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Preparation and Submission Manual for Doctoral 
Dissertations and Master’s Theses “Bluebook” 
Graduate Council 
Graduate Division    
2015-2016 
Dear Member of the UC San Diego Graduate Student Community: 
All of us at the Graduate Division are delighted that you are approaching the completion 
of your graduate work.  The doctoral dissertation or master’s thesis that you are working 
on will preserve for posterity your creativity and your contributions to original 
scholarship.  As such, it is a document that should be carefully prepared to make it as 
accessible as possible to future scholars and researchers who seek to consult it.  As well 
as being a volume of which you can be proud, your dissertation or thesis will be 
preserved in digital form and made available to the general public and to scholars 
worldwide, including by on-line access, microfilm and inter-library loan programs. 
For all of these reasons, the University has adopted uniform requirements that enhance 
legibility to guide the preparation, submission and dissemination of doctoral dissertations 
and master’s theses at UC San Diego.  This manual outlines these requirements and I 
urge you to familiarize yourself with them thoroughly before starting to prepare your 
dissertation or thesis in final form.  It will save you time in the long run, because your 
dissertation or thesis cannot be accepted by my office unless and until you follow the 
guidelines detailed herein. 
It is our mission to make this process as painless for you as we can (we know that just 
writing the document is hard enough!) by providing all the information that you will need 
to comply with formatting requirements.  If you find any part of these instructions 
unclear or confusing, or if you have any other questions whatsoever, my staff stands 
ready to assist.  Please do not hesitate to contact our office where my staff will be more 
than happy to address any questions or problems you may have. 
We congratulate you on reaching this milestone of graduate study where the products of 
your hard work and dedication will enter the permanent scholarly record.  My staff and I 
wish you great success in this important final stage of completing your degree. 
With warm regards, 
Kim E. Barrett 
Dean of the Graduate Division 
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ii 
Table of Contents 
Dean’s Letter  ....................................................................................................................... i  
Table of Contents  ............................................................................................................... ii 
List of Sample Pages ........................................................................................................... v 
I.  Academic Senate Policy and Student Responsibility for Doctoral Dissertations and 
Master’s Theses .................................................................................................................. 1 
II.  Specifications of the Doctoral Dissertation and Master’s Thesis ................................. 3 
Legibility and Appearance ...................................................................................... 3 
Minimum Margins .................................................................................................. 3 
Font and Font Sizes ................................................................................................. 3 
Page Numbers ......................................................................................................... 4 
Pagination ............................................................................................................... 4 
Double Spacing of Text Required ........................................................................... 4 
Doctoral Dissertation and Master’s Thesis Written in a Foreign Language ........... 5 
Abstracts for Foreign Language Doctoral Dissertations and Master’s Theses ....... 5 
Freestanding Chapters ............................................................................................. 5 
III.  Organization of Doctoral Dissertations and Master’s Theses ...................................... 7 
Preliminary Pages ................................................................................................... 7 
Title Page ................................................................................................................ 7 
Copyright Notice (optional) .................................................................................. 11 
Signature Page ...................................................................................................... 13 
Optional Preliminary Pages .................................................................................. 17 
Dedication ................................................................................................. 17 
Epigraph .................................................................................................... 17 
Table of Contents .................................................................................................. 20 
Acknowledgements ............................................................................................... 22 
Vita, Publications, and Fields of Study ................................................................. 25 
Abstract ................................................................................................................. 27 
The Main Body of the Manuscript (Text) ............................................................. 31 
Captions and Caption Pages .................................................................................. 33 
Abbreviations ............................................................................................ 33 
Symbols..................................................................................................... 33 
Illustrations ............................................................................................... 33 
Figures....................................................................................................... 33 
Schema ...................................................................................................... 34 
Tables ........................................................................................................ 34 
Graphs ....................................................................................................... 34 
Quoted Material .................................................................................................... 38 
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iii 
Reference Matter ................................................................................................... 38 
Appendices ............................................................................................................ 38 
Notes ..................................................................................................................... 38 
Bibliography/References/Works Cited ................................................................. 38 
IV.  Copyright and Publication ......................................................................................... 39 
Publishing the Doctoral Dissertation or Master’s Thesis ..................................... 39 
Copyright .............................................................................................................. 39 
Copyright Permission............................................................................................ 40 
V.    Special Materials and Using Published Material ...................................................... 41 
Color in Maps and Illustrations............................................................................. 41 
Illustrations/Figures/Tables................................................................................... 41 
Supplemental Files ................................................................................................ 41 
Special File Requirements: Images ... …
………………………………………….… 
42 
Special File Requirements: Audio and Video Material 
………………………….   
42 
Special Requirements for Creative Works ............................................................ 42 
Using Reproductions of Illustrations and Other Special Materials ...................... 43 
Using Published Material ...................................................................................... 44 
Dissertation and Thesis Release Form (Embargo Form) ...................................... 45 
VI.  Electronic Doctoral Dissertation and Master’s Thesis Filing .................................... 49 
Electronic Dissertation and Thesis Submission Procedures ................................. 49 
Submitting Supplemental Files ............................................................................. 49 
Submitting the E-Dissertation or E-Thesis ........................................................... 50 
VII.  Final Degree and Filing Requirements ..................................................................... 52 
Degree Conferral Dates and Filing Deadlines ...................................................... 53 
Fee Status Required for Graduate Degree Awards ............................................... 53 
Completion of Final Degree Requirements .......................................................... 54 
Defense of Doctoral Dissertation or Master’s Thesis Required ........................... 54 
The Survey of Earned Doctorates and UCSD Survey of Doctoral Degree 
Recipients (Exit Survey) ....................................................................................... 54 
Necessary Documents for Submission of the Doctoral Dissertation for a 
Ph.D./D.M.A./Ed.D............................................................................................... 54 
Necessary Documents for Submission of the Doctoral Dissertation for a Joint 
Ph.D. with SDSU .................................................................................................. 55 
Necessary Documents for Submission of the Doctoral Dissertation for the Joint 
Ed.D. with CSUSM............................................................................................... 55 
Necessary Documents for Submission of the Master’s Thesis for a M.A. M.S.. . 56 
Necessary Documents for Submission of the Master’s Thesis for a M.F.A. ........ 56 
Necessary Documents for All Degree Candidates ................................................ 56 
Degree Completion ............................................................................................... 57 
Appendix.  Checklists for Candidates ............................................................................... 58 
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iv 
Preliminary/Final Appointment Checklist ............................................................ 58 
Miscellaneous Checklist ....................................................................................... 59 
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List of Sample Pages 
Sample Title Page (Doctor of Philosophy/Doctor of Musical Arts/Doctor of Education) . 8 
Sample Title Page (Joint Doctor of Philosophy/Joint Doctor of Education) ...................... 9 
Sample Title Page (Master of Arts/Master of Science/Master of Fine Arts) .................... 10 
Sample Copyright Page ..................................................................................................... 12 
Sample Signature Page (Doctor of Philosophy/Doctor of Musical Arts/ Doctor of 
Education) ......................................................................................................................... 14 
Sample Signature Page (Joint Doctor of Philosophy/Joint Doctor of Education) ............ 15 
Sample Signature Page (Master of Arts/Master of Science/Master of Fine Arts) ............ 16 
Sample Dedication Page ................................................................................................... 18 
Sample Epigraph Page ...................................................................................................... 19 
Sample Table of Contents ................................................................................................. 21 
Sample List of Figures ...................................................................................................... 22 
Sample Acknowledgements Page ..................................................................................... 24 
Sample Vita ....................................................................................................................... 26 
Sample Abstract of the Dissertation (Doctor of Philosophy/Doctor of Musical Arts/ 
Doctor of Education) ......................................................................................................... 28 
Sample Abstract of the Dissertation (Joint Doctor of Philosophy/ Joint Doctor of 
Education) ......................................................................................................................... 29 
Sample Abstract of the Thesis (Master of Arts/Master of Science/Master of Fine Arts) . 30 
Sample Main Body Page ................................................................................................... 32 
Sample Facing Caption Page ............................................................................................ 35 
Sample Facing Table Page  (Landscaped) ........................................................................ 36 
Sample Figure and Table with Captions ........................................................................... 37 
Sample Permission Request Letter ................................................................................... 46 
Sample Co-Author Permission Letter ............................................................................... 47 
Sample End of Chapter Acknowledgement ...................................................................... 48 
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I.  
Academic Senate Policy and Student 
Responsibility for Doctoral Dissertations and 
Master’s Theses 
Doctoral dissertations and master’s theses submitted to UCSD must meet the 
requirements set by Graduate Council of the University of California, San Diego for the 
degree candidate to be eligible for a graduate degree.  A doctoral dissertation must be the 
result of original  research  conducted in  the  candidate’s  specialization and  must  be 
approved in its entirety by the student’s doctoral committee.  A master’s thesis must be a 
significant research work that must be approved in its entirety by the master’s committee.   
Students and their committee members are responsible for everything contained in 
the manuscript.  The complete doctoral dissertation or master’s thesis must be submitted 
to  the  members  of  the  student’s  supervising  committee  for  their  review  and  final 
approval.    This  includes  all  preliminary  pages  or  front  matter  (e.g.,  the  preface, 
dedication, acknowledgements), the main body of text (including any charts or other 
inserted matter), and the back matter (e.g., the notes, bibliography, appendices).  It is the 
responsibility  of  all  committee  members  to  read  the  entire content of the  doctoral 
dissertation  or  master’s  thesis  before  approving.    Nothing  can  be  added  once  the 
committee has given final approval as indicated by their signatures on the signature page.  
Only after the committee members have reviewed and approved the final copy of the 
doctoral dissertation or master’s thesis in its entirety may it be submitted.   
The submission of the doctoral dissertation or master’s thesis is the last step 
leading to the award of the degree.  The finished manuscript is a scholarly work that is 
the product of extensive research and related preparation.  The final copy of the doctoral 
dissertation or master’s thesis, preserved by the UCSD Libraries, becomes the official 
and permanent record, available to other researchers and faculty.   
For these reasons, the Graduate Council has established criteria for uniformity in 
electronic format which have been compiled in this manual.  These are the minimal 
requirements to which all doctoral dissertations and master’s theses must conform 
in order to be accepted.  To ensure that all of these requirements are met, and to become 
thoroughly familiar with these instructions students should read this manual in full.   
Students are expected to submit a draft of the doctoral dissertation or master’s 
thesis to each member of the doctoral or thesis committee at least one month before the 
scheduled  defense.   Students are  strongly  encouraged  to  schedule  their  preliminary 
appointment with the Graduate Division Academic Affairs Advisers during this time.  
The student’s defense is conducted by the committee members.  After the committee 
members’ approval, the doctoral dissertation or master’s thesis must be prepared in 
finished form  for  reproduction as outlined  in  this manual.   Following  a successful 
examination, students submit the approved doctoral dissertation or master’s thesis to the 
Graduate Division for certification.  Then the work is electronically submitted to the 
University Archivist in the Mandeville Special Collections Library in Geisel Library via 
the Graduate Division, who accepts it on behalf of the Graduate Council.  Acceptance of 
the doctoral dissertation or master’s thesis by the University Archivist, via the Graduate 
Division in electronic format, and filing the Final Report with the Graduate Division are 
the final steps in the completion of all requirements by the student.     
Unanswered formatting questions may be directed to the appropriate Academic 
Affairs Adviser in the Graduate Division: 
Master’s thesis formatting questions:  
Susan Van Duren, svanduren@ucsd.edu;  
Doctor of Philosophy dissertation formatting questions: 
Jennifer Kim, j4kim@ucsd.edu;  
Doctor  of  Musical  Arts,  Doctor  of  Education,  and  all  joint  PhD  program 
dissertation formatting questions:  
Sara Hogue, sphogue@ucsd.edu.   
Preliminary and final meetings with the Graduate Division Academic Affairs Advisers 
are mandatory.   
After fully formatting your  doctoral  dissertation or master’s  thesis  you  may 
schedule your appointments at:  https://ogs-calendar.ucsd.edu/ 
II. 
Specifications of the Doctoral Dissertation and 
Master’s Thesis 
The specifications  in the following  pages  were adopted in consultation  with 
Geisel Library and based on the publication standards of ProQuest.  These standards 
assure  uniformity  in  doctoral  dissertations  and  master’s  theses  to  be  archived 
electronically in the Mandeville Special Collections Library in Geisel Library, as well as 
to ensure the widest possible dissemination of student-authored knowledge.   
Legibility and Appearance 
The original doctoral dissertation or master’s thesis must be produced using a 
typeface or font that is highly legible, dark enough to reproduce clearly, and large enough 
to be readily readable on microfilm.   
Minimum Margins  
Students may set slightly larger margins but must be sure that the final text lies 
well within these guidelines.   
TOP LINE OF TYPE = 1” from top of paper 
BOTTOM LINE OF TYPE = 1.25” from bottom of paper  
LEFT = 1.5” (this margin is wider for binding requirements and 
microfilming)  
RIGHT = 1” 
Except for page numbers, nothing must intrude into the margins.  Remember, 
these are minimum requirements.  It is recommended that students increase these slightly 
when formatting the word processing program, e.g.  1.6” left, 1.1” right.   
These  minimum  specifications  also  apply  to  all  figures,  charts,  graphs, 
illustrations and appendices.  For facing caption pages, reverse the right and left margins, 
leaving 1.5” on the right and 1” on the left.   
Font and Font Sizes  
A font size of at least 10 must be used for the text; students may choose one of the 
following font sizes:  10 pt, 11pt or 12pt.  Standard fonts are Arial, Century Gothic, 
Helvetica, or Times New Roman.  A font size of at least 10 must be used for footnotes 
and captions.   
Italics may be used in the text and the preliminary pages for emphasis, usually a 
single word or phrase.  If students are formatting their doctoral dissertation or master’s 
thesis in the Modern Language Association (MLA) format, headers in italics are allowed.  
Colored text is not permitted.  All text, including web-site links, must be in black. 
Page Numbers  
The first page number of every chapter is centered at the bottom of the page, 0.5” 
from the bottom edge.  Subsequent pages are numbered at the upper-right corner, 0.5” 
from the top and lined up with the right margin.  Facing caption pages are numbered at 
the upper-left corner, 0.5” from the top and lined up with the left margin.   
BOTTOM/CENTER PAGE NUMBERS = 0.5” from bottom of 
paper 
TOP/RIGHT PAGE NUMBERS = 0.5” from top and lined up with 
the 1” right margin (if the right margin has been increased to 1.1” 
set the page numbers at 1.1” as well) 
Pagination  
Except  where  noted  below,  each  page  of  the entire  doctoral  dissertation  or 
master’s thesis must be numbered consecutively; pages should be numbered according to 
the following standards:  
Neither the title page nor the blank or copyright page is to be 
numbered; however, the two pages are counted when numbering 
the preliminary pages that follow.   
The signature page is always numbered as page “iii”. 
The preliminary pages following the title and blank or copyright 
pages must be numbered consecutively beginning with lower case 
roman numeral “iii” on the signature page.  All preliminary pages 
are to be numbered using lower case roman numerals (following 
the title and blank or copyright pages, begin with iii, iv, v, vi, etc.).  
This includes the signature page, dedication, epigraph, table of 
contents, list of abbreviations, list of symbols, list of illustrations, 
list of figures, list of schemes, list of tables, list of photographs, 
prefaces,  acknowledgements,  vita  (required  for  doctoral 
dissertations), and the abstract.  The page numbers must be placed 
at the bottom of the page and centered 0.5” from the bottom. 
The main body of the text and any back matter must be numbered 
consecutively with Arabic numerals beginning with “1” (1, 2, 3, 
etc.), including text, illustrative materials, notes, appendices and 
bibliography.    The  first  page  of  each  main  section  (chapters, 
appendix, and references at end of entire work) is numbered at the 
bottom of the page and centered; all other pages are numbered in 
the top right corner. 
Correct pagination (no missing pages, blank pages, or duplicate numbers or pages) is 
required for the doctoral dissertation or master’s thesis to be acceptable.   
Double Spacing of Text Required  
All textual materials in the main body of text should be double-spaced.  The first 
line of each paragraph must be indented one 0.5” tab.  Long quotations, footnotes, text 
that appears within figures or tables or maps, and captions may be single-spaced.  Survey 
instruments and other materials used by students to conduct research that are reproduced 
in an appendix may be single-spaced.  The vita may also be single-spaced.   
Doctoral  Dissertation  and  Master’s  Thesis  Written  in  a  Foreign 
Language  
The doctoral dissertation or master’s thesis must be written in English, with the 
exception that students specializing in German, French, or Spanish literature may write 
the doctoral dissertation or master’s thesis in the respective language.   
Students  in  other  disciplines  must  seek  permission  to  write  their  doctoral 
dissertation or master’s thesis in a language other than English.  To do so, immediately 
after advancement to candidacy, students must submit to the Dean  of the Graduate 
Division a letter approved by the committee chair, all committee members, and their 
graduate program chair.  All committee members must have a reading knowledge of the 
language presented in the doctoral dissertation or master’s thesis.   
There must be legitimate reasons for substituting English with a foreign language 
such as subject matter, special primary audience, publication arrangements, academic 
position in a foreign country, historical or literary value, or principal language(s) used in 
the documents to be analyzed and interpreted.  Inability to write in English is not a valid 
reason.   
Abstracts for  Foreign  Language  Doctoral Dissertations  and  Master’s 
Theses  
If the doctoral dissertation or master’s thesis is approved to be written in a foreign 
language, students must submit two abstracts.  One must be approximately 1000 words 
and in English.  The other (350 word limit for a doctoral dissertation and 250 words for a 
master’s thesis) must be written in the language of the doctoral dissertation or master’s 
thesis.   
Freestanding Chapters  
In some circumstances, the nature of the doctoral dissertation or master’s thesis 
may naturally lead to its division into chapters that can be self-contained or freestanding 
and that may constitute material essentially ready for submission for publication.  Such a 
division is  an  acceptable  alternative to  the  customary  format but  is  subject to the 
following restrictions:  
The doctoral dissertation or master’s thesis will contain a general 
abstract and may contain a general introduction to the subject of 
research.   
Each chapter may have an abstract, introduction, and subsequent 
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