the master copy of large print materials and electronic documents can be produced in-
house. On the other hand, it may be more convenient and efficient to call upon the 
expertise of outside contractors familiar with the intricacies of producing text in Braille 
and in audio formats. Consider the following questions:  
How many copies of each publication will you need? 
How frequently will you need to produce each document for a given customer? 
Will you be filling requests for accessible documents on an "as needed" basis? 
How often will you be revisiting the publication? 
Will you have a quick turn-around time? 
Performing the Work In-House  
Consider producing alternate format documents in-house if: 
The primary audience for your product is blind or visually impaired people; 
You often need to provide accessible information to visually impaired personnel; or 
You frequently produce similarly formatted documents using a word processor. 
Also consider generating alternate format documents in-house if you have a staff member 
or two who:  
Has strong word processing skills and can understand the concepts necessary to produce 
high-quality large print 
Has specific computer skills and is familiar with writing the code needed to design web 
Has a clear, pleasant reading voice and is familiar with both the content and purpose of the 
material to be recorded 
If you decide to produce some or all of the alternate format documents in-house, consider 
having qualified blind or visually impaired consumers review your work to suggest ways to 
improve the quality. It is especially important that a proofreader be hired to offer initial 
advice to assist with the smooth production of high-quality braille. 
Each alternate format section in this guide has basic ideas to keep in mind. Links to 
additional references may be found in the appendices. 
Pdf create fillable form - C# PDF Field Edit Library: insert, delete, update pdf form field in, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
Online C# Tutorial to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document
change font size pdf form reader; pdf add signature field
Pdf create fillable form - VB.NET PDF Field Edit library: insert, delete, update pdf form field in, ASP.NET, MVC, Ajax, WPF
How to Insert, Delete and Update Fields in PDF Document with VB.NET Demo Code
adding text field to pdf; add an image to a pdf form
Hiring a Contractor  
Since accessible documents may only need to be produced upon request, or when the print 
publication is revised, we suggest you consider contracting out some parts of the process. 
As you will see, it is relatively easy to use word processing software to modify a regular 
print document and produce acceptable large print. Web masters or desktop publishing 
staff who pay careful attention to detail can convert electronically generated text into a 
format that a blind or visually impaired person can read. 
But producing the other alternate formats, such as braille and audio file, requires some 
specialized skill and financial outlay. An organization that chooses to record an audio 
version of the text or emboss it in Braille will need to purchase and install braille embossing 
equipment, become familiar with specialized software, need a cassette duplicator, and have 
some audio production experience. 
The American Council of the Blind maintains a number of resource lists that contain 
helpful general information about blindness and visual impairment, or about companies 
that provide products and services of interest. See the American Council of the Blind's 
Helpful Resources page.
The American Foundation for the Blind offers a comprehensive database on its web site 
that will guide you to local organizations that can assist with the production of alternate 
format documents. See the AFB Directory of Services for Blind and Visually Impaired 
Persons in the United States and Canada.
The American Printing House for the Blind has compiled a similar database which offers 
information about Accessible Media Producers. See the Accessible Media Producers 
the National Library Service for the Blind and Physically Handicapped has recently 
revised its resource publication, Sources of Custom-Produced Books: Braille, Audio 
Recordings, and Large Print.
You can obtain the publication online, or it can be ordered in 
braille or print by contacting the Reference Section at the National Library Service for the 
Blind and Physically Handicapped, The Library of Congress, Washington, DC 20542.  
All three of these comprehensive resources allow users to search with more or less 
flexibility for local and regional organizations. Searches can be limited to organizations 
that perform certain services, such as braille transcription and proofreading, or recording 
of documents. Volunteers staff a number of the organizations listed in the resources 
mentioned above, but we encourage you to hire contractors, especially due to the time 
limitations under which volunteers may be working. As you would when making 
arrangements with any contractor, we urge you to seek recommendations from consumers, 
use this guide to prepare yourself to ask explicit questions, be able to describe the alternate 
format product you expect to receive, and generally make sure that the contractor you 
select has had experience providing what you need in a timely fashion. 
VB.NET Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to
Convert multiple pages PowerPoint to fillable and editable PDF documents. Easy to create searchable and scanned PDF files from PowerPoint.
change font pdf fillable form; add fields to pdf
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Create PDF files from both DOC and DOCX formats. Convert multiple pages Word to fillable and editable
add attachment to pdf form; change font size in pdf form
One of the most important steps you can take to simplify the process of creating accessible 
documents is to make certain, during each phase of composition, that those who are 
developing the document use word processing software properly. Assuring that this 
happens may be difficult when several individuals work collaboratively on a project, so 
designating someone to review a document for inconsistencies could be helpful. Clearly, 
these concerns about correctly word-processed texts only apply to the creation of large 
print, braille, and electronic documents. 
Following the conventional techniques for formatting documents with a word processor is 
important because doing so facilitates the production of these alternate formats. Software 
used to translate text into braille, for example, is designed to find and utilize standard word 
processing codes and to apply them to generate text formatted in the ways that are 
common practice for the production of braille. When generating large print, often a text 
must be reformatted, and this task is easier when proper coding in the word processor 
makes the page numbering, margins, line spacing, tabs, etc. consistent. 
A Word About Wizards  
While software wizards that automatically format a text can be helpful in generating 
documents, it is important to understand that they may not always facilitate a smooth 
transition from regular print to another format. Often, these wizards add extraneous 
coding to a document which web page designers must then later strip from it in order to 
create a clean and accessible final product. 
Dos and Don'ts of Word Processing  
Do use tabs and hanging indents rather than using the spacebar. 
Do always use numbers as appropriate. For example, use the number one rather than the 
letter "L" and the number zero rather than the letter “O.” 
Do insert hard page break codes at the proper locations rather than using the enter key 
repeatedly in order to move to the next page. 
VB.NET Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF
Link: Edit URL. Bookmark: Edit Bookmark. Metadata: Edit, Delete Metadata. Form Process. Create fillable and editable PDF documents from Excel in Visual
pdf editable fields; change text size pdf form
C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
Create fillable and editable PDF documents from Excel in both .NET WinForms and ASP.NET. Create searchable and scanned PDF files from Excel.
adding an image to a pdf form; add photo to pdf form
Do use page numbering codes, rather than simply typing in page numbers. 
Do use style codes to generate passages of text, such as bold, italics, or underlining, but 
remember that text for large print readers should already be in boldface type to improve 
Don't use the enter key to end each line, as you would when using a typewriter. Rather, 
only use the enter key when a new paragraph should begin or when blank lines are needed. 
Don't use columns in the document. 
Keep in mind that you or a contractor may need to reformat certain areas of documents, 
such as tables or spreadsheets, to assure that blind people who use screen readers can 
understand the text and the concepts that the visual presentation is meant to convey. When 
information like this has been reformatted to make it more accessible to blind readers, 
remember to update it when revising the document. 
Special Kinds of Documents and Formats  
When preparing a document for production in any of the accessible alternate formats, you 
will want to pay special attention to certain information such as: 
Side Bars 
Tables of Contents 
Footnotes and Endnotes 
Glossaries and Indices 
The contents of these areas of documents need to be transmitted accurately in large print, 
braille, and electronic file. The information must also be explained clearly and concisely in 
the audio presentation of the text. 
With respect to tables of contents, indices, glossaries, and footnotes and endnotes, it is 
critical that readers have flexibility in terms of page number references. Ideally, the 
accessible final product will include page numbers that both reflect the formatting of that 
product, as well as page numbering that refers to the regular print version. Such careful 
attention to detail permits blind and sighted users to discuss a document together. Because 
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
Convert multiple pages PowerPoint to fillable and editable PDF documents. Easy to create searchable and scanned PDF files from PowerPoint.
change font in pdf fillable form; add form fields to pdf online
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
Convert multiple pages Word to fillable and editable PDF documents in both .NET WinForms and ASP.NET. Easy to create searchable and scanned PDF files from
adding text to pdf form; create a pdf form from excel
these portions of text typically contain unusual formatting, they must be carefully reviewed 
when converting a word-processed file into another electronic file format. Providing a 
complex document with content like this as a stand-alone HTML file, or posting it on the 
World Wide Web, can be a helpful solution. Including internal links from a table of 
contents to chapters, or from a term to its definition in a glossary, provides a pleasant 
reading experience for blind and sighted readers alike. 
Thinking About Images  
If there are pictures in the document, be sure that they are clearly explained in the text. 
Images that are to be posted on the World Wide Web require descriptions in order to be 
understood. What is generally important to consider with respect to images is that for the 
blind and visually impaired audience, text that refers to a picture of a product with an 
arrow pointing to the "green button," for example, may be of little or no value to a blind 
reader if the text does not also specifically describe the location of that green button, i.e. the 
first button on the left in the top row. If the button is tactilely distinct from other buttons, it 
is helpful to explain that it has a different shape or size to the touch. Note that clearly 
written explanations benefit both sighted customers and customers with disabilities. After 
all, many people learn best by having the choice to read text or look at a picture. Detailed 
textual discussions enable many people to focus on the most relevant portions of a diagram 
or picture. 
When a document is updated, the descriptions of visual information may need to be 
revised, too. This detail may seem obvious, but if it is overlooked, confusion can arise for 
blind readers. 
Generating large print documents for individuals who have low vision is a task that most 
companies can accomplish in-house. Simply using a copy machine to enlarge and darken 
the print, however, is not the best approach. Rather, documents in large print need to be 
printed very clearly, reformatted to increase the size of the font, improve print contrast, 
and generally make the text easier to track visually. A master document in large, dark 
print may be copied if the machine will produce a very clean duplicate. 
People who read large print may read with prescription lenses, special magnifiers, or 
closed circuit television (CCTV) technology. A CCTV consists of a camera, under which 
the user places the text, and then, the camera enlarges and projects the text image onto a 
television-like screen. 
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
Create fillable PDF document with fields. Load PDF from existing documents and image in SQL server. Load PDF from stream programmatically.
add date to pdf form; add an image to a pdf form
VB.NET Create PDF Library SDK to convert PDF from other file
Create fillable PDF document with fields in Visual Basic .NET application. Load PDF from existing documents and image in SQL server.
convert word document to editable pdf form; chrome save pdf with fields
Deciding on the Number of Copies  
Many individuals who are legally blind are able to read large print, so it is reasonable to 
conclude that there are likely to be more requests for this format. As with other alternate 
formats, it will be helpful to retain an electronic file of the large print version so that it can 
be quickly printed, e-mailed, or refined upon request. For further details about the number 
of copies to make available, see the section in "Getting Started" entitled "Quantity." 
Formatting and Printing for Large Print Readers  
When producing large print, it will be helpful to follow the general guidelines outlined in 
the section called "How to Design with Access in Mind." In order to generate the most 
legible large print documents, make an effort to implement the following specific 
suggestions, unless a consumer specifies another type-size or font preference. The large 
print version will consist of about three pages of large print for every page of 11-12 point 
Many large print readers recommend printing text in 18-point type. Although 14-point 
type is often mentioned as acceptable in regulations, such as those issued by the U.S. Postal 
Service, using 18-point type will accommodate a wider audience. 
Select a font that is plain, rather than one that is fine or fancy. There should be normal 
white space between characters. 
Bold the entire document so that the print will be dark enough to offer an additional level 
of contrast between the print and the paper. 
Left-justify the text so that the spacing between letters is consistent and easy to track 
visually. Use the block style for paragraphs whenever possible. If the beginning of each 
paragraph must be indented, use two spaces, instead of the usual five. 
Left and right margins of one inch are ideal. 
Number pages at the top or bottom left-hand side of the page. 
Use 8-1/2 by 11-inch, non-glossy, off-white paper whenever possible. White paper can 
create glare, and colored paper lessens the contrast between the print and paper. Also, 
choose paper that does not permit the letters to bleed through to the other side of the page 
when printing on both sides. 
Make sure that the ink in the printer is generating clean copy without lines or smudges. 
Eliminate the automatic hyphenation of words. 
VB.NET Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF
Create PDF document from OpenOffice Text Document with embedded Export PDF document from OpenOffice Presentation. ODT, ODS, ODP forms into fillable PDF formats.
create a fillable pdf form from a word document; pdf form creator
C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in
Create PDF document from OpenOffice Presentation in both .NET WinForms and ASP.NET NET control to change ODT, ODS, ODP forms to fillable PDF formats in Visual
android edit pdf forms; add image to pdf form
Do not center text. 
Do not double-space the document, but rather, set line spacing to 1.5. 
Areas within the document that are not straight text, such as pictures, tables, graphs, 
charts, and information in columns, will require some modification. Graphs, diagrams, and 
pictures should be removed and described instead, or they may be enlarged and included 
on separate pages for those readers who find them useful. Information in tables, columns, 
and charts needs to be arranged so that it can easily be tracked with the eye. Column 
formatting should be removed. Data in tables and charts should be explained in the text, or 
if the information can be made to fit on the page, adding dot leaders can help the reader 
follow the presentation. 
Labeling and Binding Large Print Documents  
Just as with documents provided in regular print, the presentation of the final product is 
important. In fact, binding or stapling the large print version may be even more important 
since there are many additional pages. Selecting a binding method that will permit readers 
to use magnifying equipment is especially helpful. For example, putting several staples 
along the vertical edge of the pages is not recommended because doing so often makes the 
pages difficult to flatten entirely and may obscure the print close to the binding. Using 
spiral binding would be preferable since the book can either be opened flat or folded in 
half, making it easier to maneuver while reading. 
Braille is a system of raised-dot combinations that represent print letters both to blind and 
deaf-blind readers. National Braille Press makes a representation of the braille alphabet
available online for interested print readers. 
Braille does not consist of dot formations that correspond precisely to print. Rather, most 
of those who read braille are accustomed to reading a sort of shorthand, called Grade II 
braille, in which many contractions are used. Because readers expect to see these 
contractions and various other common format modifications, braille translation software 
is a necessary part of the process of providing braille. 
Though the population of braille readers may be comparatively small, it is important that 
this format be offered to those who need it. If a braille reader is attending a meeting where 
printed documents are being reviewed, and the blind person has nothing to review, he or 
she cannot participate fully in the activity. 
If a company intends to produce braille texts in-house, the company must purchase a 
braille embosser, the appropriate paper, and software to translate electronic files into 
braille. Although a method for electronically embossing braille onto paper is in widespread 
use today, one never knows when a new method may become inexpensive enough to be 
adopted as the accepted technology. The Duxbury Braille Translator
is one of the leading 
software packages currently in use in the Microsoft® Windows® environment. A few free 
braille translators are available and are listed in Appendix C, but these free packages may 
not offer the support or flexibility that other packages do. 
Several assistive technology companies manufacture and support braille embossers. A list 
of these companies may be found by visiting Duxbury Systems' Resources On or Off the 
The National Library Service for the Blind and Physically Handicapped provides 
another list entitled Braille Embossers.
While an electronic file can be translated into braille and embossed on paper, if the 
document is complex, a proofreader's assistance will be valuable. A proofreader can assure 
that braille readers receive error-free documents. Braille proofreaders are listed in some of 
the sites gathered in Appendix C. 
Braille Translation Software and Word Processing 
Major software packages for braille translation are able to handle many file types. For 
example, the Duxbury Braille Translator is flexible and can translate files produced in 
word processing programs such as Microsoft Word® and Corel WordPerfect®. Duxbury's 
software can also translate HTML documents prepared for the World Wide Web and 
information generated by spreadsheet packages. It is important to keep in mind that braille 
translation software cannot currently translate documents produced using graphical 
desktop publishing packages such as QuarkXPress™, Adobe® PageMaker®, or an Adobe 
product that generates Portable Document Format® (PDF) files. Braille translation must 
be performed on text-based characters, rather than graphical images of those characters. If 
a software package is not supported, it will be necessary to convert files to a format 
supported by the braille translation software first. 
Principles of proper word processing are important to observe when producing braille 
documents because braille translation software takes word processing styles and other 
specialized indicators into account. For example, a tab stop beginning a paragraph in print 
is translated into the two blank spaces that denote the beginning of a paragraph in braille. 
Braille translation software also renders bulleted points, italics, bolding, underlining, and 
other similar styles into specialized configurations recognizable to braille readers. 
Making Visual Information Accessible to Braille Readers  
Pictures, diagrams, tables, charts, and graphs may be more difficult to render in braille 
than basic textual documents are. Pictures cannot be translated, so including text 
descriptions of them, and making sure that captions are descriptive and translate correctly, 
will be helpful. Diagrams and graphs also require attention so that the information 
contained in them is adequately conveyed. Again, notes inserted into the text can be 
valuable, and depending upon the purpose of the diagram or graph, it may be worthwhile 
to have tactile graphic representations produced. Finding a contractor with previous 
experience in developing tactile graphics is advisable, and several of the resource 
collections in Appendix C can guide you to such contractors. 
Tables and spreadsheets can be translated into braille. When working with spreadsheets 
and tables, a semblance of their layout must be retained so that all headings and data are 
accurate and placed correctly. Often, the intervention of a proofreader is necessary for 
complicated documents like these. 
Embossing, Binding, and Labeling Braille Documents  
When the document is ready to be translated into braille, you will need to make some 
decisions about the presentation of the final product. 
Will the document be embossed on one side of the paper or on two? The braille printer you 
have may only allow for the embossing of single-sided pages, but if you have a choice, 
consider using both sides of the page. Embossing on both sides of the page is an especially 
good idea if the document is long. Clearly, double-sided pages save paper, and the braille 
version becomes less bulky to carry and store. If you are embossing several different items 
at the same time, such as pieces of a packet, be careful to check that each new document 
begins on the front side of a page since doing so makes each piece easier to locate quickly. 
Which size paper will be used? There are two basic sizes of braille paper from which to 
choose. Standard 8-1/2 by 11-inch paper is easier to carry and is often the best choice for 
short documents. On the other hand, larger paper, measuring 11 by 11-1/2 inches, may be 
more suitable for books. 
Braille translation software allows users to set margins and indicate whether the document 
will be single-sided or double-sided so that pages will be numbered in sequence. 
Unfortunately, if top and bottom margins are not set properly, text can be embossed on the 
perforations between the fan-fold pages, and when this happens, the braille becomes 
impossible to read. Running a test copy permits the producer to make any necessary 
Be sure to purchase fan-fold paper that can be loaded into the printer. Also, selecting paper 
with pre-punched holes in it may be helpful if it is appropriate to bind the text in a three-
hole binder or with a 19-hole comb binding. 
After the text has been embossed in braille, consider whether the document needs simply to 
have the pages stapled together, whether it needs to be bound with covers on front and 
back, and whether it needs a braille label on it and perhaps also a print one. Without print 
labels on them, a large collection of braille documents can become difficult for sighted 
people to identify and distribute. Stapling, binding, and labeling are often neglected, but 
extra touches like these demonstrate to blind readers that companies care about the image 
conveyed by the braille product. Even if you choose not to staple the pages, always be sure 
to separate the fan-fold braille pages, just as you would if the document were in print. 
Additional copies of the document can be generated from the electronic file. For 
suggestions about the number of copies, see "Quantity" in the section entitled "Getting 
Since many people who are blind or visually impaired have become accustomed to listening 
to recorded texts, this alternate format is certainly one that should be considered. In fact, 
depending upon the circumstances in which reading will be done, this medium may be the 
best "one size fits all" choice. Offering an audio-based publication is especially necessary if 
there is a need to reach the widest range of blind or visually impaired readers who may not 
have access to computers or the Internet. Because they must frequently rely upon cassette-
based publications, blind or visually impaired people are likely to have access to audio 
cassette players. It is also worth noting that people who have learning disabilities may also 
benefit from listening to information on tape. In this section, several aspects of the 
production process will be discussed including selecting a reader, choosing the recording 
medium, describing visual information, and labeling and packaging the final product. 
Selecting a Reader  
The person who records the text should be someone who has a clear, pleasant reading 
voice. In most cases, a dramatic reading is not necessary and may sometimes even be 
distracting. Professionals with specific experience reading for blind people may be hired, 
but doing so is not always essential. What is important is that the information be made 
available and be fully comprehensible to the intended audience.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested