display first page of pdf as image in c# : Change font in pdf form field software control project winforms web page wpf UWP 9781605254722_ch090-part869

9
Formatting Letters, 
Memos, and E-Mails 
The more elaborate our means 
of communication, the less we 
communicate.
—Joseph Priestly, 18th-century 
English theologian
A standard book has a title page, chapter 
titles, page numbers, margins, and paragraphs 
to organize the topics. Readers expect publishers 
to have this formatting in books. Similarly, 
readers of business documents have expectations 
about how those documents should appear. 
In this chapter, you will learn the standards 
of formatting for routine documents used in 
business communication: letters, memos, and 
e-mails. 
Objectives
Terms
standard formatting
visual cue
white space
readability
headings
parallel structure
block-style letter
modifi ed-block-style 
letter
date
inside address
salutation
mixed punctuation
open punctuation
body
complimentary close
signature
signature block
reference initials
enclosure notation
copy notation
postscript
memos
templates
guide words
notations
blind copy
e-mail
netiquette
When you complete Chapter 9, you will be able to:
• Increase the readability of your writing by 
applying standard formatting.
• Format letters using standard elements and 
styles appropriate for business letters.
• Format memos using standard elements and 
styles appropriate for business memos.
• Usenetiquette when creating and formatting 
e-mails.
192    
Go Green 
The USB fl ash drive is becoming a popular alternative to rewritable CDs (CD-
RWs). Even though CD-RWs are reusable, they can be easily damaged and may 
end up in a landfi ll after just a few uses. USB drives, on the other hand, are more 
durable, reusable, and easy to carry and store. Have you seen the new ecofriendly 
bamboo USB drives? Bamboo is one of the fastest growing woody plants on the 
planet, so this renewable resource is a good choice for the case of a USB drive.
1. Visit your local offi ce supply store or go online to research bamboo fl ash 
drives. What did you fi nd out about how bamboo is being used for offi ce 
products?
2. Do a price comparison of a standard fl ash drive compared to a bamboo fl ash 
drive. Is there a price difference?
Reading 
Prep
As you read this 
chapter, stop at the 
checkpoints and take 
time to answer the 
questions. Were you 
able to answer these 
without referring to the 
chapter content?
Formatting
Business readers expect documents to be set up in a certain way. Standard 
formatting is a generally accepted way to set up a document so its appearance 
follows a convention. Writers use standard formatting so their business 
documents are consistent in appearance with what the reader expects. Letters, 
reports, graphics, headings, and other elements are visual cues that make 
it easy for the reader to locate and understand information. A visual cue 
is an element the reader sees and interprets to have a particular meaning. 
For example, a red octagonal sign is a visual cue to a driver to stop at the 
intersection.
The appearance of a document is the fi rst impression your writing makes 
on the reader. That fi rst glance at your message should be an open invitation 
to the receiver. Format refers to how written information is presented on the 
printed page or screen. Another term for format is layout. The arrangement 
of text and graphics in relation to the white space on the page determines the 
visual appeal to the reader. White space includes margins, space between 
paragraphs, and any other blank space on the page. Without properly 
formatted elements, the reader can easily become lost or distracted. If your 
message lacks visual appeal, it may be discarded even before it is read.
Readability is a measure of how easy it is for the reader to understand your 
writing and locate information within a document. Readability is achieved 
through a combination of clear writing and effective formatting. Together, 
these elements help obtain the response you need from the reader.
Writing is most readable when it is presented in small segments 
with adequate white space. Information presented in long paragraphs is 
uncomfortable for the reader and physically tiring to read, since the eyes 
are given few breaks. Putting all of these points together, you can use the 
following techniques to enhance readability.
• Introduce the message with a short paragraph.
• Use headings.
Change font in pdf form field - C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Online C# Tutorial to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document
add text fields to pdf; change font size in pdf form
Change font in pdf form field - VB.NET PDF Field Edit library: insert, delete, update pdf form field in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
How to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document with VB.NET Demo Code
adding images to pdf forms; change tab order in pdf form
• Use standard fonts and sizes.
• Vary font style.
• Use parallel structure.
• Use formatting and organizational symbols.
• Use high quality paper.
A well-formatted document appears open and inviting. Figure 9-1 shows 
a poorly formatted document. Figure 9-2 shows an example of how that 
document can be properly formatted. Always refer to a style manual, such as 
the Chicago Manual of Style or the MLA Handbook.
Use an Introductory Paragraph
No one likes to sort through a long paragraph right at the beginning of a 
document. Write a short opening for the message that concisely introduces the 
main idea. This paragraph should set up the reader for the information to follow.
Figures must have captions that explain the content. It is not necessary to start by saying, “This 
fi gure shows…” or “The graph contains…” Simply begin by stating the signifi cance of what 
the reader will see. In most circumstances, the caption appears below rather than above the 
illustration. The list of fi gures, which appears on the preliminary pages of the document, must 
contain each fi gure’s number and the caption as it appears on the fi gure. With fi gure captions, 
always use Arabic numerals. In addition, it is standard to capitalize the fi rst letter of all words 
except prepositions or articles appearing in the middle of a title. Follow the rules of punctuation 
as with narrative text.
Figure 9-1.   This excerpt from a style manual is a mass of text without formatting elements to aid readability.
Figure Captions
Figures must have captions that explain the content. It is not necessary to start by saying, 
“This fi gure shows…” or “The graph contains…” Simply begin by stating the signifi cance of 
what the reader will see.
In most circumstances, the caption appears below rather than above the illustration. The list 
of fi gures, which appears on the preliminary pages of the document, must contain each fi gure’s 
number and the caption as it appears on the fi gure.
These guidelines apply to the format of fi gure captions.
• Always use Arabic numerals.
• Capitalize the fi rst letter of all words except prepositions or articles appearing in the middle 
of a title.
• Follow the rules of punctuation as with narrative text.
Figure 9-2.   The addition of formatting—a heading, paragraphs, and a bulleted list—makes this version of the 
document shown in Figure 9-2 much easier to read.
Use Headings
Headings are words and phrases that introduce sections of text. They 
organize blocks of information in a document. For example, the heading for 
this section is Use Headings.
Headings can be used effectively in both short and long documents. When 
the topic covers more than one key point or important issue, consider using 
headings. They serve as guideposts to alert the reader to what is coming.
Use Standard Fonts and Sizes
The font, also called the typeface, is the defi nition of the characters that 
make up a set of letters, numbers, and symbols. Standard fonts and sizes vary 
by organization or business. Often, the default font of the word processing 
application used by a business determines the preferred standard.
The default font and size for body text in Microsoft Word 2007/2010 is 
11-point Calibri. Many organizations have adopted this as the standard. 
However, the traditional standard is 12-point Times Roman (or Times New 
Roman). Always follow the standard set by your instructor or organization.
For e-mails, it is often accepted to use the default font in e-mail software. 
Many e-mail–reader applications strip out all formatting. This leaves the reader 
with “plain text,” so any applied formatting is lost.
Use Varying 
Heading Font 
Styles
Vary the font size and 
style in headings to clarify 
organizational structure. 
Main headings, which divide 
long topics into sections, 
should have the largest font 
size. Use a smaller font size 
for subsections or paragraph 
headings. Bold, italic, and 
underlining can also be 
used to show difference in 
headings.
Too much variation in 
font size and style within a 
document is distracting to 
the reader. A single font is 
usually suffi cient for most 
business documents. It is 
rarely necessary or desirable 
to use more than two or 
three different fonts in one 
document.
Readability of a message is important. In business, often a 
reader has only a brief time to read the message. It must be 
clear and concise.
Shutterstock
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
RasterEdge.Imaging.Font.dll. Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; // create optimizing options TargetResolution = 150F; // to change image compression
changing font size in a pdf form; create a pdf form
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Reduce font resources: Font resources will also take up too Program.RootPath + "\\" 3_optimized.pdf"; 'create optimizing 150.0F 'to change image compression
changing font size in pdf form field; build pdf forms
Use Parallel Structure
Parallel structure occurs when similar sections or elements contain similar 
patterns of words to show they are of equal level. For example, look at the 
subheads in this main section (Formatting). Each head begins with the word 
use. Parallel structure is easily created when similar words are used in writing 
in similar ways. Therefore, words in headings, lists, and other elements that 
form a pattern should be worded in a consistent manner.
When dividing a topic with headings, use the same structure for wording 
of each. For example, you can begin each heading with an action verb, or ing 
word. Parallel structure will help the reader quickly and easily see how the 
document is organized.
Use Formatting and Organizational Symbols
Highlight important information or set off related items by using bulleted 
lists, numbered lists, asterisks, underlining, or boldface type. Numbered 
lists should be used only when the order of the items is important, such as 
sequential steps. If the order of the items is not important, use a bulleted list. 
Always treat lists consistently throughout a document.
Use High-Quality Paper
When publishing letters for hardcopy distribution, make sure you use 
high-quality paper. This will help the presentation of your information look 
professional. Photocopier paper may not be the best quality for a business 
letter. It is a good idea to keep a supply of higher-grade paper to use for 
important correspondence.
Checkpoint
1. What is another term for layout?
2. What function do headings serve?
3. What is another term for typeface?
4. What is the maximum number of fonts that should be used in a document?
5. What is the purpose of a parallel structure?
Formatting Letters
In business, document types are characterized not only by different 
purposes, but also by different formats. By using the appropriate format, you 
immediately tell the reader what type of document is being received.
Most businesses have established guidelines for formatting letters, memos, 
reports, and other documents. Letters are messages printed on stationery and 
should conform to workplace standards. Businesses generally use one of two 
standardized letter formats: block or modifi ed block.
The block-style letter, as shown in Figure 9-3, is formatted so all lines are 
fl ush with the left margin. No indentions are used. Appropriate guidelines for 
CASE
spacing between the date, inside address, greeting, letter body, and signature 
block need to be followed.
The modifi ed-block-style letter places the date, complimentary close, and 
signature to the right of the center point of the letter. All other elements of 
the letter are fl ush with the left margin. Figure 9-4 shows a letter formatted 
in the modifi ed-block style. The decision to indent the paragraphs needs to be 
considered, depending on the guidelines of the workplace.
Policy Change
Drew Fitzgerald, the manager of a restaurant, needs to have his employees 
follow the policies established by company headquarters. Recently, he was 
informed of several changes in the hygiene policy. To relay the information to his 
employees, Drew reviewed each policy change at an employee meeting. He also 
planned to write a letter to the employees and post it on the employee bulletin 
board. Drew drafted the following notice.
NOTICE: CHANGES IN HYGIENE POLICY
Effective August 15, all employees will use a new hand-washing procedure 
prior to the start of a shift and following any breaks. Workers are to use 
the new disposable scrub brushes along with antibacterial soap for no less 
than fi ve minutes of washing. Use the foot-operated sinks and air dryers for 
washing and drying, respectively. For those whose hands are sensitive to 
repeated scrubbing, use the antibacterial lotion in the wall dispenser. Also, 
food handlers must wear disposable gloves for all stages and phases of food 
handling. This includes preparing soft drinks, which formerly was handled by 
cashiers. These new procedures will increase our overall level of cleanliness 
and the safety of our food products. We appreciate your compliance.
1. What format would you recommend that Drew use for his letter, block or 
modifi ed-block style?
2. Revise and format the letter to improve the readability of this message.
Standard Letter Elements
Block-style and modifi ed-block-style letters have the same line spacing and top, 
bottom, and side margins. Both also contain the same standard letter elements:
• date
• inside address
• salutation
• body
• complimentary close
• signature
• notations
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Powerful .NET PDF edit control allows modify existing scanned PDF text. Ability to change text font, color, size and location and output a new PDF document.
add form fields to pdf; pdf editable fields
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Allow users to add comments online in ASPX webpage. Able to change font size in PDF comment box. Able to save and print sticky notes in PDF file.
pdf add signature field; adding a signature to a pdf form
Figure 9-3.   This letter is formatted in block style with mixed punctuation.
Figure 9-4.   This is the same letter shown in Figure 9-3, but formatted in modifi ed-block style. It also uses 
open punctuation.
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
RasterEdge.Imaging.Font.dll. passwordSetting.IsHighReso = True ' Allow to change document. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
create a fillable pdf form in word; change pdf to fillable form
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
Support to add text, text box, text field and crop marks to PDF document. Able to edit and change PDF annotation properties such as font size or color.
add email button to pdf form; adding signature to pdf form
Date Line
The date consists of the month, day, and year. The month is spelled in full. 
The day is written in fi gures and followed by a comma. The year is written in 
full and consists of numbers. For example:
December 18, 20--
Inside Address
The inside address is the name, title, and address of the recipient. The two 
examples that follow show how to format an inside address.
Mr. Angelo Costanzo, Manager
Griffi n Plumbing Supply Co.
1987 Susquehanna Avenue
Wilkes-Barre, PA 18701
Ms. Denise Rodriquez
President & CEO
Urban Development Council
150 Grosvenor Avenue
Washington, DC 30005
Note that the state abbreviation is always two letters and in all capitals (all caps).
Salutation
The salutation is the greeting in a letter and always begins with Dear. This 
is followed by the recipient’s fi rst name or, according to your relationship, title 
and last name.
There are two types of punctuation used in letters. Mixed punctuation 
is a style in which a colon is placed after the salutation and a comma after 
the complimentary close. Open punctuation is a style in which there is no 
punctuation after the salutation or complimentary close.
Mixed Punctuation
Dear Perry:
Dear Mr. Fisher:
Dear Katherine:
Dear Ms. Randall:
Open Punctuation
Dear Perry
Dear Mr. Fisher
Dear Katherine
Dear Ms. Randall
Always address a letter to a specifi c person, unless you are intentionally 
directing it to an organization. It may take a phone call or Internet search to get 
the correct name, but it is worth the effort to personalize business messages. 
Also, make sure you correctly spell the receiver’s name and use the appropriate 
title: Dr., Mr., or Ms. (Mrs. is rarely used in business writing). Spell out and 
capitalize titles such as Professor and Reverend. If you are unsure of a person’s 
gender, use the full name: 
Dear Pat Cashin:
Dear Ryan Gulati:
If you need to write a letter without the name of a specifi c person, do not 
use traditional greetings, such as Dear Sir or Gentlemen. You may use Ladies and 
Gentlemen; however, the best course is to use words that describe the role of the 
person:
Dear Customer:
Dear Circulation Manager:
Dear Editor:
Body
The body of the letter 
is the message. Format the 
body according to the block 
or modifi ed-block style. Most 
businesses use the block 
style. Single-spaced letters 
are standard; however, some 
businesses prefer the default 
setting of the word-processing 
software used. In Microsoft 
Word 2007/2010, the default 
line spacing is 1.15.
Complimentary Close
The complimentary 
close is the sign-off for the 
letter. Only the fi rst word is 
capitalized. Mixed or open 
punctuation is used in the 
complimentary close, but 
be consistent with the style you used in the salutation. The complimentary 
close follows the body of the letter and is appropriately spaced, as shown in 
Figure 9-3 and Figure 9-4. The most commonly used closings are:
Mixed Punctuation
Sincerely,
Sincerely yours,
Cordially,
Cordially yours,
Open Punctuation
Sincerely
Sincerely yours
Cordially
Cordially yours
Signature
The writer’s name and title are called the signature or signature block. The 
writer’s job title and department appear beneath the name, unless a letterhead 
When creating a business letter, be sure to follow an 
accepted format. Readers will expect the letter to have 
certain elements to guide them through the letter.
Shutterstock
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
RasterEdge.Imaging.Font.dll. passwordSetting.IsHighReso = true; // Allow to change document. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
pdf fillable form creator; add form fields to pdf without acrobat
VB.NET PDF Form Data fill-in library: auto fill-in PDF form data
RasterEdge.Imaging.Font.dll. field.Name, input, outputFilePath + cnt.ToString() + ".pdf") ElseIf TypeOf AFTextBox Then ' fill a TextBox field, change content to
add editable fields to pdf; add picture to pdf form
is used that contains this information. Begin the signature block below the 
body of the letter. The blank lines of space are used for the handwritten signature.
Sincerely,
Margaret Shaw
Coordinator
Business Development 
When the message writer is designated as the company as a whole, the 
company name may appear in all-capital letters below the complimentary 
close. The letter is not signed by the writer in this case.
Sincerely,
JIMENEZ-BRADFORD REALTY
Notations
Letters may include reference initials. These indicate who keyed the letter. 
If the writer keyed the letter, initials are not included. Reference initials are 
lowercase letters.
Cordially yours,
Margaret Shaw
Senior Vice President
smb
An enclosure notation 
alerts the reader to materials 
that are included in the 
mailing along with the letter. 
Spell out and capitalize the 
word Enclosure. If there is 
more than one enclosure, you 
may indicate the number of 
items included or list them. 
The word Attachment may 
be used instead of the word 
Enclosure.
Enclosures
Enclosures: 3
Enclosures: Statement
Check
Letter
If the person keying the letter is not the person who wrote 
it, initials are included at the bottom of the letter to indicate 
who keyed it.
Shutterstock
copy notation is needed when others are being sent a copy of the 
letter. The notation appears below the signature, as shown in Figure 9-3 and 
Figure 9-4. If there are enclosure notations or reference initials, it appears 
below these. Use c (for copy) or cc (for carbon copy or courtesy copy) followed 
by a colon and a list of the full names of individuals receiving copies.
cc: Tina Ricco
Gary Kowalski
Additional Letter Elements
There are three additional letter elements that are sometimes used in 
business letters: attention line, subject line, and postscript. These elements may 
also appear in personal letters. The following sections discuss these elements.
Attention Line
There is a wealth of resources available to the writer—telephone, 
Internet, company databases—that make it largely unnecessary to address 
correspondence without an individual’s name. However, if this circumstance 
does occur, substituting a position or department title for a specifi c name is 
a good solution. For example, you may know the marketing manager is to 
receive the letter, but cannot fi nd the name of the manager. In this situation, 
it is appropriate to include an attention line that says Attention Marketing 
Manager. This line is positioned as part of the inside address:
Attention Marketing Manager
Urban Development Council
150 Grosvenor Avenue
Washington, DC 30005
Subject Line
A subject line in a letter is used like a subject line in an e-mail. It helps the 
reader know the content of the message before reading. The subject line may 
be in all caps or initial caps and the word subject is optional. The subject line 
appears after the salutation and before the body of the letter.
Dear Mr. Ramito:
SUBJECT: MINUTES OF SUMMER MEETING
Thank you for attending the summer meeting of the Green Entrepreneur
that was held last month in Orlando. We appreciate your attendance and 
your contribution to this meeting…
Postscript
postscript means after writing and is information included after the 
signature. In business letters, the postscript is no longer used to represent an 
afterthought. For example, in the past a writer may have included an omission 
as a postscript, such as:
P.S. I forgot to tell you we’re moving. After June 1, you can reach us at 
our new address.
C# PDF Form Data fill-in Library: auto fill-in PDF form data in C#
RasterEdge.Imaging.Font.dll. FillFormField(inputFilePath, "AF_CheckBox_01", input, outputFilePath + "2.pdf"); } { fill a TextBox field, change content to
create a fillable pdf form online; allow saving of pdf form
With the advent of word-processing software, the need for postscripts 
disappeared. If you discover that something important was omitted from the 
body of a letter, simply edit the letter and include it.
Occasionally, however, a writer uses a postscript to emphasize or 
personalize a point. Sales letters often use postscripts for special effect.
P.S. Remember, our sale ends this Thursday. Don’t miss the wonderful 
savings in store for you!
Use postscripts sparingly. Frequent use of postscripts may suggest to the 
reader that you did not plan your message.
Envelopes
If you are physically mailing a letter, it is necessary to address an envelope. 
Most businesses generally use a standard size 10 envelope, which is 4 1/8″ × 
9 1/2″. The US Postal Service recommends the address be in all capital letters 
with no punctuation as shown in Figure 9-5.
To properly fold and insert the letter into the envelope, fold the bottom 
third up, then the top third down. Place the folded letter in the envelope so the 
dateline is facing up toward the fl ap of the envelope. The last fold will be at the 
bottom of the envelope.
GOODHEART-WILLCOX PUBLISHER
18604 W CREEK DR
TINLEY PARK, IL  60477
2
1
2
1
2
Center point
740 NORTH MAIN STREET
SANTA ANA, CA 92701
Figure 9-5.   When addressing a standard size 10 envelope, use the spacing shown here.
Checkpoint
1. What style of letter formatting has all elements fl ush with the left margin?
2. Whose initials are the reference initials?
3. If cc appears at the bottom of a letter, what does this mean?
4. For what is a postscript generally used?
Formatting Memos 
Memorandums, more commonly called memos, are hardcopies used for 
intra-offi ce communication. Memos are similar to e-mails in purpose and 
design, but are more effective when the writer wants a printed communication 
or assumes the reader will want a hardcopy for his or her records. Executives 
and departments that issue policies and other formal messages often use 
memos attached to e-mails as 
a means of communicating 
with employees.
Memos are usually 
created and printed on 
forms with the company 
name and logo at the top. 
You may also create memos 
using templates, which are 
predesigned forms supplied 
in word processing software. 
The word memorandum or 
memo is in large letters at the top and the guide words to, from, date, and subject 
appear at the top, as shown in Figure 9-6. These words often appear in all caps.
Memo Parts
A memo contains certain elements. The next sections discuss the parts of a 
memo and how they are formatted.
To Line
The name of the recipient(s) appears in the TO: line. Omit courtesy titles 
(Mr., Ms.). Names may be in list format or on a single line separated with 
commas.
TEAMWORK
Working in the team assigned by 
your instructor, research the various 
standard sizes of envelopes used 
for business mailings. Make a list 
outlining each size, an example of 
its use, and if the standard postage rate can be used to mail it.
Figure 9-6.   A preprinted memo form may contain this information.
Edward Josi
Jeannette Loria
TO: Tyler A. Dembowsky, Edward Josi, Jeannette Loria
If the list of recipients is very long, you may choose to key the word 
Distribution in the TO: line and list the names at the bottom. The names should 
be in alphabetic order or in order of position (from highest to lowest) in the 
company or department.
Distribution:
Tyler A. Dembowsky
Edward Josi
Jeannette Loria
Ann Peabody
David Horowitz
If a memo is being sent to a group of employees, use the name of the group 
instead of listing all the individual names.
TO: Customer Care Associates
From Line
In the FROM: line, fi ll in your full name or the name of the person for 
whom you are keying the memo. It is optional for the sender to initial the 
typed name before the memo is sent.
FROM: Jose Ortez
The writer may choose to include his or her job title:
FROM: Jose Ortez, Marketing Director
Date Line
The DATE: line contains the date that the memo is being sent. Spell out the 
name of the month. Include the full year in numbers.
DATE: August 1, 20--
Subject Line
In the SUBJECT: line, indicate the subject in language that clearly states the 
topic. Be concise. Also, capitalize the main words in the subject line.
SUBJECT: Merit Increases
Body
When keying a memo, begin the message below the subject line, as shown 
in Figure 9-7. The paragraphs are positioned fl ush left. Key the message in a 
single-spaced format with a double space between paragraphs. As in letters, 
your business may prefer to use line spacing of 1.15, which is the default of 
Word 2007/2010.
Figure 9-7.   This sample memo is properly formatted.
Special Notations
Notations at the bottom of the memo are used to indicate specifi c things 
to the reader. For example, c or cc indicates copies are being sent. Another 
notation is bc for blind copy, which is used when you are sending a copy of the 
memo to someone without the recipient’s knowledge.
If copies are being sent to others, add the notation cc (for carbon copy 
or courtesy copy) line and the list of names at the bottom of the memo. The 
blind copy notation appears at the bottom of the fi le copy and the copy for the 
recipient who is blind copied, but not on the copy for the primary recipient.
cc: Tyler A. Dembowsky
Edward Josi
Jeannette Loria
Other notations include confi dential, attachments, and enclosures. It is 
traditional to also include the preparer’s initials in lowercase when someone 
other than the writer keys the memo. These notations follow the same 
formatting guidelines as letters and are shown in Figure 9-7.
Checkpoint
1. What guide words appear at the beginning of a memo?
2. List the fi ve elements of a memo.
3. In addition to the standard elements, what else may appear on a memo?
TEAMWORK
Working in the team assigned by 
your instructor, research e-mail 
reader software. Make a chart 
showing at least fi ve options, the 
system requirements, and the 
cost to purchase. One of the software options should be freeware. 
Write a memo to your supervisor (your teacher) listing the options and 
recommending an e-mail reader.
Formatting E-Mail
E-mail, which is short for electronic mail, is a major vehicle for business 
communication. E-mail is a message that is created, sent, and received digitally 
(electronically).
The following sections discuss standards for business e-mails. Businesses 
generally have policies for using e-mail as well as disclaimers and other guidelines 
for sending e-mail correspondence. Figure 9-8 shows an example of e-mail 
completed in business style. E-mail is formatted similarly to a printed memo.
Header
In the TO: line, key the 
names of the recipients from 
whom you want a response 
or who have a primary 
interest in the topic. Use 
the COPY: line for names of 
those who are receiving the 
information as secondary 
recipients. Normally, a reply 
is not expected from those 
who are copied.
You may opt to send blind copies, but use this option sparingly. In most 
business situations, it is courteous to let the reader know all who are receiving 
the e-mail. However, for an e-mail sent to a large number of people outside of 
an organization, it is courteous to use the blind copy function to ensure the 
e-mail addresses of the recipients remain private. If all recipients are listed in 
the BLIND COPY: line, the only e-mail address each recipient can see is the 
sender’s address.
Limit the subject of each e-mail to one topic and clearly and concisely state 
the subject. For example, a subject of “Hello” is not suitable, but “Business 
Report 8-14” may be appropriate. By focusing the topic and the content of the 
e-mail, readers can more easily keep track of subsequent replies.
Salutation
E-mail tends to be more informal than letters. In most businesses and 
organizations, people address each other by their fi rst names in e-mails. You 
may use the salutation “Dear” as in a letter, depending on whether you are 
Figure 9-8.   This e-mail is properly formatted.
writing a formal or informal e-mail. Some companies have adopted the style of 
using very informal salutations, such as addressing customers by fi rst name.
If your company policy is to use informal forms of address, even to outside 
customers, you must follow the policy. However, the general rule is to use 
traditional salutations. Use your judgment based on your relationship with the 
recipient and the rules of your organization. If you address the recipient by fi rst 
name in person, it is usually correct to do the same in written communication.
Message
Format the e-mail message the same as you would a letter or memo. Use 
appropriate spacing, as shown in Figure 9-8. Adhere to netiquette when 
writing both personal and business e-mails. Netiquette, or Internet etiquette, is 
a set of guidelines for appropriate behavior on the Internet, including e-mail, 
and should always be followed. These rules include the accepted standards 
within the organization as well as general standards that apply externally. 
When you are sending e-mail as a representative of your business, use 
Standard English—correct grammar, punctuation, spelling, and usage—and 
the spelling check feature before sending. Remember, you are in a business 
environment and your e-mail could be forwarded to others who might make 
judgments about what you have written.
Complimentary Close and Signature
E-mails often take the place of routine phone calls and face-to-face 
conversations with colleagues and external business associates. Writers often 
forego including a closing and formal signature in these kinds of messages. 
However, a courteous Thanks or Thank you at the end of the message is usually 
appropriate for business correspondence. This is a judgment call for the writer 
or a matter of organizational standards.
For e-mails that are used in place of a letter, it is important to include a 
complimentary close just as you would in a printed letter. It is standard to 
include your full name and contact information at the bottom of the e-mail for 
the convenience of the reader.
E-mail programs allow you to set up the signature to be automatically 
inserted. In the signature block, include your name, job title, department, 
and contact information. It is customary to include the e-mail address in the 
signature, since many e-mail–reader programs display the sender’s full name 
instead of the e-mail address. 
Attachments
Take care when sending attachments to ensure the recipient can handle 
the size and type of fi le. Many e-mail servers have limits on the size of fi les 
that can be received. Also, because viruses can be spread through attachments, 
you might want to check to make sure the recipient is comfortable receiving 
attachments or to notify them that an e-mail you will be sending will contain 
an attachment. It is standard practice in business to delete, without reading, 
any e-mail that has an attachment unless the attachment is expected.
CASE
E-Mail Replies
Respond as quickly as possible to e-mails. Stay with the original topic in 
your reply. If you want to bring up a new topic, send a new e-mail and note the 
topic in the subject line. Creating a new e-mail with a new subject line makes 
it easier to keep the information fl ow understandable. Additionally, it allows 
both the sender and recipient of the e-mail to electronically fi le and organize 
the e-mail.
When you are out of the offi ce, use the automated reply feature to send a 
message stating when you will return. This is a professional courtesy so the 
sender knows you are unavailable and not being careless about responding.
Useful E-Mail Features
Use of e-mail can be made more effi cient by taking advantage of the many 
convenient features that most systems provide. The following sections discuss 
productivity tools common to most e-mail software that help you manage e-mail.
Is the Meeting On?
Jeanine Flanders is the assistant manager of Greenway West, a resort in 
Tampa, Florida. Jeanine regularly corresponds with clients who plan to visit 
Greenway West for both business and pleasure.
In September, Corey Bingham inquired about holding a meeting at the resort 
in December. By mid-October, Mr. Bingham had not responded to the letter and 
information packet that Jeanine mailed the day after receiving the inquiry. As of 
October 16, the December dates she had discussed with Mr. Bingham were still 
open. Jeanine decided to write to Mr. Bingham to encourage him to make his 
decision. Here is the message she wrote:
When you called me in September about accommodations for your December 
3–7 meeting, I tentatively reserved a block of meeting and residence rooms 
for your group. Although you did not ask me to do so, I wanted to make 
certain I had rooms for you in case you decided to choose Greenway West for 
your conference.
If you are still thinking about having us host your conference (and I certainly 
hope you are), I will need to hear from you by October 25. This is the latest 
date on which I can guarantee accommodations for the dates you requested.
Since we last spoke, the resort has added a solarium with an indoor pool plus 
a very spacious sauna. I’ve enclosed a colorful brochure to let you see for 
yourself. I hope yours is one of the fi rst groups to use these new facilities!
1. Should Jeanine send this message as a letter, memo, or e-mail? Why?
2. Format this message to create a fi nal document. Use your choice of letter, 
e-mail, or memo.
Documents you may be interested
Documents you may be interested