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Formatting with MS Word 
High Tech Center Training Unit 
of the California Community Colleges at the 
Foothill-De Anza Community College District 
21050 McClellan Road 
Cupertino, CA 95014 
(408) 996-4636 
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HTCTU 
ii 
Revised 6/5/2011 
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HTCTU 
iii 
Revised 6/5/2011 
Table of Contents 
Formatting with MS Word ..................................................................................................... i
Table of Contents ............................................................................................................... iii
Elements of the Word 2007 Interface ............................................................................. 1
Where the H*** Did Everything Go? ............................................................................. 2
Formatting E-text in Word .............................................................................................. 3
Checklist of General Tips ........................................................................................... 3
Knowing What Word Is Up To ................................................................................... 4
Making the Changes When You Want Them ............................................................. 5
Understanding Styles .................................................................................................. 6
Limiting Styles ............................................................................................................ 6
Applying Paragraph Styles ......................................................................................... 7
Format Painter ............................................................................................................. 8
Keyboard Shortcuts ..................................................................................................... 9
Modifying Styles ......................................................................................................... 9
Using “Clear Formatting” ......................................................................................... 11
Changing Styles with Search and Replace................................................................ 11
Formatting Individual Words/Phrases ...................................................................... 15
Selecting Text ........................................................................................................... 15
Formating for Layout .................................................................................................... 16
Formatting with the Ruler ......................................................................................... 16
Columns .................................................................................................................... 16
Tables ........................................................................................................................ 17
Inserting Tables ......................................................................................................... 17
Ensuring Table Accessibility .................................................................................... 18
Converting Text to Table .......................................................................................... 19
Templates ...................................................................................................................... 24
Creating a Template in Word 2007 ........................................................................... 24
Start with a blank template ....................................................................................... 24
Create a template based on an existing document .................................................... 24
Creating a Template in Word 2003 ........................................................................... 24
Using an Existing Template ...................................................................................... 26
Formatting Specifically for Duxbury Braille Software (DBT Win) ............................. 28
Apply Styles .............................................................................................................. 28
Attaching the Braille Template—Word 2003 Only .................................................. 29
Formatting Specifically for Large Print ........................................................................ 31
Changing to APHont (pronounced Ay'-font) ............................................................ 31
Adjusting Styles ........................................................................................................ 32
Formatting Specifically for Students with Learning Disabilities ................................. 33
Adjusting Fonts ......................................................................................................... 34
Creating a PDF .............................................................................................................. 37
HTML Documents ........................................................................................................ 39
Adding Alt Tags ........................................................................................................ 39
Formatting Specifically for Captioning ........................................................................ 40
Drawing in Word .......................................................................................................... 41
Online Convert PDF file to Word. Best free online PDF Conversion
Online Tiff to PDF Converter. Download Free Trial. Convert a Tiff/Tif File to PDF. Just upload your file by clicking on the blue button
pdf password reset; break pdf password online
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
Convert PDF document to DOC and DOCX formats in Visual Basic .NET Create editable Word file online without email. Supports transfer from password protected PDF.
password on pdf; password pdf
HTCTU 
iv 
Revised 6/5/2011 
Auto Shapes .............................................................................................................. 42
Lines and Fills ........................................................................................................... 43
Selecting Objects ...................................................................................................... 44
Grouping Objects ...................................................................................................... 44
Text Boxes ................................................................................................................ 44
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
Convert PDF to multiple MS Word formats such as .doc and .docx. Create editable Word file online without email. Password protected PDF file can be printed to
create password protected pdf reader; add password to pdf file with reader
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
NET library to batch convert PDF files to jpg image files. Thumbnails can be created from PDF pages. Password protected PDF document can be converted and changed.
break a pdf password; a pdf password online
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
Elements of the Word 2007 Interface 
1. Ribbon 
The large rectangular region above the document is known as the ribbon. It contains the title bar, 
the Office Button, the Quick Access Toolbar, and the Tabs.  
2. Office Button  
This button drops the Office Menu, which is the rough equivalent of the File menu in previous 
releases of Office. The Office Menu contains commands that act on documents rather than on the 
contents of documents.  
3. Quick Access Toolbar  
This toolbar contains commonly used commands and is the main location for end-user 
customizations. Users can add any ribbon control to the Quick Access Toolbar. It's meant to be the 
space that "belongs" to the end user. 
4. Tabs  
The tabs make up the main content of the ribbon and contain UI controls that deal with the 
contents of the document at hand.  
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET PowerPoint, VB.NET Tiff, VB.NET Imaging, VB Able to convert password protected PDF document.
crystal report to pdf with password; add password to pdf reader
Online Convert PowerPoint to PDF file. Best free online export
make it as easy as possible to convert your PPTX your C#.NET project, Microsoft Office like Word, Excel, and Download and try RasterEdge.XDoc.PDF for .NET with
convert protected pdf to word online; copy protected pdf to word converter online
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
5. Contextual Tabsets  
When objects such as pictures or tables are selected inside the document, contextual tabsets appear 
and contain all the UI elements for dealing with those objects.  
6. Groups  
Tabs contain sets of groups, which in turn contain individual UI controls. Groups optionally have 
dialog box launchers in the corner that display dialogs relevant to the group (such as the Font or 
Paragraph dialogs). 
7. Task Panes  
Several task panes still exist in the 2007 Office system, and it's now possible to have more than one 
open at a time.  
8. MiniToolbar  
The MiniToolbar is a collection of common formatting commands that appears above text selections 
and right-click context menus.  
9. Context Menus  
These are the same right-click context menus that we all know and love from previous versions of 
Office. 
10. Status Bar  
The status bar contains several handy new controls, such as word count and the view slider.  
Where the H*** Did Everything Go? 
http://office.microsoft.com/en-us/word/HA100744321033.aspx
Online Convert Excel to PDF file. Best free online export xlsx
make it as easy as possible to convert your xlsx your C#.NET project, Microsoft Office like Word, Excel, and Download and try RasterEdge.XDoc.PDF for .NET with
add password to pdf; adding password to pdf file
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
Formatting E-text in Word 
Checklist of General Tips 
Change the AutoCorrect settings, and work with Show/Hide 
turned on (Ctrl + SHIFT + 8 to show invisibles). 
Do not use spaces to move words, use tabs. 
Do not use tabs to create columns, use the "column" feature under 
formats or create a table. 
Use one tab only for spacing. Adjust tabs with the ruler. 
Do not use hard returns to add space, adjust the spacing of the 
paragraph. 
Do not make adjustments to the appearance of a paragraph by 
hand, instead use styles. 
Do not use underlining. 
Use the Strong (bold) and Emphasis (italics) attribute styles for 
individual words/phrases. 
To take the document into braille, use only the following styles: 
Normal/default paragraph/body text 
Heading 1 
Heading 2 
Heading 3 
List/ List Bullet/ List Number 
Index (levels 1–9) 
For braille, remember, do not space around dashes/hyphens or 
other punctuation; use four hyphens for a blank line  
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
Knowing What Word Is Up To 
MS Word has a number of features intended to help less knowledgeable users format documents 
easily. Although these features appear to make life easier, when you are using a document for 
multiple purposes, they actually create problems. Setting the options below will give you more 
control over your document. 
1. Work with the “Show Hidden” option turned on. The keyboard shortcut is Ctrl + Shift + 
Word 2007: Home tab > Paragraph group > ¶ symbol 
Also in Word 2007, hold down the alt key to see the keyboard shortcuts 
Word 2003: The ¶ symbol on the standard toolbar. 
2. Turn off Word's "autoformat as you type" correct features  
Word 2007: (Office Button > Word Options > Proofing > Auto Correct) Leave on the 
"Define styles based on your formatting," but uncheck all the others. 
Word 2003: (Tools > Autocorrect) Leave on the "Define styles based on your 
formatting," but uncheck all the others. 
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
Making the Changes When You Want Them 
Although you need to turn off the AutoFormat As You Type features, leave the AutoFormat 
features turned on. These features you apply at your discretion. 
1. You can leave the replace features checked under AutoFormat. 
HTCTU 
Revised 6/5/2011 
2. Apply the changes manually if/when you choose.  
Word 2007: To access this option,  go under the Office Button > Word Options  > 
Customize > All Commands > AutoFormat. You will add it to the Quick Access Toolbar 
and can use it from there. 
Word 2003: To access this option, go under Format on the menu bar and choose 
AutoFormat. 
Understanding Styles 
Styles contain information about how a paragraph is to be formatted. You set options for the 
font, including which font, its size, its style, and special effects. You also set options for the 
paragraph as a whole, including alignment, amount of indent, spacing before and after, borders 
and shading, etc. 
The wonderful benefit of styles is that they allow you to take one e-text document seamlessly 
into a number of applications: Duxbury, PDF, html, etc. They also allow you to make global 
changes to a document when you need to make slight modifications for various e-text uses. 
Limiting Styles 
Word 2007 has a nice new feature that allows you to choose which styles to show on the list in 
the Styles Pane. 
Go under the Home Tab to the Styles Group and click on the bottom right corner to bring up the 
Styles dialogue box. Then click on the Manage Styles button (third button). You can choose to 
show only the styles that you want used in the document. 
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