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Code of Ethics and Standards of Practice, Second Edition 
21 
4.2  Record Maintenance 
4.2.1  College members comply with the requirements regarding record retention, 
storage, preservation and security set out in any applicable privacy and other 
legislation.  College members employed by an organization acquire and 
maintain a thorough understanding of the organization's policies with regard 
to the retention, storage, preservation and security of records.  Self-employed 
College members and College members who are responsible for complying 
with privacy legislation establish clear policies relating to record retention, 
storage, preservation and security.
6
4.2.2  College members take necessary steps to protect the confidentiality and 
security of paper records, faxes, electronic records and other 
communications.
7
4.2.3  College members ensure that each client record is stored and preserved in a 
secure location for at least seven years from the date of the last entry or, if 
the client was less than eighteen years of age at the date of the last entry, at 
least seven years from the day the client became or would have become 
eighteen.  Different periods of storage time may be required by law.  Longer 
periods of storage time may be defined by the policies of a member's 
employing organization or by the policies of a self-employed member or a 
member who is responsible for complying with privacy legislation.
Such 
policies should be developed with a view to the potential future need for the 
record.
9
4.2.4  Self-employed College members, and College members who are responsible 
for complying with privacy legislation
10
, who cease practice may (i) maintain 
their client records in accordance with Interpretation 4.2.3, or (ii) make 
arrangements to transfer the records to another College member and make 
reasonable efforts to give notice to their clients of the future location of their 
records, unless they are required, under any applicable privacy or other 
legislation, to obtain their clients' consent to such transfer, in which case 
they obtain their clients' consent.  College members comply with the 
requirements regarding transfer of records set out in any applicable privacy 
and other legislation.  The College member to whom such records have been 
transferred complies with the principles regarding retention, storage, 
preservation and security with respect to the transferred records. 
4.2.5  Client records may be destroyed following the time frames outlined in 
Interpretation 4.2.3.  College members dispose of record contents in such a 
PRINCIPLE 
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V
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Online VB.NET Tutorial for Adding a Sticky Note Annotation to PDF Page
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22 
way that ensures that the confidentiality of the information is not 
compromised. 
4.3  Access and Correction of a Record 
4.3.1  College members comply with the requirements regarding access to and 
correction of client information including personal information in a record as 
set out in applicable privacy and other legislation.
11
College members 
employed by an organization acquire and maintain an understanding of the 
organization's policies regarding access to and correction of information in a 
record.  Such policies pertain to access requests by the clients themselves.  
Self employed College members and College members who are responsible 
for complying with privacy legislation
12
establish clear policies regarding 
access to and correction of information in a record. 
4.3.2  College members inform clients of their policies regarding access to and 
correction of information in a record. 
4.3.3  A College member provides the client or his or her authorized representative 
with access to the client's information contained in the record in accordance 
with any applicable privacy and other legislation, unless prohibited by law or 
the member is otherwise permitted to refuse access.
13
In the absence of any 
applicable legislation, a College member provides the client or his or her 
authorized representative with reasonable, supervised access to the client's 
record or such part or parts of the record as is reasonable in the 
circumstances.  The client has the right to receive appropriate explanations by 
the College member of the information about the client in the record.   
4.3.4  Where a member is prohibited by law from providing access to information 
in a record or is otherwise permitted to refuse access to information in a 
record, the College member complies with the requirements regarding a 
refusal to provide access set out in applicable privacy and other legislation.  In 
the absence of any applicable legislation, the College member informs the 
client of the reason for refusal of access and of the recourse available to the 
client if he or she disagrees.  When the record includes information that 
pertains to more than one client, and providing access to a record could 
therefore mean disclosing information about another person, a College 
member provides access to information that pertains only to the individual 
who has requested access unless the other person(s) has consented to the 
disclosure of information about the person. 
PRINCIPLE 
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4.3.5  College members preserve the integrity of client records.  If a client disagrees 
with the accuracy or completeness of information in a record and wishes the 
record amended, the member shall comply with the requirements of any 
applicable privacy and other legislation with respect to the correction of the 
record.  In the absence of any applicable legislation, if a client disagrees with 
the accuracy or completeness of a record and wishes the record amended, 
the member may incorporate into the record a signed statement by the client 
specifying the disagreement and the client's correction.  The member shall 
not obliterate any incorrect information in the record.   
4.4  Disclosure of Information from a Record 
4.4.1  College members inform clients early in their relationship of any limits of 
client confidentiality including with respect to the client record.  When clients 
or their authorized representatives consent in writing, College members 
disclose information from the record to third parties within a reasonable 
time.  The consent must specify, (i) the information that is to be disclosed, for 
example a partial record, the entire record, or a summary of the member's 
contact with the client, (ii) the party or parties to whom the information is to 
be disclosed and (iii) the term of validity of the consent.  If, in the member's 
professional judgement, disclosure of information from the record to a third 
party could result in harm to the client, College members make a reasonable 
effort to inform the client of the possible consequences and seek to clarify 
the client's consent to such disclosure.  Members may disclose information 
from the record to third parties without the client's consent only if disclosure 
is required or allowed by law.  (See also Interpretations 5.3.5 and 5.3.6) 
4.4.2  When College members receive a request from a third party to disclose 
information from a record that pertains to more than one client, for example 
a couple, family, group, community agency, government department, or 
other organization/business, College members obtain consent to the 
disclosure of information from all of the clients before information from such 
record is disclosed to the third party.  When College members receive a 
request from a client to disclose information from a record that pertains to 
more than one client, College members provide access to information that 
pertains only to the client who has requested access (see Interpretation 4.3.3) 
and, before disclosing information that pertains to any other client, obtain 
consent to the disclosure from each of them. 
4.4.3  College members who are served with a formal notice or subpoena to 
produce client records before a court and who are of the opinion that 
PRINCIPLE 
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24 
disclosure would be detrimental to the client, should themselves, or through 
legal counsel, advocate for non-disclosure to the court.
14
4.4.4  College members comply with the requirements regarding use or disclosure 
of information for research or educational purposes set out in any applicable 
privacy and other legislation.  In the absence of any applicable legislation, 
College members may permit client records to be used for the purpose of 
research or education, provided that any identifying information has been 
removed and clients' anonymity is protected.
15
(See also Interpretation 5.6) 
4.4.5  College members to whom another member's client records have been 
transferred, comply with the aforementioned standards regarding access and 
disclosure with respect to the transferred records. 
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25 
FOOTNOTES 
1.
Social work and social service work records include any or all of the following:  reports (handwritten,
typed, or electronic); progress notes; checklists; correspondence; minutes; process logs; journals or
appointment records; films and audio or video tapes.  The tools or data used by the College member
in developing a professional opinion may be or need not be included in the record.  Such tools may
be personal notes, memos or messages, test results, sociograms, genograms, etc.  Once placed in the
record, however, they become an integral part of that record.  If they are kept separate from the
record, the College member observes the same standards with respect to confidentiality, security and
destruction as with the social work and social service work record.
2.
An accurate record will:
(a)
document the client's situation/problem exactly and contain only information that is 
appropriate and useful to the understanding of the situation and the management of the 
case; 
(b) 
report impartially and objectively the factors relevant to the client's situation.  The record 
clearly distinguishes the College member's observations and opinions from the information 
reported by the client; 
(c) 
be easily understandable, avoiding vague, unclear or obscure language and symbols; 
(d) 
identify corrections; 
(e) 
be free of prejudice and discriminatory remarks; 
(f) 
identify sources of data. 
3.
Information in the social work and social service work record with respect to each client includes the
following:
(a)
Identifying information regarding the recipient of services (individual, family, couple, group, 
agency, organization, community); 
Depending on the nature of the services provided, identifying information may include: 
i)
name, address, telephone number of each client(s);
ii)
date of birth of each client(s);
iii) where indicated in risk situations, name, address, and telephone number of a  person(s)
to be contacted in case of emergency;
iv) name, address, telephone number(s) of the main contact person or position, if different
from i); and
v)
sponsors, funders, accountability.
(b) 
The date, initiator, purpose of the social work or social service work referral, where relevant, 
and, if significant, the setting of the first professional encounter with the client; 
(c) 
Where applicable, the key elements of the contract or working agreement, namely: client, 
contracted services, provider of services, fee, reimbursement schedule, and time period for 
completion of services; 
(d) 
The time period of involvement if not specified in (c); 
(e) 
The date of completion/termination, where relevant, and if significantly different from (c), an 
explanation for the difference; 
(f) 
Particulars of the social work or social service work process, as applicable: 
i)
the history obtained by the member;
ii) assessment, diagnosis, formulation and plan;
iii) treatment and other interventions, e.g. facilitation, advocacy, transfer of skills,
development of action plans;
iv) outcome or results, mutual review and evaluation;
v) referrals made by the member;
vi) recommendations; and
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I
V
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26 
vii) other services, e.g. verbal and/or written reports/briefs/analyses, research studies and/or
their individual components, presentations/speeches/lectures, management related
services, stakeholder consultations and professional opinions.
(g) 
Consents, releases or authorizations pertaining to the intervention or the communication of 
information about the client; 
(h) 
Fees and charges administered, if any. 
3.1 
For example, the 
Social Work and Social Service Work Act
, 1998 sets out the conditions that must be 
met in order for a member of the College who holds an earned doctorate in social work, as defined 
in subsection 47.3(2) of the 
Social Work and Social Service Work Act
1998, to use the title “doctor”, 
a variation, abbreviation or an equivalent in another language (See also Footnotes 1 and 1.1 of 
Principle VII) 
4.
Where the member signs the record or report with the author's express authorization, the member
shall sign the author's name (in quotation marks) to the record or report, followed by the member's
name, and a statement indicating that the member is signing the record or report on behalf of the
author, as follows:
["author's name"] by [member's name], on behalf of [author's name].
Where such express authorization is not reasonably available and the member has therefore taken
steps to ensure the currency and accuracy of the information and recommendations contained in the
record or report, the member shall sign his or her own name to the record or report.
5.
See Footnote 4, above.  By signing the report in his or her own name, the member is effectively
endorsing the currency and accuracy of the information and recommendations in the record or
report.  In contrast, by signing the report in the author's name, with the author's express
authorization, the member is not endorsing the currency and accuracy of the information and
recommendations in the record or report, but is only signing on behalf of the author.
6.
See Footnote 3 of Principle V for a discussion of "College members who are responsible for
complying with privacy legislation".
7.
Client records, whether they are paper files or electronic files such as computer diskettes, are kept in
an area that is not accessible to persons who have no legitimate interest in the records, and where
the privacy of the records may be secured by lock and key.
When sending faxes that contain client information, the College member ensures that the 
information is marked confidential and that the information has been received by the people for 
whom it was intended. 
An electronic system containing social work and social service work records has the following 
security features: 
(a)  In the event of a shared system, the College member has a private access code or 
password that provides reasonable protection against unauthorized access; 
(b)  The system maintains an audit trail that: 
i) records the date and time of each entry of information for each client;
ii) indicates any changes in the recorded information; and
iii) preserves the original content of the recorded information when changed or
updated;
(c)  The system allows for the recovery of files, or otherwise provides reasonable protection 
against loss of, damage to, and inaccessibility of information; 
(d)  The system provides for a paper printout of the record. 
8.
See Footnote 3 of Principle V for a discussion of "College members who are responsible for
complying with privacy legislation".
PRINCIPLE 
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27 
9.
Examples of situations in which records may be retained for longer periods include cases such as
sexual abuse, accidents involving minors and situations where litigation may be ongoing or may arise
in the future.
10.
See Footnote 3 of Principle V for a discussion of "College members who are responsible for
complying with privacy legislation".
11.
Privacy legislation, such as the federal 
Personal Information Protection and Electronic Documents Act
and the 
Ontario Personal Health Information Protection Act
, 2004, sets out rules respecting the
collection, use and disclosure of personal information or personal health information and an
individual's right of access to personal information or personal health information about the
individual.
12.
See Footnote 3 of Principle V for a discussion of "College members who are responsible for
complying with privacy legislation".
13.
Determining whether a person is a client's authorized representative may depend on the governing
legislation and the particular circumstances.  For example, under the Personal Health Information
Protection Act, 2004 ("PHIPA") determining whether a person is authorized to exercise powers on
someone else's behalf depends on the circumstances:  whether the individual is capable and at least
sixteen, whether the individual is deceased, whether the individual is mentally incapable of making
decisions, whether the individual is a child under the age of sixteen, or whether an Act (provincial or
federal) authorizes a person to act on behalf of another person.  PHIPA provides rules on who is
authorized to exercise powers on someone else's behalf in each of these circumstances.
14.
College members comply with any specific requirements for disclosure of a record or other
information pursuant to a summons, order, direction or similar requirement that are set out in
legislation, such as the 
Mental Health Act
,
 Long-Term Care Act
, 1994, 
Child and Family Services Act
and the Criminal Code.
15.
'Identifying information' means information that identifies an individual or for which it is reasonably
foreseeable in the circumstances that it could be utilized, either alone or with other information, to
identify an individual.
PRINCIPLE 
I
V
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PRINCIPLE V:
CONFIDENTIALITY 
College members respect the privacy of clients by holding in strict confidence all 
information about clients and by complying with any applicable privacy and other 
legislation. College members disclose such information only when required or allowed by 
law to do so or when clients have consented to disclosure. 
Interpretation 
5.1  College members comply with any applicable privacy and other legislation.
1
College 
members obtain consent to the collection, use or disclosure of client information 
including personal information,
2
unless otherwise permitted or required by law. 
5.2  College members employed by an organization acquire and maintain a thorough 
understanding of the organization policies and practices relating to the 
management of client information, including: 
(a) 
when, how and the purposes for which the organization routinely collects, 
uses, modifies, discloses, retains or disposes of information; 
(b) 
the administrative, technical and physical safeguards and practices that the 
organization maintains with respect to the information; 
(c) 
how an individual may obtain access to or request correction of a record of 
information about the individual; and 
(d) 
how to make a complaint about the organization's compliance with its 
policies and practices. 
Self-employed College members and College members who are responsible for 
complying with privacy legislation
3
establish clear policies and practices relating to the 
management of client information, including the matters identified in (a), (b), (c) and 
(d) above, and make information about these policies and practices readily available in 
accordance with any applicable privacy and other legislation. 
5.3  College members shall not disclose information concerning or received from clients, 
subject to any exceptions contained in the following interpretation. 
5.3.1  When College members are employed by an agency or organization, College 
standards of confidentiality may conflict with the organization's policies and 
procedures concerning confidentiality.  Where there is a conflict, College 
standards take precedence.
4
5.3.2  When in a review, investigation or proceeding under the Act in which the 
professional conduct, competency or capacity of a College member is in 
issue, the member  and, where the member is practising on behalf of a 
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Code of Ethics and Standards of Practice, Second Edition 
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professional corporation, the professional corporation may disclose such 
information concerning or received from a client  as is reasonably required by 
the member or the College or, where applicable, the professional 
corporation, for the purposes of the review, investigation or proceeding,  
without the  client’s consent.  College members and professional 
corporations do not divulge more information than is reasonably required. 
5.3.3  When disclosure is required or allowed by law or by order of a court, College 
members do not divulge more information than is required or allowed. 
5.3.4  College members wishing to use collection agencies or legal proceedings to 
collect unpaid fees may disclose, in the context of legal proceedings, only the 
client's name, the contract for service, statements of accounts and any 
records related to billing.  College members do not divulge more information 
than is reasonably required. (See also Interpretation 6.1.3.) 
5.3.5  When consent to the disclosure of information is required, College members 
make reasonable efforts to inform clients of the parameters of information 
to be disclosed and to advise clients of the possible consequences of such 
disclosure.
5
5.3.6  College members do not disclose the identity of and/or information about a 
person who has consulted or retained them unless the person consents.  
Disclosure without consent is justified if the disclosure is required or allowed 
by law.
6
(See also Interpretation 4.4.1.) 
5.3.7  In clinical practice, College members have clients sign completed consent 
forms prior to the disclosure of information, where consent is required.  A 
separate consent form is required to cover each authorization for disclosing 
client information.  In urgent circumstances, a verbal consent by the client to 
the disclosure of information may constitute proper authorization.  The 
member should document that this consent was obtained. 
5.3.8  College members make reasonable efforts to ensure that the information 
disclosed is pertinent and relevant to the professional service for which 
clients have contracted and take reasonable steps to ensure that the 
information is accurate, complete and up-to-date as is necessary for the 
purposes of the disclosure or clearly set out the limitations, if any, on the 
accuracy, completeness or up-to-date character of the information. 
5.4  College members inform clients early in their relationship of the limits of 
confidentiality of information. In clinical practice, for example, when social work 
service or social service work service is delivered in the context of supervision or 
multi-disciplinary professional teams, College members explain to clients the need 
for sharing pertinent information with supervisors, allied professionals and 
paraprofessionals, administrative co-workers, social work or social service work 
students, volunteers and appropriate accreditation bodies.  College members 
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respect their clients' right to withhold or withdraw consent to, or place conditions 
on, the disclosure of their information.
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(See also Principle IV The Social Work and 
Social Service Work Record.) 
5.5  College members in indirect non-clinical practice distinguish between public and 
private information related to their clients.  Public information, as defined below, 
may be disclosed in the appropriate circumstances. 
5.5.1  'Public information' is any information about clients and/or their activities 
that is readily available to the general public and the disclosure of which 
could not harm the client.  'Public Information' does not include personal 
information about an individual. When in doubt, the College member 
obtains consent from the client or a duly authorized representative before 
using or disclosing such information.
8
5.5.2  When working with community groups, government agencies and other 
organizations, the College member keeps confidential any information about 
the personal lives, personalities, and personal behaviour of the individuals 
involved.   
5.5.3  The College member also keeps confidential any other sensitive information 
about such clients, including human resources, financial, managerial, 
strategic and/or politically sensitive material, the disclosure of which could 
harm the client. 
5.6  College members obtain clients' consent before photographing, audio or video 
taping or permitting third party observation of clients' activities.
9
College members 
comply with the requirements regarding use or disclosure of information for 
research or educational purposes set out in any applicable privacy and other 
legislation.  In the absence of any applicable legislation, where case scenarios are 
presented for research, educational or publication purposes, client confidentiality is 
ensured through the alteration and disguise of identifying information. (See also 
Interpretation 4.4.4.) 
5.7  College members may use public information and/or non-identifying information for 
research, educational and publication purposes. 
5.8  College members are aware of the distinction between consultation and supervision 
as it pertains to sharing client information.  In consultation, clients are not 
identified. 
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