File.
2 To export a subset of the comments, select the comments and choose Options > Export Selected To Data File. Type 
the filename and click Save. The FDF file is saved.
More Help topics 
Commenting and markup tools overview
Measure the height, width, or area of objects
Applying actions and scripts to PDFs
About actions
You can cause an action to occur when a bookmark or link is clicked, or when a page is viewed. For example, you can 
use links and bookmarks to jump to different locations in a document, execute commands from a menu, and perform 
other actions. Actions are set in the Properties dialog box.
For bookmarks or links, you specify an action that occurs when the bookmark or link is clicked. For other items, such 
as pages, media clips and form fields, you define a trigger that causes the action to occur and then define the action 
itself. You can add multiple actions to one trigger. 
The Locked option prevents the appearance and actions associated with an object from being accidentally changed. 
Add an action to bookmarks, form fields, buttons, or clips
1 Do one of the following:
• Using the Hand tool, right-click the bookmark, and choose Properties.
• Using the Tools > Rich Media > Select Object tool, double-click the link, media clip, or form field, and choose
Properties.
2 Click the Actions tab.
3 From the Select Action menu, select the action type to occur, and then click Add. You can add multiple actions; 
actions execute in the order that they appear in the Actions list box.
4 (Optional) Select an action in the Actions tab, and use the buttons to reorder, edit, or delete the action.
5 Close the window to accept the actions.
Add actions to page thumbnails
To enhance the interactive quality of a document, you can specify actions, such as changing the zoom value, to occur 
when a page is opened or closed.
1 Click the Page Thumbnails button on the left.
2 Select the page thumbnail corresponding to the page, and choose Page Properties from the options menu 
.
Pdf fillable form creator - C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Online C# Tutorial to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document
convert word to editable pdf form; change tab order in pdf form
Pdf fillable form creator - VB.NET PDF Field Edit library: insert, delete, update pdf form field in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
How to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document with VB.NET Demo Code
adding signature to pdf form; convert word doc to pdf with editable fields
196
Editing PDFs
Last updated 5/10/2016
3 Click the Actions tab.
4 From the Select Trigger menu, choose Page Open to set an action when the page opens, or choose Page Close to 
set an action when the page closes.
5 Choose an action from the Select Action menu, and click Add.
6 Specify the options for the action, and click OK. The options available depend on the action selected.
7 To create a series of actions, choose another action from the menu, and click Add again. Use the Up and Down 
buttons to arrange the actions in the order you want them to occur.
Note: If you set an action that switches to Full Screen view on Page Open or Page Close, the next time the same page 
opens or closes, Full Screen view is turned on.
Action types
You can assign the following actions to links, bookmarks, pages, media clips, and form fields:
Execute A Menu Item 
Executes a specified menu command as the action.
Go To A 3D/Multimedia View 
Jumps to the specified 3D view.
Go To A Page View 
Jumps to the specified destination in the current document or in another document. 
Import Form Data 
Brings in form data from another file, and places it in the active form.
Multimedia Operation (Acrobat 9 And Later) 
Executes a specified action for a multimedia object in the file (such as 
playing a sound file). The multimedia object must be added to the file before you can specify an action for it.
Open A File 
Launches and opens a file. If you are distributing a PDF file with a link to another file, the reader needs the 
native application of that linked file to open it successfully. (You may need to add opening preferences for the target 
file.)
Open A Web Link 
Jumps to the specified destination on the Internet. You can use http, ftp, and mailto protocols to 
define your link.
Play A Sound 
Plays the specified sound file. The sound is embedded into the PDF document in a cross-platform 
format.
Play Media (Acrobat 5 Compatible) 
Plays the specified QuickTime or AVI movie that was created as Acrobat 5-
compatible. The specified movie must be embedded in a PDF document.
Play Media (Acrobat 6 And Later Compatible) 
Plays a specified movie that was created as Acrobat 6-compatible. The 
specified movie must be embedded in a PDF document. 
Read An Article 
Follows an article thread in the active document or in another PDF document.
Reset A Form 
Clears previously entered data in a form. You can control the fields that are reset with the Select Fields 
dialog box.
Run A JavaScript 
Runs the specified JavaScript.
Set Layer Visibility 
Determines which layer settings are active. Before you add this action, specify the appropriate layer 
settings. 
Show/Hide A Field 
Toggles between showing and hiding a field in a PDF document. This option is especially useful in 
form fields. For example, if you want an object to pop up whenever the pointer is over a button, you can set an action 
that shows a field on the Mouse Enter trigger and hides a field on Mouse Exit.
Submit A Form 
Sends the form data to the specified URL.
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create writable PDF from text (.txt) file. HTML webpage to interactive PDF file creator freeware. Create fillable PDF document with fields.
change font size pdf fillable form; create a form in pdf from word
VB.NET Create PDF Library SDK to convert PDF from other file
HTML webpage to interactive PDF file creator freeware. Create fillable PDF document with fields in Visual Basic .NET application.
create a fillable pdf form online; changing font size in pdf form field
197
Editing PDFs
Last updated 5/10/2016
Trigger types
Triggers determine how actions are activated in media clips, pages, and form fields. For example, you can specify a 
movie or sound clip to play when a page is opened or closed. The available options depend on the specified page 
element.
You can use the following triggers for media clips and form fields (not links or bookmarks):
Mouse Up (Acrobat Pro DC) 
When the mouse button is released after a click. This is the most common button trigger, 
because it gives the user one last chance to drag the pointer off the button and not activate the action.
Page Visible (media clips only) 
When the page containing the media clip is visible, regardless of whether it is the 
current page. It’s possible for a page to be visible without being the current page, such as when a continuous page layout 
displays pages side-by-side.
Page Invisible (media clips only) 
When the page containing the media clip is moved out of view.
Page Enter (media clips only) 
When the page containing the media clip becomes the current page. 
Page Exit (media clips only) 
When a user leaves the page that contains the media clip.
Mouse Down 
When the mouse button is clicked (without being released). In most cases, Mouse Up is the preferred 
trigger.
Mouse Enter 
When the pointer enters the field or play area.
Mouse Exit 
When the pointer exits the field or play area.
On Receive Focus (media clips only) 
When the link area receives focus, either through a mouse action or tabbing.
On Lose Focus (media clips only) 
When the focus moves to a different link area.
About JavaScript in Acrobat
The JavaScript language was developed by Netscape Communications as a means to create interactive web pages more 
easily. Adobe has enhanced JavaScript so that you can easily integrate this level of interactivity into your PDF 
documents. 
You can invoke JavaScript code using actions associated with bookmarks, links, and pages. The Set Document Actions 
command lets you create document-level JavaScript actions that apply to the entire document. For example, selecting 
Document Did Save runs the JavaScript after a document is saved. 
Acrobat Pro DC is required to use JavaScript with forms and action wizards.
In Acrobat Pro DC, you can also use JavaScript with PDF forms and action wizard. The most common uses for 
JavaScript in forms are formatting data, calculating data, validating data, and assigning an action. Field-level scripts are 
associated with a specific form field or fields, such as a button. This type of script is executed when an event occurs, 
such as a Mouse Up action.
To learn how to create JavaScript scripts, download the JavaScript manuals from the Adobe website. Developing 
Acrobat®Applications Using JavaScript™ contains background information and tutorials, and the JavaScript™ for 
Acrobat®API Reference contains detailed reference information. These and other JavaScript resources are located on the 
Adobe website.
198
Last updated 5/10/2016
Chapter 5: Forms
PDF forms basics
You can fill in forms using either Acrobat DC or the free Acrobat Reader DC. You can create static or interactive forms 
in Acrobat DC. Interactive forms streamline the process of filling in and collecting data.
About forms
You can use Acrobat DC to create forms using one of the following methods:
• Convert an existing electronic document (for example an Adobe PDF, Microsoft Word, or Excel document) to a
PDF form.
• Scan a paper form to convert it to a PDF form.
After you convert an existing document to a PDF form, you can add fields to it to convert it to an interactive form.
An interactive form can be filled out on a computer and submitted through an Internet or local network connection.
Additional resources
For more information about forms, see http://forums.adobe.com/community/acrobat/forms.
Forms preferences
Set forms preferences to control various aspects of your interaction with form fields. 
In the Preferences dialog box, select Forms on the left. The forms preferences are organized in three sections: General, 
Highlight Color, and Auto-Complete.
Note: The forms preferences apply to the way the application handles open forms as you work. The preferences aren’t saved 
with the PDF forms themselves.
General
Automatically Calculate Field Values 
Automatically performs all field calculations upon user entry.
Note: The setting for this option only applies to your current session.
Automatically adjust tab order when modifying fields 
Resets the tab order when you create, delete, or move form 
fields.
Show Focus Rectangle 
Indicates which form field currently has the focus.
Show Text Field Overflow Indicator 
Displays a plus sign (+) in text fields that exceed the bounds specified when the 
fields were created. 
Always Hide Forms Document Message Bar 
Hides the forms document message bar by default whenever a PDF form 
is opened in Acrobat Reader unless the document message bar has a Submit Form button. If the message bar has a 
Submit Form button, you can’t hide the message bar.
199
Forms
Last updated 5/10/2016
Show Field Preview When Creating Or Editing Form Fields 
Displays the appearance of a form field when you create or 
edit forms.
Manage Barcode Parameters 
Opens a dialog box with a list of barcode items (including the Parameter Set Name, 
Symbology, and Built-in status for each item). Includes New, Edit, Delete, Import, and Export buttons for working with 
new or selected parameter sets.
Highlight Color
Show Border Hover Color For Fields 
Displays a black outline around a form field when you place the pointer over it.
Fields Highlight Color 
Opens a color picker for selecting the color of highlighted form fields. The highlight appears 
when the Highlight Existing Fields button            on the document message bar is clicked.
Required Fields Highlight Color 
Opens a color picker for selecting the border color of form fields that must be filled 
in. The border appears for  required  form fields when the  Highlight Existing Fields  button  is selected  or after  you 
attempt to submit the form.
Auto-Complete
Auto-Complete menu 
Displays three options for Auto-Complete: Off, Basic, or Advanced.
Remember Numerical Data 
Suggests your previously entered numerical entries when you type the same first character 
into a similar field. When deselected, Auto-Complete offers suggestions only for text entries. (Available only when 
Basic or Advanced is selected.) 
Edit Entry List 
Displays current entries stored in the Auto-Complete memory. You can select and delete any entries that 
you don’t want to keep for filling in future forms. (This option isn’t available if no entries are in the memory.)
Links to all forms topics
• Create and distribute forms
• PDF form field basics
• PDF barcode form fields
• PDF form field properties
• Set action buttons in PDF forms
• Publishing interactive PDF webforms
• Filling in PDF forms
• Collecting and managing PDF form data
Creating and distributing PDF forms
Easily turn a scanned paper form or a simple form made in Microsoft Word, Excel, or another application into an 
intelligent PDF form. Distribute forms to recipients and track the status of replies.
This document provides instructions for Acrobat DC. If you're using Adobe Reader DC, see What can I do with Adobe 
Reader DC. If you're using Acrobat XI, see Acrobat XI Help .
200
Forms
Last updated 5/10/2016
Video tutorial: Use the Form Wizard to create forms
Learn how to automatically detect form fields and customize the properties of different fields.
Create a form from an existing document
When you convert an existing document into a PDF form, Acrobat DC automatically adds interactive form fields to 
the form. You can then edit the form to add specialized form fields, such as a drop-down list, list box, or buttons.
A Certificate-based signature field  B Drop-down list box  C Text fields  D Automatic message bar  E Check boxes  F Radio buttons  G List box  
H Buttons  
1 Choose Tools > Prepare Form.
2 Select one of the following options: 
Select a file 
Converts an existing electronic document (for example, Word, Excel, or PDF) to an interactive PDF 
form. Click Select a File to browse and locate the file.
Scan a document 
Scans a paper form and converts it to an interactive PDF form.
3 If you want others to sign this form, select the This document requires Signature check box.
Note: The form field auto detection is ON, by default. To change this setting, click the Change link and choose the 
settings as appropriate. For more information, see Forms preferences. 
201
Forms
Last updated 5/10/2016
4 Click Start.
Acrobat DC creates the form and opens it in the Form Editing mode. The right hand pane displays options for 
editing the form. The toolbar contains form field tools for adding additional fields.
5 Review the form fields Acrobat DC created. Add fields using the form field tools in the toolbar. Delete, resize, or 
arrange the fields as needed. You can add any of the following types of form fields:
Barcodes 
Encode the input from selected fields and display it as a visual pattern that can be interpreted by decoding 
software or hardware (available separately).
Buttons 
Initiate a change on the user’s computer, such as opening a file, playing a sound, or submitting data to a web 
server. These buttons can be customized with images, text, and visual changes triggered by mouse actions.
Check boxes 
Present yes-or-no choices for individual items. If the form contains multiple check boxes, the user can 
typically select as many or few of these as wanted.
Digital signature field 
Lets the user electronically sign a PDF document with a digital signature.
Drop-down list 
Let the user either choose an item from a pop-up menu or type a value. You can set a form field 
property that enables the user to enter a custom value.
List boxes 
Display a list of options the user can select. You can set a form field property that enables the user to Shift-
click to select multiple items on the list.
Radio buttons 
Present a group of choices from which the user can select only one item. All radio buttons with the 
same name work together as a group.
Text fields 
Let the user type text, such as name, address, or phone number.
For more information, see PDF form field basics.
6 To test your form, click the Preview button in the toolbar. Previewing a form allows you to view the form the same 
way the form recipients will and gives you a chance to verify the form. If you are previewing a form, you can click 
the Edit button to go back to the edit mode.
7 When your form is complete, click the cross button towards the right end of the toolbar to close form editing.
To distribute the form and collect responses, see Distribute PDF or web forms. 
Create forms for eSign
You can convert an existing form into an eSign form or easily drag-and-drop eSign fields onto a PDF. You can send the 
form out to be filled in and signed using Adobe Sign. Not all fields convert to eSign fields, such as List Box, Dropdown, 
or Button fields. You can add additional eSign fields from the toolbar.
1 Open the PDF you want to convert to an eSign form.
2 Choose Tools > Prepare Form.
3 Click Start.
Acrobat DC creates the form and opens it in the Form Editing mode. The right hand pane displays options for 
editing the form. The toolbar contains form field tools for adding additional fields.
4 In the right hand pane, click More and then choose Convert To eSign Form.
5 When alerted that Acrobat DC removes form fields that eSign doesn't support, click Next, and then in the 
subsequent alert, click OK.
6 To add a field to the form, select its icon in the toolbar. Position the pointer where you want to place the field, and 
click to insert it.
202
Forms
Last updated 5/10/2016
7 Name the field and designate who is to fill it in or sign it. To set its properties, such as the border color, fill, font, and 
typeface size, double-click the field.
8 To preview your changes, click Preview in the upper-right corner. Click Edit to in the upper-right corner to switch 
back to the edit mode.
9 Save the form.
To distribute the form and collect responses, see Distribute eSign forms. 
Enable Reader users to save form data
Ordinarily, users of Reader X and earlier can’t save filled-in copies of forms that they complete. However, you can 
extend the rights of a PDF to allow these users to save form data. If you have Acrobat Pro DC, you can include 
additional capabilities for Reader users, such as adding text to non-interactive forms.
Note: Unlike earlier versions of Reader, Reader XI and Acrobat Reader DC include both the Add Text tool and the ability 
to save form data. Acrobat DC users can type in non-fillable forms, add comments, and digitally sign PDFs without 
extending special rights.
1 Open a single PDF, or preview a component PDF in a PDF Portfolio.
2 If you are editing the form, click the cross icon next to the Preview button in the upper-right corner.
3 Choose File > Save As Other > Reader Extended PDF, and choose one of the following options:
Enable Commenting & Measuring 
(Acrobat Pro DC) Allows users to add comments or access the Object Data, 
Measuring, and Geospatial tools.
Enable More Tools (includes form fill-in & save) 
Lets users save data they’ve entered in interactive or fillable forms.
For troubleshooting tips on Reader-enabling forms, see this Techical Note .
Notes on saving filled-in forms locally
Both Acrobat Standard DC and Acrobat Pro DC allow Adobe Reader 8 or later users to fill in and save PDF forms 
locally. Note the following two points about the use of the Reader Extensions capability for local saving of PDF forms 
(called extended documents):
Number of deployed extended documents 
An Acrobat Standard DC or Acrobat Pro DC customer can send an 
extended document to an unlimited number of recipients for them to fill in. For example, an Acrobat customer can post 
an empty form template on a web page that allows users to fill in and save PDF forms locally. An unlimited number of 
203
Forms
Last updated 5/10/2016
people can access the template. Also, the Acrobat customer can collect unlimited number of responses from the filled-
in form.
Number of recipients of the extended document 
An Acrobat Standard DC or Acrobat Pro DC customer can send an 
extended document to unlimited number of recipients. The Acrobat customer can send unlimited number of copies of 
the extended document to unlimited number of recipients and collect unlimited number of responses from the filled-
in form.
Adding JavaScript to forms
The JavaScript language lets you create interactive web pages. Adobe has enhanced JavaScript so that you can easily 
integrate interactivity into PDF forms. The most common uses for JavaScript in Acrobat forms are formatting, 
calculating, validating data, and assigning an action. In Windows, you can also configure Adobe PDF forms to connect 
directly to databases using Open Database Connection (ODBC).
Note: If you’re creating dynamic forms, keep in mind that Acrobat Reader doesn’t support some custom JavaScripts. The 
form may not function properly when viewed in Acrobat Reader unless additional usage rights are added to the PDF.
Additional resources
For more information on Acrobat JavaScript, see these resources:
• JavaScript™ for Acrobat® API Reference to add interactivity to PDF forms:
www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_en (PDF, English only)
• Acrobat Software Development Kit (SDK) to customize Acrobat: www.adobe.com/go/learn_acr_devcenter_en
(English only)
• File paths in Acrobat JavaScript: www.acrobatusers.com/tutorials/file-paths-acrobat-javascript
Distribute (send) forms to recipients
Distribute PDF or web forms
After you create a form, you choose a method for sending it to recipients.
1 Click Distribute in the lower-right corner of the right hand pane.
2 A series of messages might appear, depending on the conditions Acrobat DC detects in your form. Respond to the 
onscreen instructions as needed, and save the form.
3 Choose a distribution and collection method:
Email  
Collect responses in your email inbox.
Internal Server 
Distribute and collect responses on an internal server such as SharePoint or Network Folder. For 
more information, see Specify a server.
For more information, see Choosing a distribution option for reviews and forms.
4 Click Continue and follow the onscreen instructions for distributing the form.
5 If you choose to collect responses in your email inbox, do one of the following:
• Enter the email addresses separated with a semi-colon, or click the To button to select email addresses from your 
address book.
• Edit the default message.
204
Forms
Last updated 5/10/2016
• Select the option Collect Name & Email from Recipients To Provide Optimal Tracking. The system prompts
recipients to provide their name and email address when they submit the form. This guarantees that in Tracker,
you see exactly who has and hasn't replied, and when.
• Deselect the option if you want to receive anonymous submissions, or you don't care about that level of tracking.
Note: If you don’t know the email addresses of your recipients, enter your own email address. The system sends you a 
link to the form, which you can email to recipients as desired.
To track the status of the distributed form, click Track in the lower-right corner of the right hand pane. For more 
information, see About forms tracker .
Distribute eSign forms
After you create an eSign form, you can use Adobe Document Cloud eSign service for sending it to recipients for filling 
in and signing.
1 Click Send For Signatures in the lower-right corner of the right hand pane.
2 Click Ready to Send. The document is uploaded to Adobe Document Cloud.
3 Type in the email addresses of people you want to sign your document. Add a message if desired.
4 Click Send.
You receive an email from Adobe Sign which states that the documents are sent to the first user for signature. The 
first user also receives an email to sign the document. When the user adds his or her signature in the Signature field, 
and then click the Click to sign button, the document is sent to the next user for signature and so on.
Everyone gets a copy of the signed document, and the file is stored securely in Adobe Document Cloud.
To track the status of the eSign form, see Track documents sent for signature.
More Help topics 
Convert existing forms to fillable PDFs
Filling in PDF forms: An overview
Fill and sign PDF forms
Send PDF documents for signature
Collecting and managing PDF form data
Filling in PDF forms
This document provides instructions for Acrobat DC. If you're using Adobe Reader DC, see What can I do with Adobe 
Reader DC. If you're using Acrobat XI, see Acrobat XI Help . And, if you're using Acrobat 7, 8 , 9, or X see previous 
versions of Acrobat Help.
Is the form fillable?
Not all forms are fillable. Sometimes form creators don’t convert their PDFs to interactive fillable forms. Or, they 
intentionally design a form that you can fill in only by hand or with the Fill & Sign tool. These non-interactive forms 
are called flat forms.
Documents you may be interested
Documents you may be interested