Attachments    32-1
32
Attachments
Overview of Oracle E-Business Suite Attachments
The Oracle E-Business Suite attachments feature enables users to link unstructured 
data, such as images, word processing documents, spreadsheets, or text to their 
application data. For example, users can link images to items or video to operations as 
operation instructions. 
Attachment information can flow through your entire application. For example, if you 
enable attachments for a part number, where users would attach images of the part, you
can then enable attachments for all your other forms that refer to your part number. 
Users would then be able to see the image of the part wherever that part number 
occurs.
You can provide security to limit which attachments users can see from particular forms
by assigning document categories to your form functions. Users then assign individual 
attachments to particular categories.
You can add the attachments feature to your application forms and functions without 
modifying form code, so long as your forms are built using Oracle E-Business Suite 
standards (starting with the Oracle E-Business Suite TEMPLATE form).
Definitions
It is useful to specifically define certain terms that have special meaning within the 
context of the attachments feature.
Document
A document is any object that provides information to support another object or action. 
Examples include images, word processing documents, spreadsheets, or text.
Entity
An entity is an object within Oracle E-Business Suite data, such as an item, an order, or 
Pdf user password - C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
Help to Improve the Security of Your PDF Document by Setting Password
add password to pdf reader; pdf password protect
Pdf user password - VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in vb.net, ASP.NET, MVC, WinForms, WPF
Help to Improve the Security of Your PDF Document by Setting Password
a pdf password; password protected pdf
32-2    Oracle E-Business Suite Developer's Guide
an order line. The attachments feature must be enabled for an entity before users can 
link attachments to the entity.
In the context of attachments, an entity can be considered either a base entity or a 
related entity. A base entity is the main entity of the block. A related entity is an entity 
that is usually related to the block by a foreign-key relationship. 
For example, suppose you have an Order Lines window that shows the contents of an 
Order_Lines block. The Order Lines entity would be considered the base entity of the 
Order_Lines block. If that block included a field called Product, the Product entity 
would be considered a related entity of the Order_Lines block. If you also had a 
Products window that shows the contents of the Products block, the Product entity 
would be considered the base entity of the Products block.
Entities and Blocks
Important: The Orders/Order Lines/Products example used throughout
this chapter is a generic example meant to illustrate attachments 
concepts. It is not to be confused with actual attachments setups used in
Oracle E-Business Suite such as the attachments to purchase orders 
used in Oracle Purchasing. Those actual setups may differ considerably
from our example.
Attachment
A document associated with an entity is called an attachment.
Attachment Function
A form or form function in your application cannot use attachments until the 
attachments feature is set up for that form or function; that is, it must be defined as an 
"attachment function" in the Attachment Functions window. 
Document Category
A document category is a label that users apply to individual attachments and 
documents. Document categories provide security by restricting the documents that can
be viewed or added via a specific form or form function. 
When you set up the attachments feature, you assign document categories to particular 
forms or form functions. When a user defines a document, the user assigns a category to
the document. The attachments form can query only those documents that are assigned 
to a category to which the calling form or form function is associated. A "Miscellaneous"
category is seeded to provide easy visibility of a document across forms.
Related Topics
Overview of Attachments, page 32-1
C# PDF File Permission Library: add, remove, update PDF file
RootPath + "\\" 3.pdf"; String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" 3_pw_a.pdf"; // Create a password setting object with user password "Hello World
convert password protected pdf to word online; create password protected pdf from word
VB.NET PDF File Permission Library: add, remove, update PDF file
3.pdf" Dim outputFilePath As String = Program.RootPath + "\\" 3_pw_a.pdf" ' Create a password setting object with user password "Hello World".
pdf file password; create copy protected pdf
Attachments    32-3
How Attachments Work
How Users Use Attachments
When a user is using a block in a form where the attachments feature has been enabled, 
the attachments icon is enabled in the toolbar (empty paper clip). If the user clicks on 
the icon, the Attachments window opens. In the Attachments window, the user can 
either create a new attachment document or attach an existing document to the base 
entity of the block.
Depending on how attachments have been set up, if a document has already been 
attached to the entity, the icon in the toolbar indicates that an attachment is present 
(paper in paper clip). If the user clicks on the icon, the Attachments window opens and 
automatically queries the attachment. For a given form function, the user only sees 
attachments whose assigned categories are available for that form function.
For some setups of the attachment feature, the Attachments window automatically 
queries attachments for the base entity of the block. To see attachments that are attached
to related entities, the user checks the Include Related Documents check box. The 
Attachments window then queries those attachments as well as the attachments for the 
base entity. 
However, the attachments feature can be set up so that all attachments for both the base
entity and related entities of the block can be seen initially (without the user checking 
the Related Documents check box). The user cannot modify or insert attachments for 
the related entities in either case.
Behind the Scenes
When a user attaches a document to a record in a form, Oracle E-Business Suite stores 
information about the document, and the document itself (or its URL). Oracle 
VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
It provides user with efficient .NET solution which can help user achieve high-quality and fast PDF to image conversion using VB.NET code.
pdf password remover; pdf document password
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view, annotate, create and convert PDF
Except password setting, RasterEdge HTML5 PDF Editor also enable C#.NET users to perform more actions to set PDF file C#.NET user can redact PDF text, PDF
adding a password to a pdf using reader; pdf password security
32-4    Oracle E-Business Suite Developer's Guide
E-Business Suite separately stores the attachment information that links the document 
to the record. Storing the linkage information separately allows users to attach the same
document to multiple records.
The information that links the entity and the document is stored in an Oracle 
Application Object Library table, FND_ATTACHED_DOCUMENTS. That information 
includes the document ID and the entity name, combined with information from the 
record that uniquely identifies the instance of the entity (the entity record). For example,
if you were to attach an image to a product in the products form, the attachment linkage
information that would be stored would be the image document ID, the name of the 
products entity, and the primary key information that uniquely identifies the product 
(such as the product_ID). As you then move to other forms that show the product, those
attachment functions for those forms would define, for the products entity, the primary 
key field as being the product_ID field (not also the order_ID field, for example). In this 
way, wherever the product entity appears in the application, the attached image would 
be available so long as the corresponding attachment functions were defined correctly).
The association between the form and the document is constructed as follows: the form 
is connected to a block, and the block is connected to an entity. Because the attachment 
linkage is stored with the entity name, combined with information from the record that 
uniquely identifies the instance of the entity (the entity record), the link between the 
form block and the document are derived at runtime through the entity.
Each document is associated with a category. Each attachment function is also 
associated with one or more categories, and at runtime, only documents whose 
categories are associated with the current attachment function (form) can be viewed or 
attached.
Note: For information on security features used with attachments, see 
"Security Configuration Mechanism in the Attachments Feature in 
Oracle E-Business Suite," My Oracle Support Document 1357849.1.
Related Topics
Overview of Attachments, page 32-1
Definitions, page 32-1
VB.NET PDF: Get Started with PDF Library
Document Protect. Password: Set File Permissions. Password: Open Document. Edit Digital Help VB.NET User Have Quick Evaluation of .NET PDF SDK with
add password to pdf online; convert protected pdf to word document
VB.NET Image: How to Draw Annotation on Doc Images with Image SDK
gif, tiff and bmp) or documents (like multi-page TIFF, Microsoft Office Word and PDF file). This VB.NET image annotation library SDK is very user-friendly in
crystal report to pdf with password; pdf document password
Attachments    32-5
Attachments for Forms or Form Functions
To enable the attachments feature in a form or form function, you need to define 
information in the Attachment Functions window. 
Registration at the form or form function level allows users to define attachment data at 
the appropriate level. If you want all form functions for a given form to have the same 
attachment capabilities, you can define attachment data at the form level and eliminate 
the need to enter redundant data for each form function. On the other hand, if you need
different attachment functionality in a form function, you can define the data at the 
form-function level. 
For example, the Bill of Materials form may have two form functions: one is used by 
design engineers, and the other is used by production engineers. If you want to allow a 
design engineer access to a broader range of document categories than production 
engineers, you will need to set up attachments separately for each of the two form 
functions. If you want attachments to act the same in both form functions you would 
define attachments data at the form level.
The Attachments logic first checks to see if the form function has attachment data 
defined. If it does, it uses that definition to run the attachments system. If no data exists 
for the form function, the form-level is checked for defined attachment data. If 
attachments data exists at the form-level, it is used to run the attachments system. If 
attachment data exists, the form caches information in three record groups that control 
how the attachment icon is displayed, and what functionality is available when the 
attachments form is invoked. If no attachment data is declared, the attachment icon is 
disabled and nothing will happen if the user clicks on the toolbar icon. 
Registration of form or form function requires information at the following levels: 
Form, Block, Entity, and Category.
Related Topics
Overview of Attachments, page 32-1
Definitions, page 32-1
How Attachments Work, page 32-3
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
input PDF documents can be merged and appended together according to its loading sequence, and then saved and output as a single PDF with user-defined location
add password to pdf online; pdf user password
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
edited), is less searchable for search engines. The other is the crashing problem when user is visiting the PDF file using web browser.
password pdf files; pdf print protection
32-6    Oracle E-Business Suite Developer's Guide
Attachments and Reports
Oracle Application Object Library provides database views of attachment document 
information you need when you want to report on attachment information for an entity.
To provide security for reporting on attachments, we recommend that you register your
concurrent program as an attachment function and associate one or more document 
categories with your concurrent program. You do not need to provide any block or 
entity information when you register your concurrent program as an attachment 
function, although you must define your concurrent program using the Concurrent 
Program window before registering it as an attachment function.
Planning and Defining the Attachments Feature
Planning to Add the Attachments Feature to Your Application
You must plan your attachments feature carefully before attempting to set it up using 
the definition forms. The order in which you use the definition forms is not the same 
order in which you plan your attachments feature.
Warning: You must plan and set up your attachments feature carefully. 
Once you have attachments for your entities, you should not modify 
the attachment function setup except to add categories or entities. 
Other modifications could cause existing attachments to become 
invalid.
This planning task is meant to give you a high-level, skeletal structure that will help 
you define your attachments feature correctly. This task is not meant to give you a 
complete document containing every field value that you will need to define in the 
attachments setup forms.
1. 
Determine which entities in your application require attachments (such as items, 
purchase orders, purchase order lines, and so on).
2. 
For each entity, determine the main table that holds the entity. Note that a table can 
contain more than one entity. 
3. 
Determine the columns in that table that make up the primary key for that entity. 
When you set up the attachments feature for your form, you will need to specify the
form fields that correspond to these primary key columns for your entity. 
Attachments    32-7
For example, for an Order Lines entity, the primary key columns could be 
ORDER_ID and ORDER_LINE_NUMBER. For a Product entity, the primary key 
column could be PRODUCT_ID. Then, when a user of the Order Lines window 
queries the attachments for an order line, the user would see the correct 
attachments for that order line and for the product that the order line references.
4. 
Determine which forms or form functions should show attachments for those 
entities.
5. 
For each form that requires attachments, determine whether you want to enable 
attachments for a specific form function or for all occurrences of the form. See: 
Attachments for Forms or Form Functions, page 32-5
6. 
For the entire form or function, identify what attachment categories you want to 
use.
7. 
For each form (function), determine the block/entity correspondence. That is, 
determine which entities should have attachments and in which block(s) those 
entities should have attachments.
For example, for the Orders function shown in , you may want to use attachments 
for the Order (entity), the Order Lines (entity) on the Orders block. You may also 
want to use the Order Lines entity and the Product entity on the Order_Lines block.
For each entity, you can attach pictures, notes, and so on.
8. 
For each block/entity combination, determine whether the entity is a base entity or a
related entity. Only one entity per block can be a base entity. 
In our example, the Order Lines entity is the base entity and the Product entity is 
the related entity for the Order_Lines block. Users would be able to view or add 
new attachments for the Order Lines entity, but they would only be able to view 
attachments for the Products entity on the Order_Lines block (users would add 
Product attachments using the attachments feature on the Products form, assuming 
that form is set up for attachments).
Users can query and see attachments for more than one entity in a given form 
block; however, users may only insert or update attachments for the base entity of 
the block. A block can have only one base entity. 
For example, for the Lines block shown in , the Order Lines entity is the base entity 
of the block, and the Product entity is not. In this case, users would be able to create 
or update attachments for the Order Lines entity, but they would only be able to 
view attachments for the Products entity.
Setting Up the Attachments Feature for Your Form
You can set up the attachments feature for any form in your application where you 
want the user to be able to attach documents, images, notes, document URLs, files, or 
32-8    Oracle E-Business Suite Developer's Guide
other information not otherwise captured in the form.
To set up the attachments feature for your form, perform the following;
1. 
Plan your attachments feature for your application. See: Planning to Add the 
Attachments Feature to Your Application, page 32-6
2. 
3. 
Define your document categories using the Document Categories window, page 32-
4. 
Define your attachment functions using the Attachment Functions window, page 
We recommend that you go through the Attachment Functions window and its 
related windows to familiarize yourself with their fields and requirements before 
attempting to define your attachment functions.
Related Topics
Overview of Attachments, page 32-1
Definitions, page 32-1
How Attachments Work, page 32-3
Attachments for Forms or Form Functions, page 32-5
Planning to Add the Attachments Feature to Your Application, page 32-6
Document Entities Window 
Use this window to register attachment entities. A single table may contain multiple 
entities. An entity needs to be registered only once, even though attachments to it may 
be viewed in multiple places.
You must plan your attachments feature thoroughly before using this form. See: 
Planning to Add the Attachments Feature to Your Application, page 32-6.
Attachments    32-9
Document Entities Block
Table
Enter the name of the main table that contains the entity. For example, if you have a 
Products entity that is contained in the DEM_PRODUCTS table, and that appears as a 
foreign key column in several other tables, you would enter DEM_PRODUCTS.
Entity ID
Enter a name that uniquely identifies the entity internally. Typically this name is the 
same as the table name, such as DEM_PRODUCTS. If there is more than one entity in 
the table, append distinguishing information to the table name, as in 
DEM_PRODUCTS_COMPUTER. Use all uppercase letters and underscores. Do not use 
spaces or special characters other than underscores. 
Entity Name
The entity name users see in the Attachments form when the form displays the list of 
attachments to an entity. Enter an entity name meaningful to an end user attaching or 
viewing a document attached to this entity. 
Prompt
The user entity prompt. The prompt is required, but is not currently used by the 
attachments feature. If you are building reports based on your attachments, you may 
use this column to store a prompt used in your reports.
Application
The application that owns the entity (or that owns the entity table).
Note that if you are defining custom attachments functionality that is based on Oracle 
E-Business Suite tables and forms, you should define your custom entity using a custom
application name instead of the Oracle E-Business Suite product name. This will help to 
preserve your custom entity upon upgrade.
Related Topics
Overview of Attachments, page 32-1
Definitions, page 32-1
How Attachments Work, page 32-3
Attachments for Forms or Form Functions, page 32-5
Planning to Add the Attachments Feature to Your Application, page 32-6
Setting Up the Attachments Feature for Your Form, page 32-7
32-10    Oracle E-Business Suite Developer's Guide
Document Categories Window 
Document categories provide security by restricting the documents that can be viewed 
or added via a specific form or form function. When a user defines a document, the user
assigns a category to the document. The attachments form can only query documents 
that are assigned to a category with which the form or form function is associated. 
Oracle E-Business Suite provides a "Miscellaneous" category that you can assign to your
attachment function, so if you intend to use that category, you do not need to define any
new categories in this form. 
You must plan your attachments feature thoroughly before using this form. See: 
Planning to Add the Attachments Feature to Your Application, page 32-6
Document Categories Block
Category
Enter a user-friendly name for the category. Users see this name in the Attachments 
window.
Default Datatype
The default datatype is the initial value for a document that is created using the 
category. The user can override the default datatype.
The possible datatypes are:
File - File documents are external files such as Microsoft Word files, Microsoft Excel 
files, image files such as .JPG files, or other types of files. When File type documents
are attached, they are loaded into the database. When a File document is selected, 
the lower half of the Attachments window displays an "Open Document" button 
that invokes a web browser and passes the file to the browser. The web browser 
handles displaying the file as appropriate based on its filename extension.
Long Text - Text documents that are longer than 4000 bytes.
Short Text - Text documents that are no more than 4000 bytes in length.
Documents you may be interested
Documents you may be interested